Retningslinje for sikring af bygninger, forsyninger og faciliteter
Retningslinje for sikring af, at bygninger, forsyninger og øvrige faciliteter understøtter Aalborg Universitetshospital opgaveløsning, drift og sikkerhed, og herunder, at bygninger og lokaler er egnede til deres formål.
Problemstilling
Manglende sikkerhedsforanstaltninger, forsyningssystemer og vedligeholdelse af bygninger, udstyr og inventar, samt anvendelse af bygninger og lokaler til formål, som de ikke er egnede til, kan reducere eller umuliggøre Aalborg Universitetshospitals mulighed for en effektiv opgaveløsning.
Målgruppe – modtagelse
Personale med ansvar for sikkerhed, forsyninger, arealforvaltning, vedligeholdelse og forbedringer.
Definition af begreber
Sikkerhedsforanstaltninger og forsyningssystemer defineres i DDKM standard 1.8.1 – 1.8.5. Se disse.
Formål
Denne retningslinje beskriver, hvilke planer og andre tiltag, der sker på Aalborg Universitetshospital med henblik på at opretholde det sikkerheds- forsynings- og vedligeholdelsesniveau, der er nødvendigt for at kunne gennemføre Aalborg Universitetshospitals drift sikkert og forsvarligt og indenfor gældende lovgivning.
Beskrivelse
1. Sikkerhedsforanstaltninger
Følgende områder beskrives:
• Håndtering og bortskaffelse af affald.
• Håndtering og bortskaffelse af kemikalier og isotoper.
• Forebyggelse af brand.
• Adgangsforhold.
• Skiltning.
• Sikring mod tyveri og overfald.
• Forholdsregler ved ny- og ombygninger.
• Vurdering af bygningers og lokalers egnethed.
1.1 Håndtering og bortskaffelse af affald
På Aalborg Universitetshospital er der af Hospitalsledelsen nedsat en gruppe, der er ansvarlige for affaldshåndteringen, denne gruppe har sikkerhedslederen som formand, derudover er souschefen i logistikafdelingen og miljøkoordinatoren i Teknisk Afdeling medlem af gruppen. Gruppen har ansvar for at lave instruks for affaldshåndtering, i daglig tale ”Affaldshåndbogen” og affaldsplakat, der beskriver, hvorledes affald håndteres, med baggrund i Infektionshygiejnens retningslinje 9.1.
Gruppen indkalder til møder ad hoc med samarbejdsparter fra hhv. infektionshygiejnen og Sygehusapoteket samt øvrige relevante parter
Den enkelte afdeling har ansvaret for, at denne instruks efterleves.
1.2 Håndtering og bortskaffelse af kemikalier og isotoper
På Aalborg Universitetshospital er der udarbejdet en instruks for håndtering af kemikalier. Denne instruks er en del af ovennævnte ”Affaldshåndbog”.
Den enkelte klinik/afdeling har ansvaret for, at denne instruks efterleves.
Ansvaret for håndtering af isotoper henhører under hhv. Nuklearmedicinsk Afdeling og Klinik Kirurgi og Kræftbehandling, der udarbejder instrukser herfor.
1.3 Forebyggelse af brand
Forebyggelse af brand opdeles i passive forholdsregler til forebyggelse af brand og aktiv bekæmpelse af brand.
1.3.1 Passive forholdsregler til forebyggelse af brand
Passive forholdsregler til forebyggelse af brand er beskrevet i politik, retningslinjer og instrukser for brandforebyggelse og -bekæmpelse, se disse.
1.3.2 Aktive forholdsregler mod brand
De aktive forholdsregler mod brand omfatter:
• Uddannelse af alt personale i grundlæggende brandbekæmpelse og –alarmering. Ansvaret for denne uddannelse ligger i Logistikafdelingen.
• Uddannelse og træning af alt personale på det enkelte afsnit i lokal brandforebyggelse, brandbekæmpelse og brandalarmering. Denne skal som minimum omfatte instruktion i lokale brandforhold. Ansvaret for denne uddannelse ligger i den enkelte klinik/afdeling/afsnit. Gennemførelse af lokal branduddannelse skal dokumenteres.
