Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Politik for opbevaring og arkivering på Radiologisk Afdeling, Aalborg UH

 

Generelt understøtter afdelingen de regler og anvisninger, der er angivet i retningslinjer for journaler på Aalborg UH. Afdelingen modtager og producerer alligevel en del dokumenter, som ikke naturligt indgår som journalmateriale, og dette dokument beskriver politikken for arkivering af dette materiale.

 

Generelt anser afdelingsledelsen det for sikkert, at alt materiale, der tilsendes afdelingen, og som vedrører den enkelte patient, men som ikke direkte eller indirekte overføres til elektronisk form, skal arkiveres i 5 år, hvorefter det kan destrueres. Materiale, der indscannes kan destrueres efter indscanning, efter kontrol af, at materialet faktisk ligger i arkivet. Dog indføres en karenstid på 3 måneder, for en sikkerheds skyld.

 

Nedenstående regler er angivet, efter en vurdering af risiko for fejl, kombineret med risikoen for, at nogen på et senere tidspunkt kan efterspørge en original, enten ved klage eller ved administrative processer. Der er ligeledes taget hensyn til begrænset lagerplads.

 

Røntgenhenvisninger på papir:

Henvisninger, som afdelingen har modtaget, før vi gik digitalt skal gemmes i 10 år. Kan derefter destrueres. Det samme gælder henvisninger, modtaget senere, der ikke er indskrevet eller indscannet.

Henvisninger på papir eller lignende, modtaget efter vi er gået digitalt skal indskrives i en henvisning af sekretær, og henvisningen vil indgå som en almindelig elektronisk henvisning. Efter indskrivning arkiveres henvisningen fortløbende i kasser, og kan destrueres efter 5 år.

 

”Karskemaer” og andre optegnelser foretaget på papir ved undersøgelser:

Alle dokumenter indscannes, og ligger som et billede i patientens billedarkiv. Originalen gemmes i karenstid i 3 måneder, og kan derefter kasseres. Alle dokumenter, der skannes ind, skal kontrolleres for, at de ligger i arkivet.

 

Fuldmagter:

Modtages oftest som fuldmagt til videregivelse af patientoplysninger. Skal gemmes i 5 år. Lægges i kasser og arkiveres på NORD.

 

Billeder, på papir eller film:

Indscannes, hvis der er en behandlingsmæssig årsag til dette. Kontrol af at billederne er i PACS. Kan derefter tilbagesendes eller destrueres, alt efter aftale med afsenderen. NB: Kun billeder, der har en behandlingsmæssig relation til læger i Region Nordjylland er accepteret i PACS.

 

Beskrivelser modtaget fra eksterne parter:

Disse indscannes under patientens CPR. Kontrol af indscanning foretages. Karenstid i 3 måneder, kan derefter destrueres.

 

Anmodninger fra forsikringer, kommuner, advokater og lignende:

Disse er juridiske dokumenter, der skal gemmes i 5 år. Kan derefter destrueres. Gemmes fortløbende i kasser, der arkiveres på NORD.

 

Patientombudssager og klager:

Her gælder det alle de sager, hvor afdelingen er forespurgt om udtalelse, eller er involveret i klage eller erstatningssag. Er de modtaget som brev arkiveres de sammen med udtalelser og andet materiale hos sekretær for afdelingsledelsen. Sygehusledelsen har også en kopi, afdelingens kopi er til intern brug (undervisning / opfølgning med mere).

Modtaget digitalt: Gemmes af sekretær for afdelingsledelsen i specielt arkiv, efter der er sendt til Sygehusledelsen.