Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Administrativ retningslinje for anskaffelse af apparatur og apparaturnedbrud

Indledning

Strategisk Sundhedsledelse har d. 4. april 2017 godkendt nye retningslinjer for apparaturanskaffelser til de nordjyske hospitaler fra Regionens centrale apparaturpulje:

  • • Alle typer apparatur kan anskaffes via Regionens apparaturpulje

  • • Der er ingen beløbsgrænse for apparatur, som finansieres via apparaturpuljen

  • • Beslutning om anskaffelse af særligt dyrt apparatur koordineres centralt (f.eks. scannere – MR, CT, PET-CT)

  • • Den resterende apparaturpulje fordeles på de to hospitaler

  • • Hospitalerne afklarer internt, hvilket apparatur man ønsker at anskaffe inden for den tildelte ramme

 

Samtidig skal der i forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital med forventet færdiggørelse 2020 tages stilling til, hvilket apparatur som anskaffes i regi af byggeprojektet og hvilket eksisterende apparatur, som flyttes til NAU. Der udarbejdes i fællesskab mellem NAU byggeprojektet og Aalborg Universitetshospital en langsigtet plan for apparaturinvesteringer som er nødvendige i NAU.

På baggrund af ovenstående er der sket en revision af den retningslinje, der beskriver de administrative forhold i forbindelse med anskaffelse af apparatur til Aalborg Universitetshospital. De gældende procedurer omkring apparaturnedbrud er ikke ændret.

Klinikkerne skal derfor følge nedenstående retningslinjer i forbindelse med anskaffelse af apparatur og ved akutte apparaturnedbrud.

Apparaturpuljer og kriterier for ansøgning

Der er for Aalborg UH følgende muligheder for finansiering af apparaturanskaffelser:

  1. a) Klinikkernes eget driftsbudget

  2. b) Aalborg Universitetshospitals interne pulje

  3. c) Region Nordjyllands apparaturpulje

Ad a) Indkøb over klinikkernes driftsbudget

En stor del af hospitalets apparatur indkøbes over klinikkernes driftsbudget. Der gælder følgende retningslinjer:

  • • Apparaturanskaffelser under 50.000 kr. skal indkøbes over klinikkens eget driftsbudget

  • • Apparaturanskaffelser over 50.000 kr. kan indkøbes over klinikkens eget driftsbudget med klinikchefens godkendelse

  • • Klinikkerne skal altid rette henvendelse til Indkøbskontoret (kontaktperson Tania Udengaard Sørensen) og Medicoteknisk Sektion (kontaktperson Janni Agertoft) ved opstart omkring apparaturindkøb - gælder også genanskaffelser og kendt apparatur

 

Ad b og c) Ansøgning via Aalborg Universitetshospitals pulje og den regionale apparaturpulje

I forbindelse med hospitalets budgetlægning besluttes størrelsen på kommende års interne apparaturpulje. Denne pulje supplerer den regionale apparaturpulje og disse puljer administreres under et. Klinikkerne fremsender således en samlet ansøgning. I forbindelse med prioritering af apparaturanskaffelser anvendes den regionale pulje først og Aalborg Universitetshospitals pulje herefter. Udmøntning af sidstnævnte sker på baggrund af vurdering af hospitalets samlede økonomiske situation.

For at søge midler herfra gælder følgende retningslinjer:

  • • Den samlede anskaffelsespris skal være på minimum 50.000 kr. (stk. pris)

  • • Ved nyanskaffelser og for specialet ikke kendt apparatur skal der udarbejdes mini-MTV som vedlægges ansøgningen

  • • Udgifter til nødvendige bygningsmæssige ændringer skal indeholdes i budgettet

  • • Specialet skal altid tage kontakt til medicoteknisk kontaktperson i forbindelse med ansøgningen (kontaktperson Janni Agertoft)

  • • Specialet skal tage kontakt til Teknisk Afdeling ved bygningsmæssige forhold/omkostninger (kontaktperson Steffen Carl Jacobsen)