• Lokale instrukser for brandbekæmpelse. Udarbejdes af den enkelte klinik/afdeling.
• Lokale instrukser til sikring af, at der ikke findes brandbart materiale på flugtvejene, og at disse ikke blokeres i det daglige. Udarbejdes af den enkelte klinik/afdeling.
• Samarbejde med Beredskabscenteret om brandtilsyn. Teknisk Afdeling er ansvarlig for det daglige samarbejde med Beredskabscenteret.
1.4 Adgangsforhold.
1.4.1 Generelt
Adgangsforholdene til Aalborg Universitetshospital er udformet således, at patienter, besøgende, personale og leverandører kan færdes effektivt og hensigtsmæssigt på Universitetshospitalets område.
På hver matrikel er alle behandlingsbygninger forbundet via et tunnelsystem, der muliggør indendørs transport af sengeliggende patienter, personale og varer.
Der er adgang for handicappede til alle Aalborg Universitetshospitals klinikker/afdelinger.
Adgangsforholdene vurderes i øvrigt løbende af klinikkernes/afdelingernes sikkerhedsgrupper, og forbedres ved APV projekter og til- og ombygninger.
1.4.2 Elevatorer
Alle bygninger har elevatorer, som muliggør transport af patienter, ansatte og varer imellem etagerne.
Elevatorerne kontrolleres sikkerhedsmæssigt af ekstern instans i henhold til Arbejdstilsynets vejledning herfor.
Elevatorerne vedligeholdes af ekstern leverandør og Teknisk Afdeling. Vedligeholdelse af elevatorer, der anvendes til patienttransport, prioriteres højest.
Der kan forekomme utilsigtede stop af elevatorer. I disse tilfælde tilkaldes Teknisk Afdeling via Informationen, og elevatoren sættes atter i drift. Fastsiddende elevatorer kan normalt atter sættes i drift indenfor 1 time fra alarmering af Teknisk Afdeling. Teknisk Afdelings personale handler her i henhold til instruks for fastsiddende elevator.
Afdelinger, der transporterer patienter i elevatorer, er ansvarlige for at udarbejde instruks for anvendelse af elevatorer og for forebyggelse og afhjælpning af konsekvenserne ved fastsiddende elevator.
1.5 Skiltning.
Der er fastsat regionale retningslinjer for skiltes udformning.
Teknisk Afdeling er ansvarlig for, at skiltningen vedligeholdes.
Alle klinikker/afdelinger er ansvarlige for at rette henvendelse til den bygningsansvarlige i Teknisk Afdeling for at få rettet skiltningen, hvis der sker ændringer i klinikkens/afdelingens placering.
1.6 Sikring mod tyveri og overfald.
Aalborg Universitetshospital er ikke sikret mod tyveri og overfald indenfor daglig arbejdstid. Der er åben adgang til alle afdelinger med følgende undtagelser:
• Isolationsstuer.
• Intensivafdelinger.
• OP.
• Laboratorier.
• Medicinrum kan og skal aflåses.
• Kontorer kan aflåses.
• Vigtige tekniske installationer er placeret i aflåste teknikrum.
• Omklædningsfaciliteter for personalet kan aflåses.
Udenfor daglig åbningstid kan adgangsvejene til visse bygninger låses, således at uvedkommende ikke umiddelbart kan få adgang. Der er ingen sikring mod indbrud igennem vinduer og døre.
Følgende bygninger har aflåselige yderdøre:
• Afsnit Syd: B01-02-05-06-07-09-11-13-14-15-16-17-18-19-20-23-24-25-26. Hovedindgangen i bygning 16 er åben, men overvåget af personalet i informationen. Bygning 25 (psyk-højhus) har ligeledes en hovedindgang, der er overvåget af Psykiatrisk information. Alle indgangsdøre låses op på sidste vægterrundering kl. ca. 05.30.
• Alle bygninger på afsnit Nord låses hver dag, hovedindgangen låses af vægter kl. 23.30. Overvågning og betjening af hovedindgangen varetages af informationen på syd når informationen på nord er lukket. Alle indgangsdøre låses op på sidste vægterrundering kl. ca. 04.30.
