Formål

At sikre korrekt visitering og booking af patienter henvist til Klinisk Genetisk Afdeling.

Faggrupper for hvem instruks er relevant

Sekretærer, genetiske vejledere (GV) og visiterende læger.

Før visitering

Sekretæren modtager henvisning i NordEPJ.

Før henvisningen bliver håndteret står den i henvisningsoversigten som ”modtaget”. Sekretæren sørger for korrekt sygdomsforløb, forløbsspor og sætter en startmarkør på (AFV01A1) samt tager stilling til ekspertområde: om der er tale om ”onko genetik”, ”almen genetik” eller ”prænatal genetik”, hvorefter en standardfrase indsættes i bemærkningsfeltet. Der vælges mellem standardfraserne ”A1 – Almen henvisning” og ”A2 – Onko henvisning. Standardfrasen indeholder ”Kendt i LDB/PASS, arbejdsdiagnose, onko-tid/almen-tid, fremmøde fritvalg eller fremmøde obligatorisk”. Sekretæren slår patienten op i hhv. Langtved og PASS for at se om patienten er kendt enten i vores regi, ved anden genetisk afdeling eller slet ikke er kendt. Der kan søges på både cpr.nr, fødselsdato og navn. Hvis henvisningen indikerer at en nær slægtning (1. gradsslægtning) er afficeret eller muligvis kendt ved en genetisk afdeling, søges der også efter denne person på samme vis. Hvis patienten tilhører en kendt familie anføres fam.nr. samt hvilken læge der sidst har set patienten eller en slægtning.

Herefter trykkes ”Klar til visitation” og henvisningen gemmes. Henvisningen vil nu være synlig for visiterende læge og status vil nu være ændret fra ”modtaget” til ”uvisiteret”. Hvis patienten er kendt ved en anden genetisk afdeling, rekvireres materiale efter visitation.

Ved prænatale sager og andre sager hvor det haster, orienteres visitator via mail eller telefon om at henvisningen er kommet og er klar til visitering.

Visitering

Lægen visiterer med den mest oplagte arbejdsdiagnose (fritekst) og ICD10 kode (se bilag) og der påføres hvilken læge/genetisk vejleder der skal se patienten samt hvilken type af tid, evt. hvornår. Endvidere noteres i visitationsnotatet om der er behov for eksempelvis at rekvirere materiale eller andet. Hvis der til sidst klikkes ”OK” gemmes henvisningen blot. Hvis der klikkes ”visiter” så bliver henvisningen visiteret og efterfølgende booket af en sekretær.

Hvis henvisning skal afvises

Afvis en henvisning

Hvis der er indkommet en henvisning, som vi ønsker at afvise, skal dette gøres fra oversigten ’Henvisninger’ i patientkontekst.

1. Højreklik på henvisningen og vælg ’Afslut henvisning’.

2. Som afslutningsmåde vælges ’Afvist’. Sygehusafdelingen er ikke obligatorisk at udfylde. Desuden er der mulighed for at skrive en bemærkning. Klik ’OK’.

3. Dialogboksen ’Vælg kontakt eller forløbsansvar’ fremkommer og der er mulighed for 1) at tilknytte en kontakt eller forløbsansvar, hvis der er et eksisterende og det er relevant, eller 2) at klikke ’Annuller’, hvorved dialogboksen lukker og henvisningen er afvist uden at være tilknytte et forløbsansvar.

I eksemplet annulleres dialogboksen og henvisningen afvises uden at være tilknyttet et forløbsansvar.

Vær opmærksom på at hvis en henvisning afvises, kan der sendes en korrespondance til henvisende instans med besked om afvisningen på vanligvis under korrespondancer.

Videresend en henvisning

Denne funktion bruges aktuelt ikke.

Hvis henvisning skal omvisiteres

Såfremt visitator vurderer at henvisningen skal omvisiteres til en anden afdeling anføres dette i bemærkningsfeltet (Rp.omvisitering til XX-afdeling), hvorefter der vælges ”visiteret”. Herefter omvisiterer sekretæren henvisningen.

Efter visitering

Sekretæren færdiggør henvisningen med påførsel af forløbsansvarlig læge og evt. genetisk vejleder og booker patienten, hvorefter henvisningen automatisk fjernes fra oversigten. Sekretæren rekvirerer relevant materiale og orienterer relevant læge og evt. genetisk vejleder ved prænatale sager og sager der er booket med kort varsel.

Generelt

Der visiteres dagligt. I ferieperioder er et minimum 2 gange om ugen og da altid efter nærmere aftale med visitationsteam, sekretariat og ledende overlæge. Prænatale sager visiteres altid dagligt.

