Instruks for håndtering af uskrevne notater
Formål
At give overblik over hvilke journalnotater der skal skrives først, samt undgå journaler bliver væk.
Faggrupper for hvem instruksen er relevant for
Overlæger, yngre læger, sekretærer og genetiske sygeplejersker.
Generelt
For læger:
Akut:
Markeres som diktattype NOTAT prioritet AKUT i MIRSK.
Jr. lægges øverst på den høje reol i sekretærkontor og skrives som førsteprioritet.
AKUT bruges kun undtagelsesvist efter lægeligt skøn, i det tilfælde hvor det er afgørende at patient eller samarbejdspartnere får besked akut som f.eks. en gravid-sag.
Akut korrespondance og notater forventes skrevet samme dag.
Hastekorrespondance (epikrise, breve, henvisninger mv.):
Markeres som diktattype HASTEKORRESPONDANCE, prioritet NORMAL i MIRSK.
Jr. Lægges på ”hastekorrespondance-hylder”.
Lille rød lap med teksten ”haste” sættes i den lille lomme på forsiden af journalen.
Hastekorrespondance og tilhørende notat skrives indenfor 3 hverdage.
Notat:
Markeres med diktattype NOTAT, prioritet NORMAL i MIRSK.
Jr. lægges på ”notathylder”.
Lille gul lap med teksten ”notat” sættes den lille lomme på forsiden af journalen.
Notatet skrives når arbejdet tillader det, og senest når der er nyt i sagen (fx modtagelse af svar på genetiske analyser).
Tværfaglige konferencer:
Markeres med diktattype TVÆRFAGLIG KONFERENCE, prioritet NORMAL i MIRSK
Jr. lægges på ”tværfaglig hylde”.
Notater fra tværfaglige konferencer prioriteres som alm. notater og skrives når arbejdet tillader det.
Jr. til indkaldelse:
Journaler til indkaldelse i ambulatoriet lægges på hylde mrk. ”Jr. til indkaldelse” på sekretærkontoret. Er der tilhørende notat, påsættes gul lap med teksten ”notat” eller rød lap med teksten ”haste” i den lille lomme på forsiden af journalen.
Indkaldelse af patienter foretages indenfor ca. 5 hverdage. Hvis en patient skal kaldes ind indenfor en kort tidsramme (1-2 uger) skal journalen lægges på den høje reol i sekretariatet og vil blive opprioriteret.
Jr. med rekvireringer (i rødt chartek) lægges på hylde mrk. ”Rekvirering” på sekretærkontoret. Er der tilhørende notat, indsættes gul lap med teksten ”notat” eller rød lap med teksten ”haste” i den lille lomme på forsiden af journalen. Rekvirering af materiale forventes foretaget hurtigst muligt. Ved behov for hurtigere rekvirering lægges journalen på den høje reol i sekretærkontororet og vil blive opprioriteret.
For journaler hørende til arkiv på 3., 4. sal og kælderen:
• Journaler til arkivet på 4. sal (fam.nr. 1000-13 -1820-16) på hylde i sekretariatet mrk. ”journaler til arkiv”.
• Journaler til arkivet i kælderen (fam.nr. 0001-09 - 0999-13) lægges på hylde i sekretariatet mrk. ”journaler til arkiv”.
I øvrigt for journaler uden diktat:
• Journaler UDEN notat lægges på hylde i sekretariat mrk. ”Journal til arkiv
• Journaler, der afventer prøvesvar eller andet materiale, opbevares i arkiv.
