Administrativ instruks omkring Vedligeholdelse af medicinsk udstyr.

Formål1

Definitioner1

Serviceansvarlig person/Afsnit:1

Vedligeholdelses interval:1

Beskrivelse1

1. Vedligeholdsoverblik1

2. Kontakt til de kliniske afsnit.1

3. Udestående vedligehold der overskrider tidsfrist og udstyr der flyttes mellem afsnit.2

4. Bortkommet udstyr2

Referencer3

Formål

Instruksen skal tilsikre at håndteringen af vedligehold fra Medicoteknisk sektion bliver ensrettet og at alle afsnit får den samme service.
Instruksen er gældende for Aalborg matriklerne men kun vejledende for matriklerne Hobro/Farsø/Thisted.

Definitioner

Serviceansvarlig person: Er den person eller teknisk afsnit der er ansvarlig for serviceopgaven på det pågældende udstyr. For den Medicotekniske Sektion på Aalborg matriklerne er det typisk en medicotekniker, og oftest er denne også serviceudfører på udstyret. Men det kan også være en anden serviceudfører eller et firma.
Ved opslag i Medusa står den serviceansvarliges signatur på udstyrs siden, og serviceudførerens signatur på udstyrets vedligeholdelsesoplysning.

Vedligeholdelses interval: Er intervallet mellem hvert vedligehold. Intervallen indstilles efter leverandørens anbefalinger eller lokale retningslinjer.

Beskrivelse

I det følgende beskrives de administrative opgaver i forbindelse med vedligehold af medicinsk udstyr.

1. Vedligeholdsoverblik

Kommende vedligehold genereres automatisk i Medusa og kan ses 50 dage inden et udstyrets næste vedligehold

således at den serviceudførende tekniker har tid til at planlægge arbejdet.

2. Kontakt til de kliniske afsnit.

De kliniske afsnit skal informeres om, hvilket udstyr der skal serviceres i den kommende måned, således at afsnittets personale kan finde udstyret, og aftale tid og sted for vedligeholdet med den serviceansvarlige tekniker.

Nedenstående proces gælder for alt udstyr bortset fra infusions-og sprøjtepumper af mærket B. Braun og de små Mindray N1 monitorer, hvor man i stedet for en liste over udstyret, skal bede det kliniske personale om at gennemgå udstyret og tjekke år/måned på vedligeholdelseshjulet, for at se om det skal indleveres til service:
 

For alt andet udstyr er processen følgende:

Omkring d. 1. i måneden trækker den serviceansvarlige tekniker en liste fra Medusa over det udstyr der skal serviceres den kommende måned. Listen skal indeholde;

• • Afsnitsnavn

• • Medusa nummer (AAS nummer)

• • Vedligeholdelsesdato,

• • Typenavn f.eks. (Fugter,Indåndingsluft,Varme)

• • Fabrikat f.eks. (Hamilton)

• • Model f.eks. (Hamilton, H900)

• • serviceudfører. (Kurt, Karl)
   

Teknikeren sender mail med en liste til de berørte afsnitssygeplejersker eller den udstyrsansvarlige.
Mailen skal ud over listen indeholde følgende oplysninger:

• • Kontaktoplysninger på tekniker (serviceansvarlig og/eller serviceudfører), både med mailadresse og telefonnummer (brug signatur som beskrevet i retningslinjerne for mail),

• • Information om ønsket servicetidspunkt og sted.: Om udstyret skal bringes til Teknisk afd. eller det skal serviceres på den kliniske afsnit (fx ultralydsscannere eller andet ikke mobilt udstyr). For udstyr der er vitalt for den kliniske afsnits produktionsplan (Fx anæstesi udstyr, større ultralydsscannere etc.), skal der informeres om estimeret tidsforbrug.

3. Udestående vedligehold der overskrider tidsfrist og udstyr der flyttes mellem afsnit.

Der kan være flere årsager til, at det ikke er muligt at udfører vedligeholdet rettidigt.
Men man har to scenarier.

1. 1. Udstyret er fundet eller indleveret, men vedligeholdet er ikke udført eller færdigt.
   Det kan skyldes at man afventer reservedele, eller at klinikken ikke har kunne frigive udstyret af hensyn til den kliniske drift. Det vigtigste er at der er truffet aftale om hvornår udstyret kan blive serviceret og komme tilbage i drift.
   I disse tilfælde igangsættes vedligeholdet med en arbejdsordre, og i kommentarfeltet skrives én af følgende kommentarer:

   1. 1.1. Udstyret afventer reservedele/ekstern reparatør.

   2. 1.2. Udstyret er i brug og kan ikke frigives til vedligehold af hensyn til patienten eller lignede.
      samt information, om hvilken aftale man har truffet med det klinisk afsnit eller person.

2. 2. Det sker ofte at det pågældende udstyr ikke kan findes på afsnittet også efter flere forsøg. Dette gælder især udstyr som kan bevæge sig mellem forskellige afsnit.

Hvis udstyret ikke kan findes, eller indleveres, i den første måned den bliver indkaldt, skal udstyret genindkaldes den følgende måned. Det kliniske afsnit skal have tydelig besked om, at det ikke er indleveret i den forgangne måned, og at udstyr, der ikke vedligeholdes, ikke bør tages i anvendelse.

Hvis udstyret den følgende måned heller ikke kan findes/indleveres gøres følgende:

1. 1. 2.1. Vedligeholdet igangsættes med at aktivere en arbejdsordre og i kommentarfeltet skrives:
      ”Udstyr skal vedligeholdes ASAP - Udstyret er ikke blevet fundet og/eller stillet til rådighed ved sidste vedligehold”.

   2. 2.2. Kopi af mailen vedhæftes arbejdsordren som dokumentation.

   3. 2.3. Vedligeholds arbejdsordren afsluttes og vedligeholdet udsættes dermed med 1x (det normale vedligeholdsinterval).

Hvis udstyret findes inden næste vedligeholdseftersyn, skal det vedligeholdes med det samme, og det følgende vedligehold skal igen tilpasses efter det vedligehold der lige er udført.

4. Bortkommet udstyr

Hvis udstyr ikke kan findes og indleveres efter to på hinanden følgende vedligeholdseftersyn, må vi formode at udstyret er bortkommet. Det kliniske afsnit informeres om, at udstyret er bortkommet, og at de bør overveje at anskaffe et nyt udstyr.
I Medusa inaktiveres udstyret, med inaktiveringskommentaren ” bortkommet”.
 

Referencer