Rettidig reaktion på prøvesvar
Formål
At sikre at der følges op på modtagne svar på prøver og undersøgelser.
Beskrivelse
Afdelingen modtager svar på prøver og undersøgelser elektronisk og pr. brev:
Elektronisk:
• Labka-svar (Klinisk Biokemisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital)
• KMA-websvar (Klinisk Mikrobiologisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital)
• Radiologisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital
• Nuklearmedicinsk Afdeling, Aalborg Universitetshospital
• Tilsyn fra andre afdelinger, Aalborg Universitetshospital
• Patologisk Institut, Aalborg Universitetshospital
• Klinisk Immunologisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital
Pr. brev:
• Privatpraktiserende speciallæge (eks. dermatolog)
• SSI
• Immunhæmatologisk Laboratorium, Aarhus
• Cytogenetisk Laboratorium, Aarhus
• Patologisk Institut, Odense
• Andre afdelinger
Elektronisk - Klinisk Biokemisk Afdeling
1. Bestilling af blodprøver
1.1 Indlagte patienter
Sekretæren bestiller blodprøver efter lægens ordination, som foregår ved at krydse af på blodprøveseddel med standard blodprøvepakker. Rutine HDT-blodprøver bestilles af sekretæren i henhold til planlagte prøver beskrevet i HDT-mappen.
I dagtid på hverdage er sekretærerne ansvarlige for at bestille i Labka. Akutte blodprøver bestilles dog af den stuegangsgående sygeplejerske. Aften/nat plus weekends er sygeplejerskerne ansvarlige for at bestille i Labka. Bloddyrkninger bestilles dog altid af sygeplejerske.
Blodprøver taget i forbindelse med indlæggelsen bestilles med rekvirentnummer 7V(Aa).
Ved udskrivelse til ambulant opfølgning bestilles blodprøver med rekvirentnummer HæmA(Aa)
1.2 Ambulante patienter
Ambulatorielægen ordinerer blodprøver på ambulatoriesedlens bagside. Blodprøver bestilles af sekretæren i reception - rekvirentnummer HæmA(Aa).
1.3 Hæmatologisk Modtagelse
Modtagesygeplejerske, forløbskoordinator og ambulatoriesygeplejersker bestiller, efter ordination fra læge, blodprøver med relation til planlagte og akutte indlæggelser, ambulant forundersøgelse (FU) og ambulant svar på FU (SFU). Ved bestilling af prøver på indlagte patienter anvendes rekvirentnummer 7V(Aa), ved bestilling af prøver på ikke indlagte patienter anvendes rekvirentnummer Hæma(Aa).
Ved bestilling af knoglemarvsprøver som assistance for anden afdeling bestilles de med den pågældende afdelings rekvisitionsnummer. Svaret sendes dermed dertil af patologiafdelingen og ikke til os.
1.4 Diagnostisk Center
Prøver til Diagnostisk Center bestilles af forløbskoordinatorerne.
1.5 Tromboseambulatoriet
Prøver til tromboseambulatoriet bestilles af forløbskoordinatorerne eller sekretær.
2. Signering af svar
2.1 Signering for indlagte patienter
De stuegangsgående læger signerer under stuegang løbende for alle svar i opgavelisten. De stuegangsgående læger er ansvarlige for, at opgavelisten er tom ved afslutning af dagens stuegang, således at der ikke på indlagte patienter ligger prøvesvar, som kunne være set i dagtiden. Bagvagten signerer til aftenstuegangen for de resterende svar, dvs. svar der er indløbet i løbet af eftermiddagen i opgavelisten på ”Alb Hæma Afd (Behandlingsansvar)” for indlagte patienter.
I weekender og på helligdage er bagvagten ansvarlig for at signere for blodprøvesvar for indlagte patienter. Hvis lægerne identificerer prøvesvar på ambulante/udskrevne patienter, videresendes disse til ”7V-sekretær”, som noterer i note, hvilken kontaktlæge patienten er tilknyttet, og videresender til det korrekte team.
7V-sekretærer gennemser dagligt 7V-listen (fx om morgenen) for ambulante svar/svar på udskrevne patienter, noterer i noten hvem der er kontaktlæge og videresender til det korrekte team.
