Rettidig reaktion på prøvesvar - afgivelse og modtagelse af prøvesvar

Denne retningslinje handler om afgivelse og modtagelse af svar på prøver og undersøgelser, og gælder dermed for både diagnostiske og kliniske afdelinger.

Modtagelse af svar (kliniske afdelinger)

Den rekvirerende afdeling skal udarbejde en lokal instruks for hvordan diagnostiske svar håndteres i afdelingen. Heri beskrives modtagelse og håndtering af prøve- og undersøgelsessvar, både svar der modtages elektronisk eller på anden vis overleveres til afdelingen.

Vær herunder opmærksom på følgende punkter:

• • Journalføring relateret til prøve og undersøgelsesvar

• • Kvittering for at prøvesvaret er set

• • Arbejdsgange i forhold rettidig reaktion på svar

• • Hvordan der i det enkelte forløb sikres overblik over prøver og undersøgelser, der er rekvireret, men hvor der endnu ikke foreligger svar

• • Håndtering af manglende svar, herunder hvilket sundhedspersonale der har ansvaret for at rykke for svar

• • Information om prøve- og undersøgelsessvar til patienten

• • Håndtering af svar der er afvigende i en sådan grad at der kræves akut indsats

Instruksen fra Digitalisering og IT forklarer Håndtering af parakliniske svar i EPJ

Afgivelse af prøvesvar (diagnostiske afdelinger)

Svar på diagnostiske undersøgelser skal som minimum indeholde

• • Entydig identifikation af patient ved navn og CPR- nummer og eventuelt angivelse af rekvisitionsnummer

• • Klar beskrivelse af resultat

• • Dokumentation af hvornår undersøgelsen/prøven er udført/udtaget/rekvireret

• • Dokumentation af hvornår svaret er afgivet

• • Angivelse af prøvematerialet, herunder evt. lokalisation af prøvetagning, kvalitet og tilstrækkelighed, hvis relevant

• • Status af svaret som værende foreløbigt, endeligt, korrigerende eller supplerende svar

• • Dokumentation for hvem der har godkendt/afgivet svar

Tidskrav for svartider:

Afdelinger, der udfører diagnostiske undersøgelser, har en lokal instruks for egne svartider/udførselsfrekvenser og dokumentation af disse.

Forventet svartid skal være informeret videre til rekvirerende afdelinger.

Hver diagnostisk afdeling har en klar beskrivelse af rettidighed i forhold til normale og afvigende svar (fx ringegrænser – tærskelværdier for afvigelser, der udløser en telefonisk kontakt med den rekvirerende afdeling).

Diagnostiske afdelinger skal løbende monitorere svartider på prøver og undersøgelsesresultater og reagere, hvis der konstateres kvalitetsbrist.

Svarafgivelse

Den diagnostiske afdeling udarbejder en lokal instruks for, hvordan svaraflevering håndteres i afdelingen.

Herunder beskrives:

• • Kvittering for svarafgivelse

• • Hvordan det sikres, at svar sendes til en modtager, som har ansvaret for at reagere på resultatet

• • Mundtlig afgivelse af svar (jævnfør nedenfor)

• • Afgivelse af svar der kræver akut indsats herunder vigtige uventede fund

• • Håndtering af diskrepans mellem præliminære og endelige svar

Særligt om svar der afgives telefonisk eller mundtligt

Følgende gælder omkring afgivelse af mundtlige svar:

• • Der skal ske en entydig identifikation af patienten med navn og personnummer evt. rekvisitionsnummer

• • Modtageren noterer tidspunkt, identifikation af patienten og undersøgelsesresultatet

• • Det sikres, at svaret er forstået, ved modtageren læser tidspunkt, identifikation og undersøgelsesresultat tilbage til svarafgiveren

• • Svarmodtager noterer svarafgivers navn og/eller firecifrede brugerkode

• • Svarafgiveren noterer svarmodtagers navn og/eller firecifrede brugerkode

• • Modtageren sikrer, at svaret bringes videre til den rette fagperson med de fornødne kompetencer, således at der handles på det givne svar

Definition af begreber

Prøver og undersøgelser – skal ikke forstås snævert som svar fra laboratorier og billeddiagnostiske specialer, men omfatter alle typer af svar på diagnostiske undersøgelser.

Målgruppe – modtagelse

Alt personale

Formål

At sikre at der følges op på modtagne prøvesvar for at sikre patienter hurtig og effektiv behandling, og at ingen patienter lider skade eller påføres unødvendig ulempe som følge af manglende rettidig reaktion på diagnostiske undersøgelsessvar. At sikre, at den diagnostiske enheds svar rummer de nødvendige data og resultater, som kan sikre en hurtig og effektiv behandling.

Referencer

Vejledning om håndtering af parakliniske undersøgelser, VEJ nr. 9207 af 31/05/2011