Visiterende læge tager stilling til om henvisningen er relevant i henhold til vores henvisningskriterier (https://www.sundhed.dk/sundhedsfaglig/information-til-praksis/nordjylland/almen-praksis/patientforloeb/forloebsbeskrivelser/) og tekstens ordlyd. Ved tvivl konfereres der med relevant overlæge. Ved behov dikterer visitator brev til henviser.

Sagen kan visiteres til specifik læge/onkotrack/lægegruppe (fx skrives 60 Almen tid hos XX, 60 Almen tid hos H-læge eller 60 Almen tid hos YL).

Patienter, der indgår i en tidligere udredt familie, visiteres som hovedregel 1) til den læge eller 2) til den sygeplejerske, der tidligere har rådgivet/udredt familien. Dette må dog ikke medføre uhensigtsmæssig længere ventetid end ved tid ved anden læge.

Visitator holder sig ajour med Bookplan, således at der sikres en jævn fordeling af sager til henholdsvis udredning hos sygeplejerske og YL.

Ved tildeling af sag tager visitator højde for evt. fokusområde hos de enkelte uddannelseslæger, sværhedsgrad i forhold til anciennitet/ faglige niveau og ventetid hos pågældende læge/onkotrack.

Sagen noteres på afdelingens visiteringsskema for almen sager (K:\AUH-KLINGEN-FAELLES\Personale\Læger\Speciallæger\Visitering\Visitering Jan 2021) og onko sager (K:\AUH-KLINGEN-FAELLES\Personale\Læger\Speciallæger\Visitering\Onko visitering Jan 2022)

(Fokuspunkter for den enkelte YL kan anføres i ”visiteringsskemaet” på opfordring fra YL’s vejleder.)

Særligt for prænatale sager: Sekretæren er ansvarlig for at sikre, at visiterende læge er bekendt med, at der er kommet en prænatal sag. Visitator visiterer samme dag til den læge, der har prænatal vagt den pågældende måned og sekretæren orienterer lægen der skal se patienten (Instruks for håndtering af akutte prænatale patienter).

Tildeling af tider

Overblik over ledige tider ses i Bookplan.

A-tid: Alle almensager.

O-tid: Alle onkosager. Se mulige underkategorier nedenfor.

O-tid AKUT:

Følgende pt. skal henvises til onko AKUT i onkotrack:

• • Pt.’er med c.ovarii, c. tubae eller c. peritoneii.

• • Pt’ er med c. mamma, hvor udredning skønnes at få betydning for behandlingsvalg

• • Hvis det på anden måde fremgår af henvisning eller det efter visitators vurdering, at der kan være behandlingsmæssig konsekvens.

Der bookes tid indenfor max 21 dage ved udredning af pt. med ovariecancer. Er tiderne ikke booket 3 dage før, så kan den bruges til akut svarsamtale efter positivt svar på prædiktiv gentest eller pt. fra kendt familie.

O-tid NY: Nyudredninger, der ikke haster.

For sjældne cancersyndromer vurderes hver gang om sagen kan køre i onkotrack (ex BHD, BAP1, polyposer) eller om pt. skal bookes på en 60 min tid. Hvis der ikke findes en brugbar 60 min O-tid ved relevant læge kan patienten bookes på en 60 almen tid (f.eks. Gorlin, MEN).

O-tid KENDT: Patienter fra familier, der allerede er udredt.

For almentider og syndromiske onkotider føres der log over hvilke uddannelseslæger, de tildeles til. Der tilstræbes en differentieret tildeling afhængig af uddannelseslægens fokusområde og faglige niveau. K:\AUH-KLINGEN-FAELLES\Personale\Læger\Speciallæger\Visitering

Standardarbejdsdiagnoser for hyppigste onkohenvisninger

CRC hered., obs pro (CRC ny-udredning)

HBC, obs pro (HBC nyudredning, kun oplyst mammacancer)

HBOC, obs pro (HBC nyudredning, + oplyst underlivskræft)

HOC, obs pro (ovarie nyudredning)

C. hered., obs pro (blandet cancer, nyudredning)

Hereditær c. renis, obs pro

Hereditær c. pancreas, obs pro

Hereditær malignt melanom, obs pro

Overblik over onkotracktider i Bookplan

*Bruges som hovedregel ikke ved pt.’er med lang transporttid.

** Bruges primært til svar/familier hvor der ikke skal tages blodprøve.

Forkortelser, der kan benyttes ved visitationen

GV: Genetisk vejleder.

YL: Yngre læge

I-læge: Hvilken som helst læge i introduktionsstilling

H-læge: Hvilken som helst læge i hoveduddannelsesstilling

Herudover benyttes den enkelte medarbejders initialer.

Tovholder for denne instruks

Ambulatorieansvarlig læge.