Administrativ understøttelse af kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP) – roller og opgaver
Beskrivelse
I denne instruks beskrives det tværgående samarbejde omkring de kliniske kvalitetsdatabaser under Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklings Program (RKKP) i Region Nordjylland. I det følgende beskrives roller og opgaver i relation til arbejdet.
I Region Nordjylland er der 3 niveauer af kontaktpersoner, der beskæftiger sig med databaserne:
• Regionale kontaktpersoner – 1 pr. database
• Hospitalskontaktpersoner – 1 pr. database for hver af de deltagende hospitaler
• Lokale kontaktpersoner der arbejder med databaserne lokalt. Ex. klinikere, sekretærer, repræsentanter fra de nationale styregrupper, databaseansvarlige.
For hver database findes der én regional mailliste, der består af alle kontaktpersoner og relevante ledelser. Personer på maillisten modtager alt materiale, der udsendes vedr. Databasen. Maillisten administreres af den regionale kontaktperson (slette og tilføje personer), og opdateres på baggrund af input fra hospitalskontaktpersoner og relevante klinikere.
På Aalborg Universitetshospital koordineres RKKP arbejdet af Kvalitet og Sammenhæng.
Regional kontaktperson - opgaver
For hver RKKP-database er der en regional kontaktperson i Region Nordjylland. For databaser, der omfatter flere hospitaler udpeges den regionale kontaktperson i Kvalitetsudvikling og arbejdsmiljø, ellers er den regionale kontaktperson placeret på det enkelte hospital.
Psykiatrien varetager selv funktionen som regional kontaktperson for de psykiatriske databaser.
Den regionale kontaktperson samarbejder tæt med hospitalskontaktpersonerne, der fungerer som bindeled til klinikken.
Opgaver som varetages af den regionale kontaktperson:
• Mailliste: Administrere den interne mailliste for databasen, modtage og videreformidle information fra RKKP til intern mailliste (fx årsrapporter, benchmarkrapporter,one-pagers og generel information)
• Samarbejde med hospitalskontaktperson og klinikere: Kontaktperson mellem medarbejdere i klinikken, der arbejder med databasen og RKKP i koordination med hospitalskontaktperson
• Audit: Afholde regional audit, hvor det er aftalt.
• Journalisere alt relevant materiale på databasens sag. Alle sager er samlet i projekt med nr. 12-131
• Brug af data:
• Hjælpe klinikken med cpr-adgang i KonceRN Info. Relevant blanket findes under fanen ”Data i KI”
• Løbende orientere sig i databasens resultater i KonceRN Info
• Tjekke databasen første gang den lægges på KonceRNinfo ift. relevante indikatorer.
Hospitalskontaktperson – opgaver
For hver RKKP-database er der også en hospitalskontaktperson. Databasens hospitalskontaktperson er bindeleddet mellem den regionale kontaktperson og klinikken.
Opgaver som varetages af hospitalskontaktpersonen:
• Koordinering og samarbejde med den regionale kontaktperson i forhold til specifikke problemstillinger i databasen og ved afholdelse af tværgående regional audit
• Audit: Afholde lokale audits, hvor det er aftalt.
• Det lokale kvalitetsarbejde: Understøtte kvaliteten og indsatser ift. kvalitetsudvikling og målopfyldelse i databasen sammen med afdelingsledelse og lokale databaseansvarlige (klinkere, sekretærer, repræsentanter fra de nationale styregrupper).
• Videreformidle information og auditinvitationer til relevante personer, der ikke står på den interne mailliste
Link til lokal instruks, Aalborg UH: Opfølgning på kliniske kvalitetsdatabaser
Link til lokal instruks, RHN: Opfølgning på kliniske kvalitetsdatabaser - RHN
Opgaver ved tværgående regional audit
Ved afholdelse af tværgående regional audit er der en række opgaver som varetages af den regionale kontaktperson i tæt samarbejde med hospitalskontaktpersonen.
Opgaver:
• Audit skal så vidt muligt afholdes inden årsrapporten offentliggøres.
• Indgå aftale med en faglig auditleder – forventeligt Region Nordjyllands repræsentant i databasens styregruppe.
• Indkalde til audit gerne 6 uger inden audit via kalenderbooking til personerne på den interne mailliste. Skal der inviteres yderligere deltagere koordinere det med hospitalskontaktpersonen.
