Retningslinjer for dokumentstyring i Teknisk Afdeling Aalborg Universitetshospital.

Problemstilling

1. Oprettelse af tegninger, arkivering og udlevering.

2. Modtagelse og ajourføring af vedligeholdelses/servicemanualer for maskiner, tekniske anlæg og øvrigt udstyr.

Målgruppe – modtagelse

Alle ledere og medarbejdere i Teknisk Afdeling.

Formål

1. Beskrive ansvar og krav til tegningsdokumentation i Teknisk Afdeling.

2. Beskrive ansvar og håndtering af vedligeholdelses/servicemanualer.

Beskrivelse

1. Tegningsdokumentation:

Tegnestuen på Aalborg Sygehus har kompetence og ansvar for:

Oprettelse og vedligeholdelse af tegningsarkivet.

Udlevering af tegninger i forbindelse med sager/projekter.

Udlevering og ajourføring af retningslinjer for udarbejdelse af tegninger (cad-retningslinier).

Oprettelse af bygnings identifikation.

Oprettelse og ændringer af flugtvejsplaner.

Oprettelse, ændringer og nedlægning af rumnumre.

Oprettelse, ændring og nedlæggelse af el-tavlenumre.

Sagsbehandler eller projektleder er ansvarlig for, at følgende tilgår tegnestuen:

Tegnestuen skal have tegninger fra færdigprojekterede sager/projekter.

Tegnestuen skal have tegninger som udført tilsendt til godkendelse, inden sager/projekter afleveres.

Ændringer på bygninger og installationer hvor der ikke er tilknyttet sagsbehandler eller projektleder udføres på følgende måde:

1. Ændringer i en el-tavle noteres på den lokalt placeret tegning, samtidigt tages der en kopi af samme tegningen i tegningsarkivet og samme ændring noteres her. Ændringen sendes til tegnestuen for ajourføring. Når tegningen er rettet udskifter tegnestuen tegningen i tegningsarkivet og den lokalt placerede tegning.

2. Øvrige ændringer noteres på en tegningskopi og afleveres til tegnestuen. Tegnestuen ajourfører tegningsarkivet med rettede tegninger.

Originale tegninger fra tegningsarkivet må ikke fjernes.

2. Drifts- og vedligeholdelsesmanualer:

For medicinsk udstyr er håndtering nævnt i retningslinje ” Retningslinje for vedligehold, reparation og udfasning af Medicinsk udstyr i Teknisk Afdeling, Aalborg Sygehus”.

For maskiner, tekniske anlæg og øvrigt udstyr bliver der ved anskaffelse altid forlangt 2 stk. manualer hvoraf den ene skal være elektronisk, hvis det drejer sig om udstyr der i forvejen forefindes på Aalborg Universitetshospital, kan én aftales som tilstrækkelig.

Manualerne opbevares i TA enten i et centralt placeret arkiv eller elektronisk på et fælles drev, hvor det efterfølgende kan tilknyttes vedligeholdelses programmer. Efterhånden som maskiner, tekniske anlæg og øvrigt udstyr udskiftes/udfases ajourfører den bygningsansvarlige arkiverne.

Alt materiale vedrørende projekter/sager modtages ligeledes i 2 eksemplarer hvoraf det ene skal være elektronisk, for enkelte sager kan sagsbehandleren aftale at der kun fremsendes et eksemplar. Teknisk Afdelings repræsentant ved projekter/byggesager eller Teknisk Afdelings projektleder er ansvarlig for at relevant materiale, såsom driftsmanual, kvalitetssikring, projektbeskrivelse, tegninger og tekniske dokumenter modtages, godkendes og i samarbejde med den bygningsansvarlige placeres i biblioteket på den matrikel (Syd, Nord, Dronninglund), hvor materialet er relevant. Den bygningsansvarlige afgør hvor og hvordan det elektroniske materiale skal opbevares, anvendes og sluttelig slettes.

Efterfølgende er den bygningsansvarlige ansvarlig for opdatering og sluttelig overflytning til fjernarkiv når materialet ikke mere er aktuelt.

Når historisk interesse ophører, og efter godkendelse af ledelsen i Teknisk Afdeling, kan materialet bortskaffes fra fjernarkivet.

Fjernarkivet er placeret i byg 20 etage 04 mellemfløjen.