Udførelse samt dokumentation af kvalitetssikring, reparation og vedligehold af røntgenudstyr i Region Nordjylland

Beskrivelse

Dato for planlagte opgaver
Pr. ultimo året sendes en oversigt over næste års aftalte PM, SK og El/mek eftersyn til Røntgenfysik. Kan disse ikke aftales et år i forvejen fremsendes minimum en oversigt kvartalsvis pr. 1/1, 1/4, 1/7 og 1/10. Ved ændringer skal disse straks meddeles Røntgenfysik. Røntgenfysik skal til ethvert tidspunkt have en retvisende oversigt over planlagte opgaver.

Tidsfrist 1 år ± 30 dage
Årlig statuskontrol og elektrisk/mekanisk sikkerhedskontrol skal udføres indenfor 1 år ± 30 dage fra sidste års udførte statuskontrol. Ved yderligere overskridelse kan ansvarlig fysiker være nødsaget til at lukke rummet indtil en bestået statuskontrol med el/mek sikkerhedseftersyn er udført. Røntgenfysik deltager lejlighedsvis i både PM, status- og modtagekontroller.

Logbog eller Serviceseddel
Enhver opgave på et røntgenudstyr skal dokumenteres enten i systemets meddelelsesbog/logbog, eller med en serviceseddel inden rummet forlades. Der skal som minimum angives hvilket arbejde der er udført, hvilke yderligere opgaver der evt. er sat i værk, samt om rummet er klar til klinisk brug.

Modtagekontrol ved reparation
Ved reparationer der kræver fornyet delvis modtagekontrol i henhold til Sundhedsstyrelsens bekendtgørelser med tilhørende vejledninger (se referencelisten), skal denne være udført og bestået før rummet kan meldes klar til klinisk brug. Undtagelser herfra skal aftales med ansvarlig fysiker. Tvivlsspørgsmål vedr. udførelse af modtagekontrol afklares med ansvarlig fysiker.

Elektronisk dokumentation til Røntgenfysik
Efter ethvert servicebesøg sendes en elektronisk servicerapport samt eventuel tilhørende elektronisk dokumentation for udført kontrol f.eks. PM-rapport, statuskontrol, modtagekontrol etc. til Røntgenfysiks indbakke på mail-adressen rontgenfysik@rn.dk senest 5 arbejdsdage efter udført opgave. Dokumentation for statuskontrol og el/mek sikkerhedseftersyn skal derudover senest være fremsendt til rontgenfysik@rn.dk 1 år og 30 dage efter dato for udførelse af sidste års kontrol.

Opfølgning på mangelfuld dokumentation

Ved fejl eller mangler i den fremsendte dokumentation, skal der senest 5 arbejdsdage efter reklamation aftales en handlingsplan med Røntgenfysik til afhjælpning af de fundne fejl/mangler.

Røntgenfysiks System ID-nummer i emnefelt
Røntgenfysiks System ID-nummer eller leverandørens unikke ID-nummer skal fremgå i emnefeltet af al elektronisk kommunikation og dokumentation.

Kun 1 serviceopgave pr. mail
Der må sendes dokumentation for kun 1 serviceopgave pr. mail. Er der f.eks. udført statuskontrol af 3 forskellige apparaturer skal der sendes 3 separate mails. Dette gælder også hvis man på samme udstyr har udført flere opgaver f.eks. både et PM og en statuskontrol (2 mails!).

Referencer

Bekendtgørelse om medicinske røntgenanlæg:

Sundhedsstyrelsens bekendtgørelse nr. 669 af 1. juli 2019 om ioniserende stråling og strålebeskyttelse

Sundhedsstyrelsens bekendtgørelse nr. 671 af 1. juli 2019 om brug af strålingsgeneratorer

Tilhørende vejledninger finde på SIS’s hjemmeside på:

Sundhedsstyrelsen