Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Sekretærkatalog

Formål1

Beskrivelse1

Standardbreve1

Lægediktater1

Patienter der udskrives fra sengeafdelingen2

Overflyttere fra andre afdelinger/sygehuse samt genindlæggelser af egne, kendte patienter2

Overflyttere til andre afdelinger2

Udflyttere fra AMA2

Patienter i ambulant fremmøde2

Receptfornyelse2

Vedr. skannede journaler3

Ved tlf. kontakt fra læge til patient3

Sygemelding/ændringer til vagtskemaet3

Hastesager og/eller journaler med henvisninger3

HCC-patienter3

Telefonpolitik3

Blå kasser på sekretærkontorerne3

Skopiundersøgelse3

Telefontid3

Stuegang4

Tilsyn4

Interne e-henvisninger4

Indlagte procedurer4

Formål

Officielle principper for det tværfaglige samarbejde mellem specielt læger og sekretærer i Medicinsk Gastroenterologisk afdeling.

Beskrivelse

Nedenstående er officielle principper for det tværfaglige samarbejde mellem specielt læger og sekretærer i Medicinsk Gastroenterologisk Afdeling. Alle er forpligtede til at efterleve disse med henblik på at optimere samarbejdet.

I de få tilfælde, hvor der afviges, skal det være begrundet i hensyn til patientens sikkerhed.

Standardbreve

Der skal i flest mulige situationer benyttes standardbreve ved korrespondance (kontroller/o.a.). Du kan få udleveret en liste i sekretariatet.

Lægediktater

Der anvendes uforholdsmæssigt lang tid på at høre visse lægediktater. Ofte resulterer det i en masse ……. i journalen. Altså tal tydeligt, langsomt og vær opmærksom på ikke at snuppe teksten af ved ”stop & go”.

  • • Diktér ikke i støjfyldte lokaler

  • • Tal højt og tydeligt

  • • Patientens navn og cpr-nummer skal stadig dikteres af sikkerhedshensyn

  • • Vær omhyggelig specielt med at diktere medicinnavn og mængde

  • • Nævn både diagnosenavn og nummer. Ved cancerdiagnoser husk at nævne tillægskoderne (se Medicinsk Gastroenterologisk afdelings diagnoseliste)

Sekretærerne har hver især én til flere ambulatoriedage. Disse ambulatoriedage har som regel en fast læge tilknyttet. På sekretærernes skriveborde (på 4. sal), er dette markeret med ambulatorienavn og farve fx BAJ-amb. (pink), JF-amb. (orange) osv. Disse farver går igen i journalerne, det vil sige, at der i hver enkelt journal er sat en farvet seddel med ambulatorienavn, og hvilken sekretær, journalen skal retur til.

Patienter der udskrives fra sengeafdelingen

Ved aftale om ambulant kontrol og/eller blodprøvetagning skal tid/blodprøver bestilles og mødekort og rekvisitionsseddel medgives patienten, hvor denne udskrives i dagtiden. Ofte må sekretæren efterfølgende eftersende tid etc., hvilket er tidsrøveri. Gastroenterologisk Afdeling har en standardopstilling til epikrisediktering, som skal anvendes konsekvent.

Overflyttere fra andre afdelinger/sygehuse samt genindlæggelser af egne, kendte patienter

Der skal kun dikteres kort overflytnings-/indlæggelsesnotat på disse patienter. Ofte dikteres der en fuld og lang jr., hvilket slet ikke altid er nødvendigt.

Overflyttere til andre afdelinger

(ekskl. Brønderslev) Der skal ikke skrives epikrise, men udelukkende et kort overflytningsnotat SAMT en diagnose + diagnosenr. Der printes en ”lægejr.” ud fra AS400.

Udflyttere fra AMA

Der skal kun skrives epikrise fra den afdeling, som udskriver patienten. Denne epikrise skal gælde for hele forløbet. Sekretæren for den udskrivende afdeling er ansvarlig for at påføre diagnosenr./færdigregistrere for hele forløbet (altså også diagnoseregistrere for den/de afdelinger patienten startede på).

Patienter i ambulant fremmøde

Om overhovedet muligt skal nødvendige (!) blodprøver tages forud for fremmødet, så patienten kan få svar ved konsultationen. Hvis der gøres blodprøvekontrol ved besøget, skal det udtrykkeligt aftales med patienten, at der kun kommer svar ved betydende abnormiteter (”..intet nyt er godt nyt!). Receptfornyelse skal ske via egen læge (se dog undtagelserne i punktet receptfornyelse).

Receptfornyelse

Tlf. anmodning fra ambulante patienter receptfornyelse kan ikke imødekommes, men skal foregå via egen læge. Undtaget er de præparater, som afdelingen har udleveringstilladelse til. Se nedenstående eksempler:

caps. Ursofalk – tabl. Puri-Nethol – supp. Prednisolon - Retardin*).

*) Pr. 5.4.2006 har Sygehusapoteket oplyst, at Retardin er udgået, og at vi derfor skal skrive således på recepten: Diphenoxylat Hydrochlorid á 2,5 mg (Skanderborg) (Da det er Skanderborg Apotek, der fremstiller præparatet).