• Alle bygninger på afsnit Dronninglund.
• Vesterbro 14.
• Havrevangen.
I følgende bygninger kan der aflåses til afsnittene, hvorefter der skal anvendes adgangskort eller nøgle for at få adgang, eller personalet inde på afdelingen skal låse op:
• Afsnit Syd: B01-02-05-06-07-09-13-14-15-17-20-25
• Alle bygninger på Afsnit Nord, bortset fra afd. 302, 303, fødegangen, OP og intensiv. Til disse afsnit er der adgang i hovedindgangens åbningstid.
• Vesterbro 14.
• Havrevangen.
Udsættes personale for voldsomme eller ekstreme hændelser skal retningslinjen ”Kriseberedskab – information til personale om, hvordan du skal handle, når der opstår en akut situation” følges. Til denne retningslinje er også udarbejdet et actioncard. Begge dokumenter findes i PRI.
1.7 Forholdsregler ved ny- og ombygninger
Ved ny- og ombygninger er bygherre ansvarlig for, at krav til sikkerhed opfyldes.
Ved byggeprojekter under 500.000 kr. er Teknisk Afdeling bygherre.
Ved projekter over 500.000 kr. er Region Nordjylland normalt bygherre. Det kan aftales, at Teknisk Afdeling er bygherre.
På Aalborg Universitetshospital skal lokale arbejdsmiljøgrupper, Infektionshygiejnen, Teknisk Afdeling, Logistikafdelingen, Rengøringsafdelingen og relevante klinikker inddrages ved ny- og ombygninger. Ved ny- og ombygninger, som påvirker håndtering af patientmaden, skal Centralkøkkenet inddrages.
Afhængigt af byggeriets karakter skal også eksterne sikkerhedsmyndigheder inddrages.
1.8 Vurdering af bygningers og lokalers egnethed.
Den overordnede arealplanlægning på Aalborg Universitetshospital foretages i kontoret for plan og kvalitet. Arealforvaltningen sker ved, at alle bygninger og lokaler på Aalborg Universitetshospital er registreret i en bygningsdatabase i Teknisk Afdeling. Herunder registreres lokalernes anvendelse og hvem der har brugsretten.
Ændringer i anvendelsen af bygninger og lokaler besluttes i Hospitalsledelsen. Forud herfor sker der en vurdering af bygningernes og lokalernes egnethed til den påtænkte anvendelse i arealplansudvalget. Vurderingen dokumenteres ved referater fra arealplansudvalget.
2. Forsyningssystemer
2.1 Generelt
Forsyninger til Universitetshospitalet med patientkritiske tekniske forsyninger er beskrevet i politik, retningslinjer og instrukser under DDKM standard 1.8.4 og 1.8.5. Se disse. Det drejer sig om følgende forsyninger:
Nærværende retningslinje beskriver ansvarsfordelingen i forhold til forsyning af Universitetshospitalet med:
Vareforsyning
Indkøbsafdelingen er ansvarlig for alle vareindkøb.
Centraldepotet er ansvarlig for modtagelse af alle varer leveret til Universitetshospitalet.
Madforsyning
Centralkøkkenet er ansvarligt for alle fødevareindkøb. Hvis levering ikke kan gennemføres, foreligger der en handleplan for sikring af fødevareforsyning.
Centralkøkkenet er ansvarligt for indkøb, tilberedning og pakning af mad til patienter, personale, gæster og pårørende på Aalborg Universitetshospital.
Logistikafdelingen er ansvarlig for udbringning af mad og varer fra Centralkøkkenet til
Eksternt transportfirma er ansvarligt for transport af mad til patienter, personale, gæster og pårørende mellem Centralkøkkenet afsnit Syd til samlecentral på afsnit Nord. Logistikafdelingen forestår den videre madudbringning på afsnit Nord.
Rengøringsafdelingen er ansvarlig for anretning af mad på sengeafsnit med afdelingskøkkener.
Afsnittets personale/rengøringspersonale er ansvarlig for anretning af mad på sengeafsnit og i ambulatorier med anretterkøkkener.