2.2 Signering for ambulante patienter
Ambulante patienter inkl. patienter som ses til forundersøgelse (80011093-amb. + 80011099-pakkeforløb).
Sekretærgruppen kontrollerer alle dagens blodprøvesvar mhp. hæmoglobin <5,6 mmol/l og trombocytter <15 x 109/l.
Hæmoglobin <5,6 mmol/l:
Hvis hæmoglobinværdien er <5,6 mmol/l, videregives svaret til ambulatoriesygeplejersken, som ringer til patienten, med mindre der i journalen er noteret, at grænsen for transfusion er lavere for den pågældende patient. Der tages kontakt mhp. at afklare, om patienten har symptomer, der kræver transfusion.
Hvis patienten vurderes at have behov for transfusion, er sygeplejersken ansvarlig for at få en læge til at ordinere blod. Sygeplejersken noterer i EPJ patientens symptomer og lægens ordination og på svararket noteres i noten med få ord dato og patientens oplysninger om tilstanden. Svararket videregives herefter til teamets opgaveliste mhp. elektronisk signering af de resterende blodprøver.
Trombocyttal <15 x 109/l:
Hvis trombocyttallet er 15 x 109/l, videregives svaret til ambulatoriesygeplejersken, som er ansvarlig for at få en læge til samme dag at tage stilling til evt. transfusion af trombocytter.
Svararket videresendes herefter til teamets opgaveliste mhp. elektronisk signering af de resterende blodprøver. Sygeplejersken noterer i noten med få ord, hvordan der er handlet.
2.3 Svar, der signeres af sekretærer
Prøvesvar, hvor det drejer sig om aflyste prøver fra Klinisk Biokemisk Afd., signeres af sekretærerne og sendes ikke videre til lægegruppen.
Prøvesvar på projektprøver, hvor det kun fremkommer, at prøven er taget, signeres også af sekretærgruppen.
Endvidere prøvesvar fra billeddiagnostisk, omkring at et billede er bestilt til ophængning på konference, signeres også af sekretærgruppen.
2.4 Alle svar
Lægerne er svarende til sygdomsgrupper opdelt i 2 teams. For hvert af ambulatorierne er det defineret, hvilket team ambulatoriet dækker. Alle prøvesvar som tilgår afdelingen elektronisk (inkl. svar hvor hæmoglobin og trombocyttal var lavt og som er set af sygeplejerske) fordeles dagligt af en sekretær til enten team 1 eller team 2.
Det er muligt at sortere prøvesvar for den enkelte kontaktlæge i teamets opgaveliste, og det er dermed muligt, at finde prøver til godkendelse for ”egne patienter”. Lægerne skal således tømme deres respektive del af teamets opgaveliste for prøvesvar på patienter, man er kontaktlæge for. Der skal som udgangspunkt signeres prøvesvar mindst 1-2 gange ugentligt – men gerne oftere! Det er dog acceptabelt, at der i visse tilfælde kan gå 1 uge fra svaret modtages i opgavelisten, til det er godkendt. De enkelte læger er ansvarlige for at signere egne prøvesvar forud for ferie, friuger eller fridage.
For læger, der har ferie eller har friuge, gælder, at lægen der passer det pågældende ambulatorium er ansvarlig for signering af prøvesvar den pågældende uge (eksempel: Hvis læge X har ferie, skal læge Y, der passer læge X’s ambulatorium den pågældende uge, signerer prøvesvar for læge X i denne uge).
Lægerne i de 2 teams hjælper desuden med signering af prøvesvar for de øvrige af teamets læger i ferier, på fridage eller ved sygdom. For uger, hvor et givet ambulatorium er lukket, og hvor kontaktlægen har ferie, anføres i arbejdsplanen, hvilken navngiven læge, der er ansvarlig for signering af prøvesvar den pågældende uge.
2.5 Hæmatologisk Modtagelse
Forløbskoordinator kontrollerer, om svaret foreligger på de patienter, som skal til FU og SFU. Som udgangspunkt signeres for prøvesvar, når patienterne ses til FU eller SFU. Svar fra Patologisk Institut samt scanningssvar bør dog ses inden for rimelig tid og i en del tilfælde før patienten giver fremmøde.
