Administrativ retningslinje for anskaffelse af apparatur og apparaturnedbrud
Indledning
Strategisk Sundhedsledelse har d. 4. april 2017 godkendt nye retningslinjer for apparaturanskaffelser til de nordjyske hospitaler fra Regionens centrale apparaturpulje:
• • Alle typer apparatur kan anskaffes via Regionens apparaturpulje
• • Der er ingen øvre beløbsgrænse for apparatur, som finansieres via apparaturpuljen
• • Beslutning om anskaffelse af særligt dyrt apparatur koordineres centralt (f.eks. scannere – MR, CT, PET-CT)
• • Den resterende apparaturpulje fordeles på de to hospitaler
• • Hospitalerne afklarer internt, hvilket apparatur man ønsker at anskaffe inden for den tildelte ramme
Samtidig skal der i forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital med forventet færdiggørelse 2023 tages stilling til, hvilket apparatur som anskaffes i regi af byggeprojektet og hvilket eksisterende apparatur, som flyttes til NAU. Der udarbejdes i fællesskab mellem NAU byggeprojektet og Aalborg Universitetshospital en langsigtet plan for apparaturinvesteringer, som er nødvendige i NAU.
På baggrund af ovenstående er der sket en revision af den retningslinje, der beskriver de administrative forhold i forbindelse med anskaffelse af apparatur til Aalborg Universitetshospital. De gældende procedurer omkring apparaturnedbrud er ikke ændret.
Klinikkerne skal derfor følge nedenstående retningslinjer i forbindelse med anskaffelse af apparatur og ved akutte apparaturnedbrud.
Apparaturpuljer og kriterier for ansøgning
Der er for Aalborg UH følgende muligheder for finansiering af apparaturanskaffelser:
1. a) Klinikkernes eget driftsbudget
2. b) Aalborg Universitetshospitals interne nedbrudspulje
3. c) Region Nordjyllands apparaturpulje
Ad a) Indkøb over klinikkernes driftsbudget
En stor del af hospitalets apparatur indkøbes over klinikkernes driftsbudget. Der gælder følgende retningslinjer:
• • Apparaturanskaffelser under 50.000 kr. skal indkøbes over klinikkens eget driftsbudget
• • Apparaturanskaffelser over 50.000 kr. kan indkøbes over klinikkens eget driftsbudget med klinikchefens godkendelse
• • Klinikkerne skal altid rette henvendelse til Indkøbskontoret (kontaktperson Sanne Kjær Pilgaard) og Medicoteknisk Sektion (kontaktperson Janni Agertoft) ved opstart omkring apparaturindkøb - gælder også genanskaffelser og kendt apparatur
Ad b og c) Ansøgning via Aalborg Universitetshospitals pulje og den regionale apparaturpulje
I forbindelse med hospitalets budgetlægning besluttes størrelsen på kommende års interne apparaturpulje. Denne pulje supplerer den regionale apparaturpulje og disse puljer administreres under et. Klinikkerne fremsender således en samlet ansøgning. I forbindelse med prioritering af apparaturanskaffelser anvendes den regionale pulje først og Aalborg Universitetshospitals pulje herefter. Udmøntning af sidstnævnte sker på baggrund af vurdering af hospitalets samlede økonomiske situation.
For at søge midler herfra gælder følgende retningslinjer:
• • Den samlede anskaffelsespris skal være på minimum 50.000 kr. (stk. pris)
• • Ved nyanskaffelser og for specialet ikke kendt apparatur skal der udarbejdes mini-MTV som vedlægges ansøgningen
• • Udgifter til nødvendige bygningsmæssige ændringer skal indeholdes i budgettet
• • Specialet skal altid tage kontakt til medicoteknisk kontaktperson i forbindelse med ansøgningen (kontaktperson Janni Agertoft)
• • Specialet skal tage kontakt til Teknisk Afdeling ved bygningsmæssige forhold/omkostninger (kontaktperson Flemming Dalberg Pedersen)
• • Specialet skal tage kontakt til IT kontaktperson ved IT-mæssige forhold/omkostninger (kontaktperson Karin Hedegaard)
Ansøgningsproces – den regionale apparaturpulje og Aalborg Universitetshospitals apparaturpulje
Der prioriteres altid til kommende budgetår, dvs. i 2021 prioriteres apparatur med henblik på indkøb i 2022.
