Dokumentstyring i Fysio- og Ergoterapiafdelingen, Aalborg Universitetshospital
Formål
Formålet med instruksen er at fastlægge godkendelsesforløbet i Fysio- og Ergoterapiafdelingen for retningsgivende dokumenter, der lægges i PRI. Godkendelsesforløbet gælder også for allerede eksisterende dokumenter, der skal godkendes i forbindelse med revidering. Desuden er formålet, at fordeling af roller og ansvar i forbindelse med udarbejdelse, godkendelse og revidering af retningsgivende dokumenter fremstår tydeligt.
Definition af begreber
Bruger: Person, der anvender PRI til at finde relevante retningsgivende dokumenter (1).
Forfatter: Person/personer, der forfatter dokumenter, der skal lægges i PRI (1).
Godkender: Person/personer der skal godkende et dokument, før det bliver tilgængeligt for brugeren i systemet (1). I Fysio- og Ergoterapiafdelingen vil der oftest være en klinisk faglig godkender sammen med en ledelsesfaglig godkender af kliniske instrukser.
Redaktør: Person der håndterer dokumenter i PRI. Der vil sige får dokumenter fra forfatteren/forfatterne, administrerer dokumenterne i systemet og sikrer, at dokumenterne kommer igennem det korrekte godkendelsesflow og derefter bliver tilgængelige for brugerne (1).
Udarbejdelse af dokumenter
Det er Afdelingsledelsen og Styregruppen for kvalitet og udvikling, der har det overordnede ansvar for, at relevante kliniske og administrative instrukser udarbejdes, godkendes, lægges i PRI samt revideres inden for en treårig periode.
I den daglige praksis er det chefterapeuten, der beslutter, hvilke administrative instrukser der skal udarbejdes, mens de ledende terapeuter beslutter, hvilke kliniske instrukser der skal udarbejdes inden for den enkelte ledende terapeuts område.
I forbindelse med udarbejdelse af kliniske instrukser nedsætter den ledende terapeut en instruksgruppe bestående af fagligt relevante personer fra området samt områdets udviklingsansvarlige ergo- eller fysioterapeut. Instruksgruppen er instruksens forfattere. De fagligt relevante personer bidrager med faglig viden og erfaring, og den udviklingsansvarlige ergo- eller fysioterapeut understøtter planlægning og proces i udarbejdelsesperioden. Når instruksgruppen nedsættes, sikrer den ledende terapeut endvidere, at der i gruppen er en person med særlige kompetencer inden for evidens søgning og kritisk læsning; denne person kan være en af de faglige relevante personer eller den udviklingsansvarlige ergo- eller fysioterapeut.
Administrative instrukser udarbejdes i et samarbejde mellem chefterapeut, sekretær for Afdelingsledelsen og udviklingsterapeut med ansvar for kvalitetsudvikling.
Ansvar
Instruksgruppen har ansvar for det faglige indhold i instruksen. Den udviklingsansvarlige ergo- eller fysioterapeut sikrer i samarbejde med afdelingens udviklingsterapeut med ansvar for kvalitetsudvikling, at Region Nordjyllands krav til instrukser overholdes samt sikrer ensartethed, systematik og kvalitet i de udarbejdede kliniske instrukser. Den ledende terapeut i området har det ledelsesmæssige ansvar for og den endelige godkendelse af kliniske instrukser. Chefterapeuten har det ledelsesmæssige ansvar for og den endelige godkendelse af administrative instrukser. Redaktøren har ansvar for, at godkendte instrukser lægges i PRI. Den udviklingsansvarlige ergo- eller fysioterapeut har ansvar for justering/revidering af eget områdes instrukser senest efter tre år.
Revidering
Instrukserne revideres senest efter tre år. Hvis der sker væsentlige ændringer i det emneområde, instruksen beskriver, reviderer forfatterne/den faglige ansvarlige instruksen.
Den reviderede instruks godkendes af relevant leder og udviklingsterapeut med ansvar for kvalitetsarbejde, og PRI redaktøren ændrer instruksen i PRI.
Referencer
