Medicinering - Anvendelse af Fælles Medicinkort

7. Ansvar og pligter – FMK

8.1 Oprettelse af FMK-medhjælpere i medicinmodulet - ansvar

12 Referencer

1. Indledning

FMK en integreret del af medicinmodulet i den elektroniske patientjournal. FMK giver et overblik over en patients aktuelle medicinering og indeholder information om:

• Aktuelle lægemiddelordinationer med tilhørende recepter og effektueringer, herunder eventuelle privatmarkerede lægemiddelordinationer.
• Recepter for de seneste to år
• Afsluttede lægemiddelordinationer for de seneste to år

2. Hvem har adgang til FMK?

Læger, tandlæger, jordemødre, sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter, farmaceuter og farmakonomer har adgang til FMK. Andre faggrupper kan få adgang til FMK, se afsnit 8 Delegering til medhjælpere på FMK.

Brugerne af Columna Medicin og FMK skal gennemgå e-læringskursus i Columna Medicin før der må arbejdes med systemet. Kurserne er målrettet de enkelte personalegrupper og indeholder løbende spørgsmål som skal besvares, før kurset kan fortsætte.

Det er til enhver tid den nærmeste leders ansvar at sikre, at den pågældende medarbejder har den korrekte uddannelse

En bruger må tilgå FMK på patienter som vedkommende har i aktuel behandling og hvor opslaget er relevant for den konkrete behandling. Det er dermed ikke tilladt at tage adgang til FMK i forbindelse med f.eks. kvalitetsarbejde eller it-support.

En borger kan tilgå sit eget FMK via www.fmk-online.dk og via www.sundhed.dk med NEM-ID. Her kan borgeren se medicinkortet samt hvilke personer, der har foretaget opslag.

3. Hvornår skal FMK anvendes?

FMK skal anvendes ved henvisning, indlæggelse og ved udskrivelse, herunder også overflytning uden for regionen, samt ved ambulante kontakter, hvor medicinering er involveret.

4. Hvilke ordinationer skal registreres på FMK?

Alle ordinationer, som er en del af patientens aktuelle medicinering, skal registreres på FMK ved afslutningen af en ambulant kontakt samt i forbindelse med udskrivelse fra sygehuset.

Det gælder dog ikke, hvis der er tale om en afsluttet behandling med et præparat (fx lokalbedøvelse og røntgenkontrast), uden langvarig effekt, og/eller ikke vil kunne forårsage interaktioner med andre præparater, som patienten er i behandling med.

Kosttilskud, som er ordineret af en læge, skal registreres på FMK. Kosttilskud, som ikke er ordineret af en læge, kan registreres på FMK.

Lægemidler, der er ordineret af en læge, men som patienten ikke tager, bør seponeres og begrundelsen anføres i journalen.

Præparater, som patienten tager, selv om lægen fraråder dette, skal ikke registreres på FMK, men de kan anføres i journal, epikrise og/eller ambulant notat.

5. Arbejdsgange i patientforløbet

5.1 Henvisning

Ved elektiv henvisning til andet hospital, ambulatorium, speciale eller til en anden læge, skal den henvisende læge sikre, at FMK er ajourført på henvisningsdagen.

5.2 Ved modtagelse af patient

Medicinanamnesen indhentes ud fra oplysninger på FMK, patienten selv, pårørende og andre kilder. Medicinhistorik på FMK ses på skærmbilledet Fælles Medicinkort, hvor ”Alle ordinationer” vælges i rullemenuen. Medicinanamnesen dokumenteres i journalen. Det er utilstrækkeligt at henvise til FMK, idet det på FMK kan være svært efterfølgende at få overblik over ordinationerne på et givet historisk tidspunkt. Se i øvrigt Medicinering – Lægemiddelordination.

På nogle afdelinger anvendes en automatisering (RPA/robot), et værktøj der kan hente tekst om ordinationer fra FMK og til feltet Medicinanamnese i NordEPJ. Efter teksten er indsat i feltet, kan der redigeres i teksten hvis det ønskes.

