Instruks for håndtering af prøvesvar på KGA Aalborg UH

Formål

At sikre rettidigt prøvesvar til patienter i udredningsforløb på Klinisk Genetisk Afdeling, Aalborg Universitetshospital.

Faggrupper for hvem instruksen er relevant

Læger, genetiske sygeplejersker og sekretærer på Klinisk Genetisk Afdeling

Prøvesvar

Prøvesvar omfatter svar på analyser og undersøgelser, som er bestilt af KGA Aalborg for patienter i et genetisk udredningsforløb. Prøvesvar kan være skriftlige eller elektroniske.

Rekvirering af analyse

Den patientansvarlige læge beslutter i samråd med patienten at analyse skal foretages. Dette enten ved ambulant eller telefonisk kontakt. Ved rekvirering af analysen lægges samtidigt en plan for svarafgivelse. Se nedenfor vedr. svarafgivelse til patienten.

For praktisk håndtering ved blodprøverekvisition se instruks ”Rekvisition af og prøvetagning til paraklinisk undersøgelse”.

Når prøvesvar modtages i KGA Aalborg

I sekretariatet:

Svar på analysesvar modtages med intern og ekstern post, fax eller pr. mail i afdelingens fællespostkasse.

Sekretær stempler og daterer indkomne prøvesvar og skriver familienummer på, hvis det ikke allerede fremgår. Prøvesvarene lægges i journalen, som derefter lægges i den patientansvarlige læges indbakke i printerum.

Hos lægen:

Svar går i udgangspunkt tilbage til den patientansvarlige læge. Når den patientansvarlige læge modtager prøvesvaret, signerer lægen med initialer og dato. Hermed signalerer lægen, at vedkommende har set prøvesvaret og ansvaret for rettidig afgivelse ligger nu hos lægen.

Ved ferie/fravær lægges svarene til vagthavende læge, som signerer prøvesvaret og hermed tager stilling til om prøvesvaret kan afvente til den patientansvarlige læge er tilbage. Hvis ikke svarer vagtlægen prøvesvaret ud efter den plan som er lagt i journalen.

Ved akutte svar (fx prænatale svar) forventes det, at den rekvirerende læge har overdraget sagen til en kollega, såfremt man selv er fraværende i perioden, hvor svaret forventes modtaget. Det skal tydeligt fremgå i journalen hvem der er overdraget til, og hvad den videre plan er. Når prøvesvar modtages, lægges det til denne læge.

Ved længerevarende sygefravær, orlov el. lignende, lægges plan mellem læge og afdelingsledelsen for håndtering af denne læges sager.

Svarafgivelse til patienten

Det tilstræbes, at alle patienter, der får taget blodprøve mhp. molekylær eller cytogenetisk analyse, kender til en, på forhånd aftalt plan, for modtagelse af svar på analysen og en tidshorisont for dette. Svar kan gives ved ambulant fremmøde, telefonisk eller pr. brev. Planen skal fremgå tydeligt af journalen. Det er et lægeligt ansvar at sikre at svaret afgives rettidigt.

Vejledende turn-around tid (TAT) på analyser:

Prædiktiv gentest: 4-6 uger

Mutationsscreening: 3 måneder

Exomsekventering: 6 måneder

Mere præcis TAT kan fås ved det anvendte laboratorie.

Svar ved ambulant fremmøde

Hvis svaret med sikkerhed skal gives ved ambulant fremmøde, bookes svartiden på blodprøve-tidspunktet. Er der usikkerhed om TAT, bookes tiden så snart denne er kendt.

Der vil være sager som har et ”åbent forløb” (undersøgelser på væv, gentagne analyser mv.). Her bør det tydeligt fremgå af journalen, hvilken plan der er aftalt med patienten, og hvem i afdelingen, der er ansvarlig for opfølgning.

Ved brevsvar

Der findes standardbreve for visse sygdomme. Se afdelingens fællesdrev (K:\AUH-KLINGEN-FAELLES\Genetik\Standardtekst, onko brevsvar).

Er der aftalt brevsvar med efterfølgende indkaldelse i ambulatoriet ved positivt mutationsfund, tilstræbes det at patienten indkaldes indenfor 14 dage til opfølgende samtale.

Opfølgning på åbne sager, herunder sager hvor der ventes svar på analyse

Alle åbne sager, hvor der ikke er booket tid til ambulant besøg, sættes på opfølgningslister enten i sekretariat (pt’er set udenfor onkotrack) eller hos sygeplejersker (pt’er set i onkotrack).

Sager der sættes på opfølgningsliste:

• • Sager hvor der er rekvireret materiale, slægtsopl. mv

• • Blodprøver (åbne forløb eller ved brevsvar)

Sagen sættes på liste fremdateret 3 mdr., hvis ikke andet er angivet af lægen.

Listerne gennemgås en gang månedligt og sagen findes frem til lægen, hvis materiale eller analysesvar ikke er modtaget. Uddannelseslæger kan have egne patientopfølgningslister. Disse bruges primært mhp. at sikre dokumentation af sager i forhold til egen kompetenceliste samt at sikre fremdrift, så flest mulige sager afsluttes i uddannelsesblokkene.

Når prøvesvar modtages til sager med åbne forløb, tilstræbes det, at svaret gives indenfor 14 dage.

Tovholder for denne instruks

Malene Lundsgaard.