Hæmatologisk seniorlæge, evt. med hjælp fra juniorlægen, signerer hver dag for disse svar på patienter i ”hæmatologiske pakkeforløb”. Såfremt det er mere oplagt, at svaret ses af kontaktlægen, skal seniorlægen viderevisitere svaret til korrekte team/kontaktlæge.
Modtagesygeplejersken er ansvarlig for at følge op på blodprøver indtil patienten overflyttes til 7Vest.
2.6 Diagnostisk Center
Forløbskoordinator kontrollerer, om svaret foreligger på de patienter, som skal til FU og SFU. Som udgangspunkt signeres for prøvesvar, når patienterne ses til FU eller SFU. Svar fra Patologisk Institut samt scanningssvar bør dog ses inden for rimelig tid og i en del tilfælde før patienten giver fremmøde. Diagnostisk seniorlæge, evt. med hjælp fra juniorlægen, signerer hver dag for disse svar på patienter i ”diagnostisk pakkeforløb”. Såfremt det er mere oplagt, at svaret ses af kontaktlægen, skal seniorlægen viderevisitere svaret til korrekte team/kontaktlæge.
Modtagesygeplejersken er ansvarlig for at følge op på blodprøver indtil patienten overflyttes til 7Vest.
2.7 Tromboseambulatoriet
I langt de fleste tilfælde er prøver til tromboseambulatoriet ikke hastende og kan ses i forbindelse med, at tromboseambulatoriet er åbent. Det er derfor acceptabelt, at prøver til dette afsnit kun ses og signeres for, når tromboseambulatoriet er åbent. Såfremt det vurderes, at prøver, der tages, er hastende, skal patienten bookes i ambulatoriet til svar, når prøvesvaret forventes at foreligge.
Brevsvar /andre svar, som ikke modtages elektronisk
• Privatpraktiserende speciallæge (fx dermatolog)
• SSI
• Immunhæmatologisk Laboratorium, Aarhus
• Cytogenetisk Laboratorium, Aarhus
• Patologisk Institut, Odense
• Andre afdelinger
1 Modtagelse og fordeling af svar
Brevsvar modtages i Hæmatologisk Sekretariat. Kontaktsekretæren fordeler til kontaktlæge – hvis patienten er indlagt videregives svaret til 7V.
Sekretærerne på 3. sal tømmer dagligt fax (9766 3806) for svarark.
2 Godkendelse og dokumentation
For indlagte patienter lægger sengeafsnitssekretærerne hver morgen svararkene forrest i bilagsmappen til godkendelse. Sekretæren stempler arket med angivelse af dato og egne initialer.
Den stuegangsgående læge er ansvarlig for dagligt at godkende de brevsvar, der ligger forrest i bilagsmappen, med dato og initialer. Sengeafsnitssekretærerne er efterfølgende ansvarlige for at lægge brevsvarene ind i bilagsmappen på rette plads.
På udskrevne patienter, hvor bilagsmappen stadig befinder sig på 7V, lægges brevsvar og journal i bakke i teamrummet til signering ved de stuegangsgående læger. På udskrevne patienter, hvor bilagsmappen ikke befinder sig på 7V, videregives svararket til kontaktsekretæren, som er ansvarlig for at stemple med dato og egne initialer samt videregive svararket til kontaktlægen til godkendelse.
For ambulante patienter stempler kontaktsekretæren brevsvaret med dato og egne initialer og videregiver brevsvaret til kontaktlægen til godkendelse. Kontaktlægen signerer med dato og egne initialer – ved behov dikteres notat til journalen. Kontaktsekretæren er efterfølgende ansvarlig for at lægge brevsvaret ind i journalen på rette plads.
Ved fravær i sekretærgruppen er der en afløser, som varetager den pågældendes funktioner.
Ved længere tids fravær i lægegruppen (> 1 uge), er den enkelte læge ansvarlig for at oplyse om, at man er væk (ambulatoriebakken vendes på hovedet – seddel med oplysning om, hvornår man er tilbage). Sekretærerne fordeler vedkommendes blodprøvesvar til de andre læger i teamet.