Ordinationshistorikken på FMK er særdeles vigtig for at bevare overblikket over patientens medicinering i andre sektorers lokale medicinsystemer. Derfor skal eksisterende ordinationer på FMK i videst muligt omfang stå urørt og ved behov for ændringer i en ordination skal denne redigeres, fremfor seponeres. Ordinationer som skal fortsætte under indlæggelsen overføres fra FMK til medicinmodulet.

I forbindelse med indlæggelsen er lægen forpligtiget til at undersøge, hvorvidt patienten modtager dosisdispenseret medicin. Dette ses som en ikon-visning på FMK. Hvis det er tilfældet, og hvis det vurderes, at indlæggelsen vil blive af længere varighed eller vil medføre varige ændringer i medicineringen, skal lægen seponere dosisdispenseringen. Se Medicinering – Håndtering af dosisdispenseret medicin i Region Nordjylland.

5.3 Under indlæggelse

Ordinationer oprettes og redigeres i medicinmodulet jf. Medicinering – Lægemiddelordination. Dokumentation for dispensering og administration føres ligeledes i medicinmodulet. Og derfor kan FMK ikke forventes at være ajourført under indlæggelse.

Hvis patientens FMK under indlæggelse bliver opdateret af en anden læge (f.eks. vagtlæge eller en læge fra et andet ambulatorium), vil det være synligt på medicinkortet ved ikon-visninger ud for ordinationen på FMK. Der tages stilling til de ændringer, der er sket på patientens FMK, og patientens medicinering i det lokale medicinmodul opdateres med disse ændringer.

Når patienten indlægges i PAS, sætter Columna Medicin automatisk indlæggelsesmarkering på FMK.

5.4 Ved udskrivelse

Lægen tager stilling til, hvilke lægemiddelordinationer patienten skal fortsætte med efter udskrivelsen og ajourfører FMK med ”Ajourfør FMK/Gem til Epikrise”

Feltet ”Givningsinstruks”, som kan udfyldes ved ordination i Columna Medicin, følger med til FMK, når en ordination overføres fra Columna Medicin. Feltet må kun bruges til at angive supplerende oplysninger om ordinationen. Det må ikke anvendes til at udtrykke noget, som ændrer den dosis, der er angivet i ordinationen. Feltet ”Ordinationsbemærkning” overføres ikke til FMK.

En oversigt over aktuel og planlagt medicinsk behandling skal indsættes i epikrisen. Det er ikke tilstrækkeligt at henvise til FMK, da FMK kun gemmer data i 2 år, og der er pligt jf. journalføringsloven til at gemme data i 10 år.

Funktionaliteten ”Ajourfør FMK/Gem til Epikrise” kopierer oplysninger fra FMK så lægesekretæren kan indsætte dem i epikrisen. Vær opmærksom på at den korrekte kontakt er valgt, når der klikkes på ”Ajourfør FMK/Gem til epikrise”. Dette skal ske senest ved udskrivelsen.

Med hensyn til eventuel genoptagelse af dosisdispenseret medicin se Medicinering – Håndtering af dosisdispenseret medicin i Region Nordjylland.

Patienten skal medgives en oversigt over aktuel og planlagt medicin. Medicinliste til patienten udskrives fra FMK og suppleres med yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt, for eksempel med nedtrapningsplaner. Patienten kan se sin medicinliste på www.fmk-online.dk via appen Medicinkortet og via www.sundhed.dk

Når patienten udskrives i PAS, fjerner Columna Medicin automatisk indlæggelsesmarkeringen på FMK.

Se også: 5.7 Særlige opmærksomhedspunkter ved udskrivelse eller efter ambulant besøg.

5.5 Overflytning af patient

5.5.1 Overflytning mellem to afsnit indenfor Region Nordjylland

FMK skal ikke opdateres ved overflytning til andet afsnit internt i regionen. Der skal dog foretages godkendelse af medicin i medicinmodulet eller andet enstrenget medicinhåndteringssystem. Ved overflytning opdaterer Columna Medicin automatisk FMK med oplysninger om indlæggelse i det nye afsnit.