Ansøgningsproces 2022
15. maj | Økonomi og Plan udsender materiale vedrørende indsamling af apparaturønsker til klinikkerne. Materialet består af ansøgningsskema samt tidsplan. |
Uge 20-21 | Forud for klinikledelsens dialog med specialerne mødes den lægefaglige direktør, klinikchef, Teknisk chef, Medicoteknisk Sektion samt kontaktperson fra Økonomi og Plan for at drøfte udgangspunktet. |
15. maj – 18. august (uge 20-33) | Klinikledelsen udarbejder i dialog med specialerne en prioriteret liste for klinikkens samlede apparaturønsker for det kommende budgetår. Klinikkerne indsender prioriteret liste til Økonomi og Plan |
21. august – 30. september (uge 34-39) | Der afholdes møde med hver klinik, hvor de prioriterede lister gennemgås og kvalificeres. Til møderne deltager, foruden klinikkernes repræsentanter, kontaktperson fra Økonomi og Plan, Teknisk chef, Medicoteknisk Sektion, IT konsulent, repræsentant fra Indkøbsafdelingen samt repræsentant fra Projektafdelingen (NAU) |
Uge 40 | Klinikkernes ønsker sammenholdes med det foreløbige overblik, der er udarbejdet over de apparaturinvesteringer, som er nødvendige i NAU |
Uge 40 | På baggrund af klinikkernes prioriterede lister, møder med klinikkerne samt forventede apparaturinvesteringer frem mod NAU forelægges materialet den lægefaglige direktør (formand for Apparaturudvalget) og kontorchef i Økonomi og Plan. Klinikchef, Teknisk chef og Medicoteknisk Sektion deltager. |
Uge 40 | Økonomi og Plan (kontorchef og kontaktperson) udarbejder sammen med Medicoteknisk Sektion og Teknisk chef oplæg til samlet prioritering til godkendelse i hospitalets apparaturudvalg gældende for både den regionale pule og hospitalets interne pulje. |
Uge 41 | Der afholdes møde i Apparaturudvalget, som beslutter samlet prioriteret apparaturliste. Øverst prioriteres apparatur til finansiering fra den regionale pulje. Apparatur til finansiering fra Aalborg Universitetshospitals interne pulje prioriteres herefter |
Uge 41 | Hospitalsledelsen orienteres om apparaturudvalgets prioritering |
23. oktober (uge 43) | Økonomi og Plan indsender samlet prioriteret apparaturliste til den regionale pulje til den regionale administration |
| Regionens administration gennemser materialet og retter evt. henvendelse med konkrete spørgsmål. Der koordineres ved behov med apparaturplan for Regionshospital Nordjylland |
| Den regionale administration fremlægger forslag til fordeling af den regionale apparaturpulje for Driftsledelsen og Direktionen, der endeligt godkender bevilling |
| Økonomi og Plan orienterer klinikkerne om bevillinger fra den regionale apparaturpulje |
Ultimo året | Indkøbskontoret kontakter specialerne med henblik på indkøb af apparatur. Specialerne må ikke igangsætte indkøb før, der er taget kontakt fra Indkøbskontoret |
Apparaturbevillinger og apparaturindkøb
Der gælder følgende retningslinjer vedrørende apparaturbevillinger og -indkøb:
• • Bevillingen er knyttet til det enkelte apparaturønske, og kan ikke anvendes til andre anskaffelser (eventuelle afvigelser fra dette kan kun ske efter aftale med kontaktperson i Økonomi og Plan)
• • Klinikkerne kan ikke benytte eventuelle besparelser i forbindelse med indkøb til andet apparatur (eventuelle afvigelser fra dette kan kun ske efter aftale med kontaktperson i Økonomi og Plan)
• • Specialerne skal altid rette henvendelse til Indkøbskontoret (kontaktperson Sanne Kjær Pilgaard) og Medicoteknisk Sektion (kontaktperson Janni Agertoft) ved opstart omkring apparaturindkøb - gælder også genanskaffelser og kendt apparatur
• • Udgifter til servicekontrakter, teknikerkurser, anmeldelsesgebyr mv. finansieres ikke af apparaturpuljerne, men af klinikkernes eget driftsbudget
• • Ved spørgsmål kan specialerne kontakte Økonomi og Plan (kontaktperson Eva Bak)
Apparaturnedbrud
Ved akutte apparaturnedbrud forstås udelukkende tekniske nedbrud. Det forudsættes, at apparatur, som er klinisk forældet, genanskaffes via apparaturplanen. For nedbrud gælder følgende retningslinjer:
• • Specialet skal tage kontakt til Medicoteknisk Sektion ved apparaturnedbrud (kontaktperson Janni Agertoft)
• • Hvis Medicoteknisk Sektion anbefaler, at apparaturet kan repareres skal dette finansieres over specialets/klinikkens budget
• • Hvis specialet ikke følger Medicoteknisk Sektions anbefaling om reparation og i stedet vælger at genanskaffe apparaturet, skal specialet selv finansiere indkøbet uanset beløbets størrelse
• • Hvis Medicoteknisk Sektion vurderer, at der skal ske genanskaffelse skal dette finansieres over specialets/klinikkens budget ved anskaffelser under 50.000 kr.
• • Hvis Medicoteknisk Sektion vurderer, at der skal ske genanskaffelse, og apparaturet vurderes til at koste over 50.000 kr. kan afdelingen tage kontakt til Økonomi og Plan, som vurderer finansiering (kontaktperson Eva Bak)
• • For ovenstående gælder dog for følgende specialer, at de skal benytte egne teknikere eller teknikere fra de pågældende firmaer, som der er indgået servicekontrakt med:
• • Onkologi (kontaktperson Annette Ross Jakobsen)
• • Dialysen, Nyremedicin (kontaktperson Jonna Borg)
• • Røntgenfysik, Radiologi (kontaktperson Asger Greval Petersen vedr. Philips udstyr / firmaernes teknikere)
• • Specialerne skal altid rette henvendelse til Indkøbskontoret (kontaktperson Sanne Kjær Pilgaard) og Medicoteknisk Sektion (kontaktperson Janni Agertoft) ved opstart omkring apparaturindkøb - gælder også genanskaffelser og kendt apparatur
Kontaktpersoner
• Medicoteknisk sektionsleder Janni Agertoft, Teknisk Afdeling
• Teknisk chef Flemming Dalberg Pedersen, Teknisk Afdeling
• Udbudskonsulent Sanne Kjær Pilgaard, Strategisk indkøb
• IT-projektleder Karin Hedegaard, Kvalitet og sammenhæng
• Fysiker Annette Ross Jakobsen, Medicinsk Fysik, Kræftbehandling
• Fysiker Asger Greval Petersen, Røntgenfysik
• Afsnitsledende sygeplejerske Jonna Borg, Dialysen
• Fuldmægtig Eva Bak, Økonomi og Plan (vedr. apparaturnedbrud)