• Inviter gerne relevante samarbejdspartnere på Regionalt niveau også (ex. Sundhedsplanlægning)
• Udarbejde dagsorden og slides til audit i samarbejde med den faglige auditleder og evt. hospitalskontaktpersonen. Evt. medbringe relevant materiale.
• Booke lokale, bestille forplejning, udarbejde deltagerliste.
• I samarbejde med faglig auditleder og hospitalskontaktperson sikre, at de relevante resultater gennemgås og mulige forbedringstiltag drøftes.
• Udarbejde auditrapport, der godkendes af auditleder og/eller hospitalskontaktpersoner (se skabelon).
• Auditrapport og evt. præsentation udsendes til intern mailliste og øvrige auditdeltagere.
Understøttelse fra Kvalitetsudvikling og Arbejdsmiljø (RKKP-team)
I Kvalitetsudvikling og arbejdsmiljø er der et RKKP-team, bestående af de regionale kontaktpersoner i Kvalitetsudvikling og Arbejdsmiljø. Teamet understøtter de regionale kontaktpersoner og hospitalskontaktpersoner ift. spørgsmål vedrørende databaserne, b.la. ift. data, analyser og leverancer. RKKP-teamet samarbejdet også med BI i forbindelse med udvikling af KonceRN Info, og koordinerer arbejdet og udvikling af den interne organisering i samarbejde med hospitalskontaktpersoner, administrative medarbejdere på hospitalsniveau samt relevante ledelser. Derudover understøtter RKKP-teamet det nationale arbejde med RKKP i samarbejder med de andre regioner.
Eksempler på forespørgsler:
• Dataleverancer og afrapportering: Fx hvilke data der er adgang til og hvor ofte de leveres.
• Indberetning: Fx spørgsmål til indberetningssystemer- og kildesystemer og dataflow.
• Datadefinitioner: Fx hvilken patientpopulation og registreringer der indgår i databasens datagrundlag, herunder hvilke der tæller med i indikatorerne og beregning af målopfyldelse.
• KoncerRN Info: Fx hvordan trækkes rapporter og CPR adgang.
• Qlik: Fx Supplerende analyser/opsætning af faste rapporter for løbende data.
Udlevering af løbende RKKP data
Når kontaktpersoner modtager henvendelser om udlevering af løbende RKKP data skal det først og fremmest sikres, at data/resultater alene anvendes til kvalitetsformål, hvis data skal tilgås til andre formål skal det ske via RKKP.
De løbende data RN modtager fra RKKP betragtes som et arbejdsredskab, og der er tale om fortrolige resultater, der ikke må offentliggøres. Offentliggjorte RKKP årsrapporter ligger på sundhed.dk. Disse kan vi henvise til.
Ved modtagelse af sager om aktindsigt, tages kontakt til Jura og pressepostkassen (presse@rn.dk).
Relevante links
KonceRN Info: https://ithdw94pwa1.aas.its.nja.dk/SASPortal/main.do
Tidsplan for udgivelse af årsrapporter: https://www.rkkp.dk/resultater/aarsrapporter/
Regionale og hospitalskontaktpersoner i Region Nordjylland: https://personalenet.rn.dk/AndreIntranet/sundhed/Sider/RKKP.aspx
Opfølgning på kliniske kvalitetsdatabaser, Aalborg UH
Opfølgning på kliniske kvalitetsdatabaser - RHN
AalborgUHs PNet om Kliniske databaser
RKKP i Psykiatrien: https://personalenet.rn.dk/AndreIntranet/Psykiatrien/Kvalitet%20og%20patientsikkerhed/Sider/RegionernesKliniskeKvalitetsProgram.aspx
Definition af begreber
RKKP: Regionernes Kliniske Kvalitetsudviklingsprogram. Der er ca. 80 støttede kliniske kvalitetsdatabaser under programmet
RKKP-database: En økonomisk støttet klinisk kvalitetsdatabase under RKKP
Audit: Møde med relevante klinikere og andre medarbejdere i klinikken, hvor resultatet i årsrapporten for databasen gennemgås og mulige forbedringstiltag drøftes.
Dataindberettende enhed: Betegnelse for afsnit eller afdeling, der indberetter data til en database.
Målgruppe – modtagelse
Administrativt personale, Klinisk personale
Formål
At tydeliggøre opgaverne for regionale kontaktpersoner og hospitalskontaktpersoner i forbindelse med arbejdet med de kliniske kvalitetsdatabaser under RKKP.
