Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Teknisk Afdeling Aalborg Universitetshospital styring af økonomi.

 

Problemstilling

Styring af økonomi frem til et fastlagt mål.

Målgruppe – modtagelse

Alle ledere med budgetansvar i Teknisk Afdeling.

Definition af begreber

Budgetansvarlig: Leder der har rådighed over et budget. Bygningsansvarlig: Leder der skal forestå drift og vedligehold af en bygningsmasse. Fagansvarlig: Leder der på baggrund af uddannelse har et særligt kendskab til et fagområde. Sektionsleder: Leder af et funktions-område.

Formål

Synliggøre tiltag der medfører det ønskede mål.

Beskrivelse

Udarbejdelse af budget og fordeling:

Teknisk Afdelings årlige budget tildeles på baggrund af et budget- og dialogmøde mellem Sygehusledelsen og Teknisk Chef. Teknisk Chef har til mødet udarbejdet en investeringsplan efter indmelding fra de bygningsansvarlige og sektionslederne. Et eller flere møder finder sted i den sidste halvdel af året.

 

I sidste halvdel af november udarbejder Den Administrative Stab i Teknisk Afdeling et budget for det kommende år.

Budgettet bygger først og fremmest på konklusionen fra budget- og dialogmøderne med SHL, og på oplysninger fra de bygningsansvarlige og fagansvarlige. Disse oplysninger vedrører større vedligeholdelses opgaver på tekniske anlæg, installationer og maskiner. Større anskaffelser og bygningsmæssige tiltag såsom vedligeholdelse / ombygninger, vedligeholdelse af udvendige områder og vedligeholdelse / anskaffelser vedrørende inventar. Budgettet er foreløbigt, idet der endnu ikke er udmeldt noget vedrørende økonomi fra Budget og Plan.

 

Budgettet til drift og vedligehold fordeles mellem de bygningsansvarlige, varekøb og konto for fælles omkostninger i TA.

 

Alle ændringer i det oprindelige budget, som de budgetansvarlige har til rådighed, bliver orienteret vha. udskrift fra Teknisk Afdelings økonomisystem.

 

Omkring årsskiftet modtager Teknisk Afdeling et teknisk budget fra økonomikontoret. Det budget der, internt i Teknisk Afdeling, er udarbejdet, tilrettes disse oplysninger.

 

 

Budget opfølgning intern:

Budgetåret følger kalenderåret.

 

Den efterfølgende interne opfølgning på økonomien foregår ved udlevering af månedlige udskrifter fra Teknisk Afdelings økonomisystem, til de budgetansvarlige, med oplysninger om forbrugsprocent, der beregnes som sum af posteret og disponeret i forhold til aktuel budget på opgørelsestidspunktet.

 

En opgørelse over forbruget på varekøb udleveres særskilt. Ansvaret for varekøb (mængde, pris og kvalitet) ligger hos de fagansvarlige. Oplysninger vedrørende varekøb udtrækkes fra lagerindkøbssystemet.

 

Der ud over udarbejdes der en opgørelse over Teknisk Afdelings totale forbrug (løn, varekøb, drift og vedligehold). Dette forbrug sammenlignes, i et regneark, med et lineært 12 mdr. budget

 

Oplysninger vedrørende forbrug af lønkroner kommer fra økonomikontoret, og tilsendes Teknisk Afdeling ca. 8 til 10 gange om året.

 

I sidste halvdel af året udarbejdes der prognoser for årets resultat.

 

Forbrug af penge:

Ved bestilling af varer eller tjenesteydelser skal der udarbejdes en elektronisk rekvisition, hvorpå der disponeres efter bedste evne eller på baggrund af et konkret tilbud eller en prisoplysning.

 

Alle fakturaer vedrørende tjenesteydelse godkendes af de budgetansvarlige, og efter denne proces overtager Sygehusets regnskabsafdeling den videre håndtering for betaling.

 

For varekøb er det de fagansvarlige der godkender bestillingen, og indkøberne i Teknisk Afdeling der godkender følgesedlen og Indkøbskontoret der håndterer alle fakturaer vedrørende varekøb.

 

Ekstern opfølgning af økonomi:

8 til 10 gange om året er der økonomimøde med kontaktpersonen i Hospitalets økonomi-afdeling, på disse møder sammenholdes Teknisk Afdelings interne økonomiopgørelse med udtræk fra Hospitalets regnskab. Ligeledes på disse møder meddeles eventuelle ændringer til budgettet. Disse ændringer er dog altid blevet varskoet på et tidligere budget–og dialogmøde

Én til to måneder inde i det nye år, kommer sidste års endelige årsopgørelse fra økonomi-kontoret.