Forsyning med medicin
Sygehusapoteket er ansvarligt for indkøb og produktion af medicin til Aalborg Universitetshospital.
Centraldepotet er ansvarligt for kørsel af medicin fra Sygehusapoteket til godsmodtagelsen på Aalborg Universitetshospital.
Logistikafdelingen er ansvarlig for udbringning af medicin fra godsmodtagelsen til afdelingernes/afsnittenes medicinrum.
Linnedforsyning
Alt linned lejes ved De Forenede Dampvaskerier (DFD)
Medicinerhuset:
• Øvrige Bygninger Syd:
• DFD leverer linned til fællesdepot
• Linneddepotet bestiller + leverer til afsnit både patient linned og uniformer
• Logistikafdelingen udbringer patient linned + indsamler snavsetøjet
• Afsnit Nord:
• DFD leverer patient linned til sengeafsnit.
• Linneddepotet leverer patient linned til øvrige afsnit (vagtrum, Amb.,etc.)
• Logistikafdelingen udbringer alt linned + indsamler snavsetøjet
• Linneddepotet leverer uniformer til alle afsnit på Nord.
Vedligeholdelse, forbedring og rengøring af bygninger, inventar og udendørsarealer.
Vedligeholdelse
Teknisk Afdeling er ansvarlig for vedligeholdelse af Aalborg Universitetshospitals bygninger, installationer og udendørsarealer.
Vedligeholdelsen af Aalborg Universitetshospital prioriteres økonomisk fra Hospitalsledelsen ved årlig bevilling til Teknisk Afdeling. I Teknisk Afdeling er ansvaret for og budgettet til vedligeholdelse af bygninger og installationer delegeret til 5 selvstændige bygningsenheder, som fremgår af Teknisk Afdelings retningslinje for organisering af afdelingen.
Vedligeholdelsesplaner udarbejdes og opbevares af de bygningsansvarlige.
Vedligeholdelsesplanerne dokumenteres enten i:
Vedligeholdelsen sker ud fra følgende prioritering:
1. Lov- og myndighedskrav.
2. Konsekvenser af fejl og udfald.
3. Økonomi.
Vedligeholdelse foregår i henhold til leverandørernes forskrifter eller den fagansvarliges vurdering. Vedligeholdelsesforskrifter opbevares enten i:
Vedligeholdelsen dokumenteres enten i:
Forbedringer af bygninger, inventar og udendørsarealer
Ny- og ombygninger på over DKK 500.000 bevilges af RN og gennemføres af RN Projektafdeling, evt. med hjælp fra Teknisk Afdeling.
Indenfor Teknisk Afdelings budget er der afsat en pulje til projekter til forbedringer på Universitetshospitalet. Denne pulje prioriteres hvert år af Hospitalsledelsen efter indstilling fra klinikledelserne og Teknisk Afdeling.
Aalborg Universitetshospitals Proces for byggesager beskriver, hvorledes en byggesag opstartes og gennemføres.
Endvidere bevilger RN hvert år en pulje til APV projekter, som er med til at forbedre bygninger, inventar og udendørsarealer. Projekterne gennemføres RN kontor for Bygninger & Anlæg, evt. med hjælp fra Teknisk Afdeling.
RN og Aalborg Universitetshospital bevilger hvert år nyanskaffelse af apparatur til Aalborg Universitetshospital. Processen er beskrevet i Aalborg Universitetshospitals Proces for apparaturanskaffelser.
Rengøring af bygninger, inventar og udendørsarealer
Rengøringsafdelingen er ansvarlig for indvendig rengøring på Aalborg Universitetshospital.
Centralkøkkenet er ansvarligt for rengøring af egne produktionslokaler.
Teknisk Afdeling er ansvarlig for udvendig rengøring og glatførebekæmpelse på Aalborg Universitetshospital.
Der er udarbejdet lokale instrukser og planer herfor.
Referencer
DDKM standard 1.8.1 – 1.8.5.
Aalborg Universitetshospitals Proces for byggesager.
Aalborg Universitetshospitals Proces for apparaturanskaffelser.
RN arbejdsmiljøpolitik og retningslinjer.