5.5.2 Overflytning til et andet sygehus udenfor regionen

FMK opdateres, og ajourføres. I særlige tilfælde kan det være nødvendigt at overflytte patienten uden ajourført FMK. I disse tilfælde vedlægges en aktuel medicinliste fra medicinmodulet. FMK vil være markeret som ”Ikke-ajourført”.

5.5.3 Overflytning fra et andet sygehus udenfor regionen

Proceduren er som ved indlæggelse.

5.6 Ambulant behandling

Ved ambulante kontakter (inkluderer skadestuer og sammedagskirurgi) anvendes medicinmodulet og FMK ved:

1. Vurdering af patientens medicinske behandling
2. Oprettelse af nye ordinationer
3. Ændringer i eksisterende ordinationer
4. Effektuering:
5. Giv og udlever medicin
6. Udstedelse af recept

På skærmbilledet med Fælles Medicinkort kan der i samme arbejdsgang oprettes ordinationer på FMK og i medicinmodulet, hvilket letter den ambulante arbejdsgang med patientens medicin.

Efter hvert ambulatoriebesøg sender sygehuset meddelelse til egen læge umiddelbart, så den nødvendige opfølgende behandling kan iværksættes. Som minimum skal ændringen af medicineringen fremgå både af ambulatorienotatet og af FMK, eventuelt tillige med en kopi af medicinlisten fra FMK, som om nødvendigt er suppleret med yderligere oplysninger

Ved ambulante kontakter, hvor der indgår enkeltstående behandling med lægemidler og behandling ikke fortsætter efter kontaktens ophør eller ikke anses som væsentlig information for efterfølgende klinikere (fx. lokalanalgetika eller kontrastmidler), er det tilstrækkeligt at dokumentere disse lægemiddelordinationer i medicinmodulet jf. Medicinering – Lægemiddelordination.

Er det ambulante besøg en forberedelse til sammedagskirurgi, optages og dokumenteres medicinanamnese i patientens journal.

Lægen tager stilling til, hvilke lægemiddelordinationer patienten skal fortsætte med efter det ambulante besøg og ajourfører FMK med enten ”Ajourfør FMK” eller ”Ajourfør FMK/Gem til Epikrise”

5.7 Særlige opmærksomhedspunkter ved udskrivelse eller ambulant besøg

• Synonymsubstitution sker automatisk, hvis præparaterne står overfor hinanden. Analogsubstitution kræver særlig opmærksomhed.
• Lægemiddelordinationer, som ikke længere er aktuelle, seponeres. Hvis der findes åbne recepter tilhørende en seponeret lægemiddelordination, skal disse recepter annulleres.

• AK-behandling angives som eksakt ugedosering (alternerende over 7 døgn). Se PRI dokumentet Medicinering - Håndtering af Marevan i medicinmodulet og FMK.
• Ordination af infusioner skal fremgå af FMK, hvis infusionerne skal fortsætte efter afslutningen på indlæggelsen eller den ambulante kontakt.
• I nogle situationer kan FMK ikke modtage doseringsanvisning fra medicinmodulet og doseringen bliver i stedet til ”Efter skriftlig anvisning” på FMK. Det gælder f.eks. ved op- og nedtrapninger samt flere doseringsperioder. Når ”Dosering efter skriftlig anvisning” angives på ordinationen eller på recepten skal doseringen kommunikeres på anden vis, f.eks. via korrespondancenotat eller epikrise og der skal udleveres en skriftlig anvisning til patienten.
• Parenteral ernæring, som gives ambulant, bør registreres på FMk.
• Ved udskrivelse og ved ambulante besøg hvor der sker ændringer i medicineringen skal FMK ajourføres. Kommunen kan kun varetage medicineringen ud fra et ajourført FMK.

