Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Send meddelelse, Send Sikkert i Outlook

Fase

Forklaring

Tast/navigation

 

Inden du anvender Send Sikkert i Outlook første gang, skal du vælge dine standardindstillinger.

Se huskesedlen ’Standardindstillinger, Send Sikkert i Outlook’

Skriv meddelelse

Skriv en mail på vanlig vis, ved at klikke på ’Ny mail’

Billede 1

 

Udfyld emnefelt.

Emnefelt må ikke indeholde personhenførbare eller fortrolige oplysninger da emnefeltet ikke krypteres

Billede 4

 

Skriv selve meddelelsen ligesom hvis det var en almindelig mail.

Husk at indsætte mailsignatur, så modtageren ved hvem afsenderen er.

Husk at henvise til eventuelle vedhæftede filer.

 

Vedhæft evt. filer, der skal sendes med. Sørg for at de har et filnavn der også giver mening for modtageren.

Vedhæftede filer bør være i PDF-format.

OBS!

Evt. Links i vedhæftede filer skal være ægte links, da de ellers ikke er aktive i e-Boks.

 

Vælg Send Sikkert funktionen

Klik på ’send sikkert’

Billede 2

Angiv modtageroplysninger

Indtast modtageroplysninger i ’Til’-feltet

- Send til borger: indtast borgerens CPR-nummer

- Send til virksomhed: indtast virksomhedens CVR-nummer, alternativt en mail-adresse

- Send til anden myndighed, fx en kommune: indtast mailadresse, alternativt CVR-nummer

 

 

Billede 9

 

Indtast evt. attention information, hvis du sender til et CVR nummer.

Sender du til en større virksomhed er det hensigtsmæssigt at angive attention information, så virksomheden ved hvortil posten skal videresendes.

Billede 5

Kontrol af om der kan sendes sikkert

Forlad ’Til’-feltet ved at klikke på tabulator eller klik på ’Tjek’.

Herved kontrolleres det, om der kan sendes sikkert til den indtastede modtager.

Billede 7

 

’Til’-feltet skifter farve.

- Bliver feltet grønt, er det muligt at sende sikkert til modtageren.

- Der sendes altid sikkert til interne mailadresser, der ender på @rn.dk (feltet bliver blåt)

- Bliver feltet rødt, er det ikke muligt at sende sikkert til modtageren, og du skal sende til modtageren på anden vis.

- Bliver feltet gult, er der sket en fejl i kontrollen: klik på ’Tjek’ igen

C:\Users\gw0j\AppData\Local\Temp\SNAGHTML11fdfd.PNG

Juster eventuelt afsender information

Er der behov for at justere afsender information for denne meddelelse, klik på ’Fra’.

Vælg de korrekte afsender indstillinger for den aktuelle meddelelse på samme måde som da du indstillede dine standardindstillinger

Se evt huskesedlen ’Standardindstillinger, Send Sikkert i Outlook

 

 

Billede 11

Send meddelelsen sikkert

Bliver ’Til’-feltet grønt eller blåt, kan du sende meddelelsen ved at klikke på ’Send sikkert’

Billede 12

Kontrollér at der modtages kvittering fra e-Boks

Der modtages en kvittering fra e-Boks pr. CPR/CVR modtager på at meddelelsen er leveret.

Evt. fejlkvittering sendes til IT support så det sikres at beskeden er leveret

Der modtages ikke kvittering, når der sendes til mailadresse.

 

  • Husk at journalisere den afsendte mail i det relevante fagsystem

  • Husk at beskeder sendt til et CPR nummer skal slettes helt fra Outlook inden 30 dage! Det gælder også kvitteringer for de sendte meddelelser.

 

OBS! Hvis du kommer til at sende personfølsomme oplysninger til et forkert CPR-nummer skal det indberettes som et brud på informationssikkerheden. Se vejledning her