Udsendelse af Frysebreve
Formål
At sikre, at udsendelse af breve til patienter forud for destruktion af cryopræserverede embryoner/blastocyster sker i overensstemmelse med Fertilitetsenheden, Aalborg Universitetshospitals politik, mål og kravgrundlag i øvrigt.
Beskrivelse
Ansvar
Biologen har det overordnede ansvar for proceduren. Den/de områdeansvarlige er ansvarlig(e) for, at medarbejderen informeres og undervises i procedurens indhold. Medarbejderen er herefter personligt ansvarlig for at proceduren efterleves i praksis.
Fremgangsmåde
• Der udsendes breve 2 gange årligt til de patienter, der har cryopræserverede embryoner/blastocyster, som falder for 5 års tidsfristen. Brevene udsendes via sikker mail til kvindens E-Boks:
• I januar sendes breve til patienter, der har cryopræserverede embryoner/blastocyster, som skal destrueres i perioden august til december samme år.
• I august sendes breve til patienter, der har cryopræserverede embryoner/blastocyster, som skal destrueres i perioden januar til juli året efter.
• Alle data findes i Formatex på følgende måde:
• Vælg udskrifter, laboratorie, fryser, fryserudløb.
• Vælg Cpr.nr. og Opbevaret hos Fertilitetsenhed AaUH.
• Sæt kryds i exporter datasæt.
• Vælg se udskrift og gem herefter datasættet på skrivebordet.
• Marker kolonnen med udløb.
• Vælg Filtrer under fanen DATA.
• Klik på pilen ved kolonnen udløb.
• Sorter herefter årstal og måned for udløb af æg.
• Udskriv listen.
• Ud fra kalenderen i ”Frysemappen” eller listen fra Formatex findes ”Fryseskema” på patienter, der skal sendes breve til. Kontroller i Formatex at der er æg i beholderen.
• Check om de enkelte patienter har flere cryopræserverede embryoner/blastocyster, der evt. skal destrueres senere.
• Der sendes et brev med alle datoerne på.
• Patienternes adresser checkes vha. sekretærerne.
• Der udsendes kun breve, hvis begge parter har samme adresse.
• Der udskrives et print af ”CPR-oplysninger” fra AS400 til brug ved udfyldelse af brevene.
• Vær opmærksom på om der under ”civilstand” står mors.
• Standardbrev udfyldes med navn, d.d. samt dato for destruktion af cryopræserverede embryoner/blastocyster.
• Brevet udskrives i 2 eksemplarer:
• Ét brev til journalen, hvor uxors CRP-nr noteres på.
• Ét brev, som stemples ”kopi” og lægges sammen med ”Fryseskemaet”
• Åbn mail og vælg sikker mail.
• Skriv følgende i emnefelt: Jeres fryseæg udløber snart.
• Skriv følgende i mailen:
Se vedhæftede brev ang. fryseæg.
Med venlig hilsen
Aalborg Universitetshospital
Fertilitetsenheden
Søndre Skovvej 3
9000 Aalborg
• Vedhæft filen frysebrev udfyldt med navn og dato for udløb af embryoner/blastocyster.
• Send sikkert ved at skrive kvindens cpr.nr. i send sikkert feltet. Tryk tjek, og hvis det bliver grønt har kvinden en E-Boks. Tryk herefter send.
• Fryseskemaerne sættes tilbage i ”Frysemapperne”
• Dato for udsendelse af brev noteres i kalenderen udfor frysedatoen.
• Gem den udskrevne liste fra Excel.