Se i øvrigt afsnittet om recepter

6. Recepter

Recepter skal udstedes elektronisk fra FMK, fraset tilladelsespræparater, hvor receptudstedelse skal forgå på papir eller ved ind telefonering til et apotek (se Receptbekendtgørelsen ). Der kan oprettes recepter på lægemidler, som er registrerede hos Sundhedsstyrelsen, recept på magistrelle lægemidler oprettes på FMK Online.

Recepter til patienter uden dansk cpr-nummer kan oprettes elektronisk på FMK Online.

Hvis der oprettes en recept på en ordination med seponeringsdato, kan receptens slutdato højst være 30 dage efter seponeringsdato. Recepter på lægemiddelordinationer uden seponeringsdato er som udgangspunkt gyldige i 2 år efter udstedelse. Startdato og slutdato på recepten kan redigeres, hvis det er relevant.

Ved ændring i en lægemiddelordination med tilhørende recept på FMK, skal lægen i en pop up menu tage stilling til om recepten fortsat er relevant. Da det ikke er muligt at ændre i en eksisterende recept, kan det være relevant at annullere den oprindelige recept og udstede en ny. Apoteket udleverer medicin efter recepten og har kun ved særlig anmodning og samtykke adgang til at se ordinationer, (med mindre ordinationen dosisdispenseres).

Ved seponering af en ordination, skal lægen tilsvarende i en pop up menu tage stilling til om recepten skal annulleres. Lægen, der udskriver recepten, skal sikre sig, at patienter, der har behov for afhentning på et bestemt apoteksudsalg eller udbringning, får udstedt recepten til et specifikt apotek med angivelse om afhentning i apoteksudsalg eller udbringning pr. bud.

Papirrecepter og telefonrecepter kan først ses på FMK, når disse er indløst på apoteket, hvorefter de vil stå som løse recepter på FMK. Anvendelsen af disse recepttyper bør derfor i videst muligt omfang begrænses; se også Receptbekendtgørelsen.

Hvis en læge kontaktes af apoteket, fordi et ordineret lægemiddel ikke kan udleveres, f.eks. hvis lægemidlet ikke kan fremskaffes, eller hvis der er fejl i recepten og dermed sandsynligvis også i den tilgrundliggende lægemiddelordination, skal korrektioner altid foretages ved, at lægen tilretter lægemiddelordinationen på FMK og annullerer recepten og udsteder en ny recept

7. Ansvar og pligter – FMK

Lægen har pligt til at dokumentere alle lægemiddelordinationer som led i aktuel behandling af patienten på FMK i forbindelse med udskrivelse og ambulante besøg. I forbindelse med udskrivelsen og efter ambulant besøg har lægen pligt til at sikre, at FMK er ajourført.

I ambulatorier har lægen fuldt ansvar for egne ordinationer inkl. ordinationer, som lægen ændrer eller skriver recept på. For patientens øvrige ordinationer har lægen alene ansvar for interaktioner med egne ordinationer og for at sikre, at eventuelle åbenlyse fejl rettes.

Under indlæggelse har modtagende læge på hospitalet og de efterfølgende behandlende læger fuldt ansvar for alle patientens lægemiddelordinationer.

Ved arbejdet med FMK har lægen ansvar for at opdage åbenlyse fejl. Lægen har pligt til at sikre, at åbenlyse fejl rettes. Hvad der vil blive betragtet som en åbenlys fejl er individuelt og vil bero på en konkret vurdering ifølge Sundhedsstyrelsen. Hvis den pågældende læge ikke selv har kompetence til at tage stilling, skal vedkommende kontakte en, der har disse kompetencer, typisk en overordnet til den ordinerende læge. Ansvaret er uafhængigt af fag eller speciale og uafhængigt af, om man blot kigger eller man ændrer i patientens medicinering.

Der henvises til Sundhedsstyrelsens Medicineringsvejledning og Journalføringsbekendtgørelsen

7.1 Ajourføring

Der skal foretages ajourføring af FMK ved udskrivelse eller efter et ambulant besøg, hvis der er ændring i medicineringen eller medicinkortet aldrig tidligere har været ajourført.

