HIM - Arbejdspolitik for sekretærgruppen

Røntgenafdelingen, Sygehus Himmerland

Formål

Definition af begreber

Arbejdstidsplanlægning

Arbejdstid

Særlige fridage

Ressourcer der skal være tilstede

Mødeaktivitet

Sygdom

Afløsere ved sygdom

Informationsstrøm i afdelingen

MinTid

Kommunikation

Ønsker til MinTid

Vagt

Fravær

Afspadsering

Ferie

Omsorgs-/seniordage

Flex

Aktivitet

Lønindberetning

Formål

At beskrive regler og rammer for arbejdstilrettelæggelse for sekretærerne på røntgenafdelingen, Sygehus Himmerland.

At sikre at arbejdstidsplanlægningen sker i henhold til gældende overenskomst og regler.

Definition af begreber

Medarbejder: Lægesekretær, sekretærer

Planlægger: Afdelingslederen, afsnitsledende radiograf.

MinTid: Arbejdsredskab for medarbejderen til planlægning af ønsker for egen arbejdstid.

Ønskeperiode: Den periode medarbejderen kan komme med sine ønsker i MinTid for den fremtidige arbejdsplan, herunder afspadsering, ferie, og evt aktiviteter.

Ønsker: Medarbejderens ønsker til afspadsering, ferie, og evt aktiviteter.

Arbejdstidsplanlægning

Normperioden er 18 uger (Hobro)/12 uger (Farsø), ved udgangen af en normperiode skal de faktiske timer stemme overens med normen.

Udgangspunktet vil være et fast rul for den enkelte medarbejder som udrulles af planlæggeren.

Overenskomsten skal overholdes ved planlægning og ved interne byt. Det er den enkeltes pligt at være opmærksom ved arbejdstidsplanens udgivelse og gøre opmærksom på eventuelle fejl.

Arbejdsplanen skal være kendt 4 uger i forvejen.

Link til PersonaleNet:Overenskomster

Arbejdstid

Røntgenafdelingen i Hobro og Farsø:

Mandag-torsdag: 07.30-15.00

Fredag: 07.30-14.30

Særlige fridage

D. 31. december (nytårsaften) er der alm arbejdstid frem til kl. 12.00

Link til PersonaleNet: Særlige fridage

Ressourcer der skal være tilstede

I dagtiden:

• • 1 medarbejder i receptionen

• • 1 medarbejder som passer telefon og skriver diktater

• • 1-2 medarbejder som skriver diktater

• • I sommerferieperioden nedsættes antallet af indkaldte patienter mens afdelingens personales hovedferie afholdes.

Mødeaktivitet

Personalemøder

Der afholdes 4 tværfaglige personalemøder jævnt fordelt over året. Dagsorden sættes op i afdelingen, hvorpå punkter fra medarbejderne må påskrives.

Der afholdes på begge matrikler, ugentligt, et morgenmøde, hvorpå alle har mulighed for at byde ind med information, undervisning eller andet.

I Hobro afholdes de ugentlige møder med udgangspunkt i et udviklingstavlemøde, hvor principperne for LEAN, herunder Kaizen tavlen, benyttes. Indput fra medarbejderne kan påsættes tavlen.

Udviklingssamtale for medarbejder

Afvikles i foråret. Invitation og forberedelsesskema til udviklingssamtale udleveres en måned før samtalen afholdelse.

Sygdom

Ved sygdom ringes der til afsnitslederen imellem 7.15-7.30 på tlf.nr. 25 27 50 43
Raskmelding skal ske inden kl. 14.00 ellers betragtes man også som syg den efterfølgende dag.

Ved barnets 1. sygedag ringes kl. 7.30 på tlf.nr. 25 27 50 43
Ved barnets 2. sygedag ringes kl. 7.30 på tlf.nr. 25 27 50 43
Hvis en medarbejders barn skulle blive syg har medarbejderen adgang til at få helt eller delvist fri ved barnets 1. og 2. sygedag.

I farsø sendes der en sms til de andre sekretærer, med besked om at man er fraværende.

Obs at tider hos læge, speciallæge samt tandlæge, hvor man selv har indflydelse på planlægningen, planlægges som afspadsering, flex eller ferie. Akut behov føres som tjenestefri med løn.

Se regionens livsfasepolitik

Link til PersonaleNet:Personalehåndbog - Fravær
  Barnets 1. og 2. sygedag

Afløsere ved sygdom

Det er primært afdelingslederens opgave at vurdere behovet for tilkald af personale. Når afdelingslederen ikke er til stede, er det klinik chefen, der skal kontaktes ved tvivl.

Situationen vurderes ud fra følgende:

• • Kan administrative opgaver udskydes til andre tidspunkter?

• • Skal det være en hel vagt?

• • Hvilke personaleressourcer er tilstrækkelige?

Hvis ekstra personale er nødvendigt indkaldes ud fra følgende løsningsmuligheder:

• • Administrative opgaver omlægges

• • Aftal overarbejde med det personale der er på arbejde

• • Inddragelse af afspadsering

• • Inddragelse af fridage

Det kan pålægges de enkelte medarbejdere at møde ind eller tage overarbejde i forbindelse med akut opstået sygdom i afdelingen.