Vedr. skannede journaler

I forbindelse med ambulant besøg printer sekretæren det seneste jr. notat ud og lægger ved de øvrige journaler. Herudover må lægen selv orientere sig i jr. i OnBase journaladgang. Det samme gælder, hvis en patient kontakter os og f.eks. skal ringes op af en læge. Det er ikke meningen, at sekretæren skal printe hele jr. eller store dele af den ud.

Ved tlf. kontakt fra læge til patient

Reglen er, at der ikke efterfølgende skal skrives til patienten (dvs. enten tlf. kontakt eller brevkontakt). Undtaget er dog, hvis patienten skal have tilsendt en lab. rekvisition eller recept). Lægen skal således ved tlf. kontakten sikre sig, at patienten har ”forstået budskabet”.

Sygemelding/ændringer til vagtskemaet

Når lægerne melder sig syge skal det ske til Tine Melchior Wulff 9932 6210, som skriver det på tavlen inden morgenkonf. i 9.1, og giver hurtig besked til sekretariatet – det gælder også ændringer til vagtplanen. Dette er vigtigt, idet det kan ske, at sekretærerne lover en pt. en opringning/lægger et hastesvar på lægebordet, men lægen er desværre ikke på arbejdspladsen

Hastesager og/eller journaler med henvisninger

Hastesager + journaler med henvisninger opprioriteres i sekretariatet – det er derfor vigtigt fysisk at aflevere jr. til den enkelte sekretær eller skrive seddel til journalforsiden, at denne jr. haster!

 

HCC-patienter

Journalen afleveres til JBH/CH personligt – (ved ferie da UTJ). Af sekretærer skal benyttes Britta Lund Dalgaard eller Charlotte Mølgaard Nielsen (Forløbskoordinatorer!). Skal køres igennem som HASTE-sag/Pakkeforløb!

Telefonpolitik

Sekretæren kan kun love, at lægen snarest muligt ringer tilbage, inden for 1-2 dage, alternativt skal patienten kontakte egen læge/vagtlæge eller skadestue. Der vil være nogle hastesager (fx blod i afføringen), hvor journalen vil blive lagt til R1/dagafsnitslægen. Journal + besked om telefonopringning vil blive lagt enten på lægens kontorbord (og ikke i den blå kasse) eller i dagafsnittet, hvor lægen befinder sig.

Blå kasser på sekretærkontorerne

Tjek mindst en gang daglig.

Skopiundersøgelse

Lægen kan kun love patienten, at der vil være svar på vævsprøver efter 10-14 dage, med mindre der er bedt om hastesvar! Svar på biopsier kan foregå pr. brev, telefonkonsultation eller ved fremmøde i ambulatoriet (ikke nødvendigvis i Dagafsnittet). Husk at anføre diagnosenummer og -navn ved dikteringen.

Telefontid

Telefonen i sekretariatet er åben fra kl. 08.00-09.30 og igen kl. 13.30-15.00. Ønsker man at komme i kontakt med sekretariatet uden for åbningstiden skal man taste #7 efterfulgt af lokalnummer.

Stuegang

Her på afdelingen har vi indført deadline for, hvornår stuegang senest skal være dikteret for at blive skrevet samme dag. Det vil sige: mandag-torsdag kl. 15.00 og fredag kl. 14.30.

Er du færdig med stuegang senere end kl. 15.00 (fredag dog kl. 14.30), skrives det kun efter aftale med en sekretær, ellers skrives det først næste dags morgen. Notater fra aften-/nat-/weekend dikteres kun i MIRSK. Et evt. håndskrevet kladdenotat, vil kun være uofficielt og til orientering i vagten, og påføres ”skal ikke indskrives”. Man kan til enhver tid aflytte notater, der ikke er skrevet. Der skal altid lægges en orange ”MIRSK-seddel” forrest i journalen, så sekretær og sygeplejerske kan se, at der er dikteret notat på patienten. Notater fra weekenden skrives først mandag morgen.

På vores sengeafdeling 9Ø, har vi en fast sekretær (Lone). Hun sørger bl.a. for at notater fra stuegangen printes i patientjournalen, og at journaler til epikrise samt indløbende prøvesvar kommer ned i sekretariatet på 4. sal.

Tilsyn

Dikteres i MIRSK, og notattype ”tilsyn” vælges. Det samme er tilfældet ved en ”indlagt skopi” fra anden afdeling.

Interne e-henvisninger

Det gælder såvel Røntgenafdelingen som til øvrige afdelinger, at henvisningerne som hovedregel gøres af lægen i WebPas, og der printes dokumentation til journalen. Hvis henvisningen undtagelsesvist dikteres til sekretæren, skal man anvende skabelonen, således at alle obligatoriske oplysninger kommer med.

Indlagte procedurer

9Ø-patienter (fx skopi, leverbiopsi, ascitespunktur), dikteres som stuegangsnotat.