  • • Specialet skal tage kontakt til IT kontaktperson ved IT-mæssige forhold/omkostninger (kontaktperson Karin Hedegaard)

 

Ansøgningsproces – den regionale apparaturpulje og Aalborg Universitetshospitals apparaturpulje

I forbindelse med justering i den administrative organisering på Aalborg UH i 2017 sker der et skift i ansvaret for de årlige apparaturplaner, som fremover forankres i det nyoprettede kontor ”Klar til NAU”. Indtil dette er effektueret, varetages opgaven midlertidigt af Økonomi og Plan. Samtidig er der pga. de ændrede regionale retningslinjer sket en tidsforskydning i processen for 2018 i forhold til sædvanligt. Der er således nedenfor udarbejdet en særskilt procesplan for 2018. Den fremadrettede proces for de kommende år fastlægges endeligt, når opgaveansvaret flytter til Klar til NAU. Der prioriteres altid til kommende budgetår, dvs. i 2017 prioriteres apparatur med henblik på indkøb i 2018.

Ansøgningsproces 2018

15. maj

Økonomi og Plan udsender materiale vedrørende indsamling af apparaturønsker til klinikkerne. Materialet består af ansøgningsskema samt tidsplan

15. maj – 18. august

(uge 20-33)

Klinikledelsen udarbejder i dialog med specialerne en prioriteret liste for klinikkens samlede apparaturønsker for det kommende budgetår.

Klinikkerne indsender prioriteret liste til Økonomi og Plan

21. august – 30. september

(uge 34-39)

Der afholdes møde med hver klinik, hvor de prioriterede lister gennemgås og kvalificeres.

Til møderne deltager, foruden klinikkernes repræsentanter, sagsbehandler fra Økonomi og Plan, Teknisk Chef, Leder af Medicoteknisk Sektion, IT konsulent, repræsentant fra Indkøbsafdelingen samt repræsentant fra Projektafdelingen (NAU)

Uge 40

Klinikkernes ønsker sammenholdes med det foreløbige overblik, der er udarbejdet over de apparaturinvesteringer, som er nødvendige i NAU

Uge 40

På baggrund af klinikkernes prioriterede lister, møder med klinikkerne samt forventede apparaturinvesteringer frem mod NAU forelægges materialet den lægefaglige direktør (formand for Apparaturudvalget) og kontorchef i Økonomi og Plan

Uge 40

Økonomi og Plan udarbejder oplæg til samlet prioritering til godkendelse i hospitalets apparaturudvalg gældende for både den regionale pule og hospitalets interne pulje.

Uge 41

Der afholdes møde i Apparaturudvalget, som beslutter samlet prioriteret apparaturliste. Øverst prioriteres apparatur til finansiering fra den regionale pulje. Apparatur til finansiering fra Aalborg Universitetshospitals interne pulje prioriteres herefter

Uge 41

Hospitalsledelsen orienteres om apparaturudvalgets prioritering

23. oktober (uge 43)

Økonomi og Plan indsender samlet prioriteret apparaturliste til den regionale pulje til den regionale administration

 

Regionens administration gennemser materialet og retter evt. henvendelse med konkrete spørgsmål. Der koordineres ved behov med apparaturplan for Regionshospital Nordjylland

 

Den regionale administration fremlægger forslag til fordeling af den regionale apparaturpulje for Driftsledelsen og Direktionen, der endeligt godkender bevilling

 

Økonomi og Plan orienterer klinikkerne om bevillinger fra den regionale apparaturpulje

Ultimo 2017

Indkøbskontoret kontakter specialerne med henblik på indkøb af apparatur. Specialerne må ikke igangsætte indkøb før der er taget kontakt fra Indkøbskontoret

Medio 2018

Det besluttes, om apparatur prioriteret til finansiering fra Aalborg Universitetshospitals interne pulje skal bevilges efter vurdering af hospitalets samlede økonomiske situation. Meddelelse herom fremsendes til klinikkerne.