Hvis hjemmesygeplejen skal administrere medicin mens en patient er på orlov, skal FMK ajourføres. Ellers må hjemmesygeplejen ikke administrere patientens medicin. For øvrige patienter kan FMK ajourføres ved orlov.

Ajourføring er lægens bekræftelse af, at de aktuelle lægemiddelordinationer på FMK afspejler den aktuelle medicinering på ajourføringstidspunktet og af, at der ikke er åbenlyse fejl på FMK på ajourføringstidspunktet.

Ved ajourføring er sundhedspersonens navn, institution samt dato synlig på FMK.

Når et medicinkort ajourføres, adviseres andre behandlere der har patienten i behandling om, at der er sket ajourføring på FMK og medicinkortet findes i en opdateret udgave. Hvis en patient udskrives fra hospitalet uden ajourføring, vil der på patientens medicinkort på FMK stå at kortet er ikke ajourført.

Region Nordjylland monitorerer ajourføringsprocenterne og hospitalerne følger på de løbende tal. Se også PRI dokumentet om monitorering af FMK (FMK monitoreringsmodel).

Læs om delegering af ajourføring: Medicinering - Delegering i forbindelse med medicinering

8. Delegering til medhjælpere på FMK

På FMK er det muligt for ledende overlæger, specialeansvarlige overlæger og afsnitsledende sygeplejersker at oprette medhjælpere. Medhjælperen kan på vegne af lægen eller sygeplejersken udføre delegerede opgaver på FMK.

Ledende overlæger eller specialeansvarlige overlæger må delegere opgaver på FMK til sygeplejersker, radiografer, farmaceuter, farmakonomer, medicinstuderende, sekretærer socialrådgivere, jordemødre og psykologer. Afsnitsledende sygeplejersker må delegere opgaver til sygeplejestuderende. Se også dokumentet Medicinering - Hvem kan hvad

Ansvar og rammer er nærmere beskrevet i retningslinjen: Medicinering - Delegering i forbindelse med medicineringsprocesser

8.1 Oprettelse af FMK-medhjælpere i Medicinmodulet – Ansvar

Lægemiddelkomiteen har besluttet, at ansvaret for korrekt anvendelse, administration og dokumentation af lægens medhjælpere ligger hos de ledende overlæger og de specialeansvarlige overlæger og ansvaret for korrekt anvendelse, administration og dokumentation af sygeplejerskens medhjælpere ligger hos de afsnitsledende sygeplejersker.

Den ledende overlæge, specialeansvarlige overlæge og den afsnitsansvarlige sygeplejerske skal selv oprette og slette sine FMK-medhjælpere i Columna Medicin.

Når en medhjælper forlader et afsnit, men samtidig bevarer adgangen til Medicinmodulet, vil medhjælperen kunne arbejde på vegne af ledende overlæger, specialeansvarlige overlæger eller afsnitsledende sygeplejersker fra det afsnit medhjælperen forlader, selvom medhjælperen nu er ansat i et andet speciale.

Det påhviler derfor den der har oprettet medhjælpere på FMK, regelmæssigt at orientere sig i listen over medhjælpere og slette de, der ikke længere er ansat i afsnittet. Det er muligt ved oprettelsen af en medhjælp at angive en udløbsdato. Ved oprettelse af sygeplejestuderende som sygeplejerskens medhjælp skal der altid angives en udløbsdato

Der påhviler naturligvis også medhjælperen et ansvar, idet medhjælperen kun må arbejde på vegne af en læge, som er ledende overlæge eller specialeansvarlig overlæge på det afsnit, som medhjælperen aktuelt er ansat i.

Ansvar og rammer er nærmere beskrevet i retningslinjen: Medicinering - Delegering i forbindelse med medicineringsprocesser.

9. Definition af begreber

Se Medicinering – Definition af begreber

10. Formål

At sikre korrekt anvendelse af Fælles Medicinkort, (FMK), på hospitaler i Region Nordjylland med henblik på at opnå sammenhæng, kontinuitet og sikkerhed ved medicinsk behandling på tværs af kontakter og sektorer.