Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Prioritering – sekretærfravær i Klinik Kvinde-Barn

 

Beskrivelse

For sekretærer i både Hjørring og Frederikshavn gælder, at ved fravær til under mininum – dvs. i Frederikshavn kun én tilbage og Hjørring kun seks tilbage – skal evt. mødedeltagelse inddrages.

 

Afsnitsledende lægesekretær skal orienteres om situationen – ved hendes fravær skal orienteringen ske pr. mail fra det personale, der er tilbage til både afsnitsledende lægesekretær og HR-ansvarlig viceklinikchef. Dette med hensyn til en løsning på længere sigt, hvis det er af længere varighed.

 

Såfremt situationen ikke forventes bedret de følgende dage, kan personale, der har 0-dag (dvs. normal fridag) kontaktes og høre om de vil hjælpe med ekstraarbejde.

Frederikshavn:

Der er normalt 2 sekretærer på hvert afsnit (plan 4 og G3)

 

Ved fravær i bemandingen skal personalet fordele sig, så der er bemandet med en sekretær på hver etage, hvis der er personale til det.

 

Hvis der kun er én sekretær tilstede - skal der være bemandet et af stederne (hvor er afhængig af ugedag, OP-program osv – aftales på dagen med afsnitsledende sygeplejerske).
Der skal være information/telefonomstilling til den tilstedeværende sekretær.
Der må benyttes telefonsvarer for Gyn. amb. med besked om, at der af personalemæssige årsager i dag er telefontid i en time – med angivelse af ”åbningstid” for telefonkontakt.

Lægerne orienteres om, at kun hasteopgaver kan forventes skrevet samme dag. Tilstedeværende personale skal selv orientere samarbejdspartere.
Besked til lægerne om, at de skal skrive et resumé af MIRSK-diktat på kladde, så andet personale kan agere, indtil diktatet er afskrevet – måske først dagen efter/to dage efter.

 

Prioritér opgaver i nævnte rækkefølge.

  • • Indkaldelser

  • • Indlæggelser til/planlægning af næste dag

  • • Operationsbeskrivelser

  • • Post herunder henvisningshåndtering

 

Nedenstående skal håndteres indenfor et par dage

  • • Mikroskopisvar – i prioriteret rækkefølge (maligne og præmaligne) + afsluttende ambulante + evt. epikriser + brevsvar

  • • Ambulante jr., som skal videre til andet (amb. til visitation)

  • • Journaloptagelser – sorteret i forhold til indlæggelsestidspunkt

 

Nedenstående kan vente yderligere, men skal prioriteres ugentlig – om det stadig kan vente

  • • UD-notater

  • • Udeblevne

  • • Alm. ambulante notater

  • • Databaseregistrering

  • • Kvalitetslister

 

 

Hjørring:

Ved fravær skal der være mindst én sekretær tilstede i hvert ”team”: OBS, GYS, 105S (plads i sygeplejekontoret), sekretær i Børn og Unge ambulatoriet og i Børn og Unge sengeafsnittet.

 

De sekretærer, der har fravær af kollegaer i eget team, skal orientere kollegaer i de andre teams om situationen og indgå aftaler om opgaveafviklingen. Eks. få hjælp til at skrive fra MIRSK på distancen eller andet, som hjælper i situationen. Eller evt. fysisk flytte personale mellem teamene.

 

De resterende sekretærer hjælper hinanden på tværs af ”teams” ved akut brug for flere hænder.

 

Lægerne orienteres om, at kun hasteopgaver kan forventes skrevet samme dag. Tilstedeværende personale skal selv orientere samarbejdspartere.
Besked til lægerne om, at de skal skrive et resumé af MIRSK-diktatet på kladde, så andet personale kan agere, indtil diktatet er afskrevet – måske først dagen efter/to dage efter.

 

Ved massivt fravær – kan omstillingen orienteres og telefon kan stilles om til dem – efter aftale med besked om, at kun ”akutte” kan komme igennem til et givent telefonnummer.

 

Ambulatoriereceptioner:

Modtagelse af patienter kan delegeres til anden person – evt. kontormedhjælper eller lign.

Aftale med sygeplejerskerne (de tilstedeværende sekretærer indgår aftaler), at patienterne får tilsendt ny tid – sygeplejersker skriver uden på jr., at ny tid om xx-uger skal sendes.

 

Sekretærer i ambulatorier skal prioritere nedenstående opgaver:

  • • Håndtering af forvagtseddel og akut stue 3 (OBS)

  • • Stil alle telefoner sammen på én telefon

  • • Journaloptagelser, hvor pt. skal indlægges direkte

  • • Afsluttende ambulante notater

  • • Klargør journaler til næste dags program

  • • Henvisningshåndtering

  • • Postsortering

 

Sekretærer i sengeafsnit skal prioritér opgaver i nævnte rækkefølge.

  • • Indkaldelser

  • • Indlæggelser til/planlægning af næste dag

  • • Operationsbeskrivelser (105S)

  • • Epikriser

  • • Post herunder henvisningshåndtering

 

Nedenstående skal håndteres indenfor et par dage

  • • Mikroskopisvar – i prioriteret rækkefølge (maligne og præmaligne) + brevsvar

  • • Ambulante jr., som skal videre til andet (amb. til visitation)

  • • Journaloptagelser – sorteret i forhold til indlæggelsestidspunkt

 

Nedenstående kan vente yderligere, men skal prioriteres ugentlig – om det stadig kan vente

  • • UD-notater

  • • Udeblevne

  • • Alm. ambulante notater

  • • Databaseregistrering

  • • Kvalitetslister

 

Formål

At sikre, at sekretærer i klinikken får prioriteret vigtigste opgaver ved fravær af kollegaer. At sikre, at sekretærerne ved, hvem de skal informere og hvem de skal inddrage.