 

Apparaturbevillinger og apparaturindkøb

Der gælder følgende retningslinjer vedrørende apparaturbevillinger og -indkøb:

  • • Bevillingen er knyttet til det enkelte apparaturønske, og kan ikke anvendes til andre anskaffelser (eventuelle afvigelser fra dette kan kun ske efter aftale med kontaktperson i Økonomi og Plan)

  • • Klinikkerne kan ikke benytte eventuelle besparelser i forbindelse med indkøb til andet apparatur (eventuelle afvigelser fra dette kan kun ske efter aftale med kontaktperson i Økonomi og Plan)

  • • Specialerne skal altid rette henvendelse til Indkøbskontoret (kontaktperson Tania Udengaard Sørensen) og Medicoteknisk Sektion (kontaktperson Janni Agertoft) ved opstart omkring apparaturindkøb - gælder også genanskaffelser og kendt apparatur

  • • Udgifter til servicekontrakter, teknikerkurser, anmeldelsesgebyr mv. finansieres ikke af apparaturpuljerne men af klinikkernes eget driftsbudget

  • • Ved spørgsmål kan specialerne kontakte Økonomi og Plan (kontaktperson Sarah Borup Jørgensen)

 

Apparaturnedbrud

Ved akutte apparaturnedbrud forstås udelukkende tekniske nedbrud. Det forudsættes, at apparatur, som er klinisk forældet, genanskaffes via apparaturplanen. For nedbrud gælder følgende retningslinjer:

  • • Specialet skal tage kontakt til Medicoteknisk Sektion ved apparaturnedbrud (kontaktperson Janni Agertoft)

  • • Hvis Medicoteknisk Sektion anbefaler, at apparaturet kan repareres skal dette finansieres over specialets/klinikkens budget

  • • Hvis specialet ikke følger Medicoteknisk Sektions anbefaling om reparation og i stedet vælger at genanskaffe apparaturet, skal specialet selv finansiere indkøbet uanset beløbets størrelse

  • • Hvis Medicoteknisk Sektion vurderer, at der skal ske genanskaffelse skal dette finansieres over specialets/klinikkens budget ved anskaffelser under 50.000 kr.

  • • Hvis Medicoteknisk Sektion vurderer, at der skal ske genanskaffelse, og apparaturet vurderes til at koste over 50.000 kr. kan afdelingen tage kontakt til Økonomi og Plan, som vurderer finansiering (kontaktperson Ina Nørgaard Frost)

  • • For ovenstående gælder dog for følgende specialer, at de skal benytte egne teknikere eller teknikere fra de pågældende firmaer, som der er indgået servicekontrakt med:

  • • Onkologi (kontaktperson Annette Ross Jakobsen)

  • • Dialysen, Nyremedicin (kontaktperson Jonna Borg)

  • • Røntgenfysik, Radiologi (kontaktperson Asger Greval Petersen vedr. Philips udstyr / firmaernes teknikere)

  • • Specialerne skal altid rette henvendelse til Indkøbskontoret (kontaktperson Tania Udengaard Sørensen) og Medicoteknisk Sektion (kontaktperson Janni Agertoft) ved opstart omkring apparaturindkøb - gælder også genanskaffelser og kendt apparatur

 

Kontaktpersoner

  • • Medicoteknisk sektionsleder Janni Agertoft, Teknisk Afdeling

  • • Teknisk chef Steffen Carl Jacobsen, Teknisk Afdeling

  • • Strategisk indkøber Tania Udengaard Sørensen, Indkøb og Centrallager

  • • IT-projektleder Karin Hedegaard, Kvalitet og sammenhæng

  • • Sarah Borup Jørgensen, Klinik Kirurgi og Kræftbehandling

  • • Ina Nørgaard Frost, Økonomi og Plan (vedr. apparaturnedbrud)