Link: Muligheder og løsningsforslag for anvendelse af personale ved akut opstået behov samt ved vakancer

Informationsstrøm i afdelingen

Informationer formidles alt efter indhold via Ugebreve eller monofaglige møder. Input modtages gerne ved f.eks. ændringer i protokoller, retningslinjer eller arbejdsgange eller efter eks. kurser og temadage. Alt hvad der måtte have interesse i gruppen.

Postkassen ”giv os din mening” tømmes og evalueres enten på personalemøder eller via ugebrev afhængig af indhold.

Ugebreve forfattes af afsnitslederen, som sørger for at emner, der har været vendt på møderne, informeres videre til alle.

MinTid

Den enkelte medarbejder kan bidrage med ønsker til vagtplanen.

Arbejde i MinTid kan foregå på afdelingen i dagtid, hvis arbejdet tillader det. Der udløses dog ikke honorering for overarbejde.

Der er mulighed for at arbejde med systemet hjemmefra.

Planen er lukket for ønsker fra indeværende uge og 6 uger frem. Deadline for ønsker vil fremgå af planlæggerens tavle i MinTid.

Efter ønskeperioden vil planlæggeren lave den endelige plan, der vil blive printet ud og hængt op på opslagstavlen. Denne plan, som er endelig, vil i MinTid være betegnet drift. Når planen er lukket, er eneste mulighed, for at ændre ønsker, at bytte med en kollega.

Kommunikation

Al kommunikation mellem planlægger og medarbejder ang. ønsker skal ske i MinTid.

Beskeder til planlæggeren ang. et specielt ønske kan noteres i kommentar på det pågældende ønske. Husk altid initialer efter note.

Kommunikationen mellem medarbejdere, kan foregå på afdelings tavlen eller den personlige tavle i MinTid. Det er derfor den enkeltes pligt at tjekke MinTid min. 1 gang ugentligt.

MinTid skal kun benyttes til meddelelser vedrørende arbejdstid. Lægger man en besked ud i MinTid er man selv ansvarlig for at slette denne, når den ikke længere er aktuel.

Ønsker til MinTid

Vagt

Vagter ønskes under Vagter.

Fravær

Sygehus Himmerland har en e-mail politik som beskriver bl.a. brugen af ”ikke tilstede assistent” under fravær. Der er en forventning om at denne efterleves.

Link til PersonaleNet: E-mail politik i Sygehus Himmerland

Afspadsering

Det skal tilstræbes, at afspadseringssaldoen holdes i nul. Hvis ikke medarbejderen selv sørger for at afvikle denne, vil planlæggeren pålægge den enkelte at afspadsere.

Ønsker til afspadsering kan kun foretages for hele dage. Ønsker man at afspadsere en del af en vagt skal der laves aftale med planlæggeren om dette.

Afspadsering ønskes under Fravær.

Ferie

Tre af ugerne skal afholdes som hovedferie, dvs. som ferie, der afholdes mellem den 1. maj og den 30. september, medmindre andet er aftalt med afdelingslederen. Mindst 2 af ugerne skal holdes i sammenhæng.

• • Deadline for sommerferie ønsker er den 1. februar

• • Deadline for ferie i efteråret er 1. september

• • Deadline for ferie vinter/forår er den 1. december

Det er vigtigt, at overholde deadlines for ferieønsker, dels for at kunne imødekomme så mange ønsker som muligt, men ikke mindst for at overholde de lovbestemte regler.

Ferien ønskes og placeres på det eksisterende grundrul.

Ved manglende ferieønsker eller aftale med afdelingslederen ved deadlines, vil ferien som yderste konsekvens blive placeret.

Hvis mange medarbejdere ønsker ferie samtidigt, og der ikke kan opnås enighed om at få planen til at gå op, træder ferieprioriteringslisten i kraft. Se listen lokalt i afdelingen.

Ferie ønskes i MinTid under Fravær.

Link til PersonaleNet: Ferie

Omsorgs-/seniordage

Omsorgs-/seniordage ønskes under Fravær.

Resterende omsorgs-/seniordage skal være planlagt senest 1. oktober.

Link til personaleNet:Omsorgsdage
Seniorbonus

Flex

Der er indgået en lokalaftale med sekretærgruppen omkring optjening og brug af flex.

Aftalen kan benyttes indenfor den ramme, som er sat af lokalaftalen.

Flextimer figurerer ikke i MinTid, men noteres blot på skemaet på planlæggerens kontor.

Aktivitet

Når en aktivitet ønskes, skal fra og til samt type udfyldes. I kommentar noteres relevant program for aktiviteten. Husk altid initialer efter note.

Lønindberetning

Den enkelte har ansvar for selv at notere overarbejde, afspadsering på opkald og afvigeskemaet efter aftale med afdelingslederen.

Lønindberetning foretages af afdelingslederen, eller den dertil delegerede, ugentligt.

Den enkelte er selv ansvarlig for at kontrollere, at lønnen er ført korrekt enten via MinTid eller via lønseddel.