Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Administrationsgrundlag for opslag i patientdata

Administrationsgrundlag for opslag i patientdata

Beskrivelse

Sundhedsloven er, med ikrafttrædelse den 1. juni 2017, blevet ændret med nye retningslinjer for anvendelsen af patientdata.

 

Ændringerne medfører at nogle nye retningslinjer og dokumentationskrav der skal imødekommes, når patientdata anvendes til andet end behandlingsformål.

 

Der er fortsat spørgsmål som er under afklaring, men indtil videre skal det administrationsgrundlag der beskrives nedenfor følges:

Hvilke oplysninger er omfattet:

De nye regler i Sundhedsloven omfatter som udgangspunkt alle elektroniske oplysninger om en patients helbredsforhold og øvrige private forhold, i alle systemer der indeholder patientoplysninger. Foruden EPJ (Clinical Suite) er det også systemer som bl.a. PAS og Webpas, Labka, EasyViz og PACS og andre kliniske systemer med patientdata.

Undtaget er Koncern-Info, Kliniske Kvalitetsdatabaser, HAIBA (Hospitalserhvervede infektioner), Dansk Patientsikkerheds Database o.lign.

 

Hvilke opgavetyper er omfattet: Se yderligere eksempler fra forarbejdet til lovændringen i vedhæftede Tværregionale juridisk notat.

Opgavetype

Eksempler

Kvalitetsarbejde

  • • Monitorering af registreringskvaliteten i patientjournaler

  • • Monitorering af implementeringsgraden af instrukser for behandling

  • • Monitorering af, om kravene til indhold i epikriser overholdes

  • • At følge effekten af en faglig metode eller arbejdsgang

  • • Afdækning af, om der på nogle områder er mange genindlæggelser

UTH-opfølgning

  • • Opslag i patientjournaler for nærmere udredning og placering af UTH-sager

  • • Opslag i patientjournaler for opfølgning på UTH-sager

Opfølgning på krav fra centrale sundhedsmyndigheder – Sundheds- og Ældreministeriet, underordnede styrelser samt regioner i det omfang, der indgås aftaler eller overenskomster med behandlingssteder om krav til f.eks. behandlingstider o.lign.

  • • Opfølgning på forespørgsler om hospitalerne lever op til krav for behandlings- og ventetider mv.

  • • Nationale kvalitetsmål – se oversigt over Nationale Mål og Indikatorer sidst i dokumentet

  • • Udviklingen og udbredelsen af data med henblik på større gennemsigtighed i forhold til kapacitetsanvendelse på hospitalerne m.v. herunder forbruget af medicin

  • • Opfølgning på krav der stilles i forbindelse med pakkeforløb og krav til udredning m.v.

 

Alle opgaver under denne bestemmelse skal kunne henvise til et specifikt krav fra centrale myndigheder, herunder aftaler om regionernes økonomi f. ex. Nationale Kvalitetsmål

 

 

 

Ledelsens fastlæggelse af kriterier for det kvalitetsarbejde der må udføres:

Ledelsen på behandlingsstedet (hospitals- eller klinikniveau) skal udarbejde og godkende en beskrivelse af generelle kriterier for godkendelse af projekter. Kriterierne skal omfatte hvilke typer at opgaver og projekter der må gennemføres samt hvilke personalegrupper der må varetage arbejdet.

Kriterierne kan beskrives og dokumenteres med udgangspunkt i skabelon: ”Kriterier for kvalitetsarbejde med opslag i patientdata”

 

Hvad må en autoriseret sundhedsperson?

Opgavetype

Tilladelse

Dokumentationskrav

Patientopslag til Kvalitetsarbejde

Ja

  1. 1. En ledelsesgodkendt opgavebeskrivelse på mail er på forhånd journaliseret i eDoc

  2. 2. Samtidig med opgavens udførelse dokumenteres alle opslag i en mail som journaliseres i eDoc.

Patientopslag til UTH-opfølgning

Ja

  1. 1. En ledelsesgodkendt opgavebeskrivelse på mail er på forhånd journaliseret i eDoc

  2. 2. Samtidig med opgavens udførelse dokumenteres alle opslag i en mail som journaliseres i eDoc.

Patientopslag til opfølgning på krav fra centrale myndigheder

Ja

  1. 1. En ledelsesgodkendt opgavebeskrivelse på mail er på forhånd journaliseret i eDoc

  2. 2. Samtidig med opgavens udførelse dokumenteres alle opslag i mail som journaliseres i eDoc.

Arbejde videre med oplysninger indhentet af en (anden) sundhedsperson

Ja

Ingen dokumentationskrav, men data skal, hvis det er muligt for opgavens gennemførelse, være anonymiseret og begrænset til det nødvendige. Personhenførbare oplysninger skal opbevares og behandles med normal tavshedspligt, og sikkerhed.

 

 

 

Hvad må en ikke-autoriseret sundhedsperson

Opgavetype

Tilladelse

Dokumentationskrav

Patientopslag til Kvalitetsarbejde

Nej

 

Patientopslag til UTH-opfølgning

Nej

 

Patientopslag til opfølgning på krav fra centrale myndigheder

Ja

  1. 1. En ledelsesgodkendt opgavebeskrivelse på mail er på forhånd journaliseret i eDoc

  2. 2. Samtidig med opgavens udførelse dokumenteres alle opslag i en mail som journaliseres i eDoc.

Arbejde videre med oplysninger indhentet af en sundhedsperson

Ja

Ingen dokumentationskrav, men data skal, hvis det er muligt for opgavens gennemførelse, være anonymiseret og begrænset til det nødvendige. Personhenførbare oplysninger skal opbevares og behandles med normal tavshedspligt, og sikkerhed.

 

 

Dokumentation for opgavens formål og ledelsesgodkendelse

Der udarbejdes en mail som sendes til den godkendende leder (klinik- eller hospitalsniveau). Den godkendende leder sender mail retur med godkendelse. Herefter journaliseres den i eDoc. Mailen skal indeholde:

Angivelse af opgavetype: 1) kvalitetsarbejde 2) UTH-opfølgning 3) Opfølgning på krav fra centrale sundhedsmyndigheder

Beskrivelse af opgaven: Formål, indhold, patientgruppe (udvælgelseskriterier), angivelse af hvilke systemer der foretages opslag i, samt hvilket personale der varetager opgaven

Markering af at opgaven er godkendt af ledelsen på hospitals- eller klinikniveau

Opgavebeskrivelse kan dokumenteres og godkendes med udgangspunkt i skabelon: ”Ledelsesgodkendelse af opslag i patientdata”

 

 

Dokumentation for medarbejderens konkrete opslag

Der skelnes mellem opslag i EPJ (Clinical Suite) henholdsvis opslag i øvrige elektroniske systemer, der indeholder patientoplysninger.

 

EPJ (Clinical Suite):  Ved indhentning af patientdata til Kvalitetsarbejde benyttes altid Nødadgang. I standardbegrundelse vælges ”kvalitetssikring/kvalitetskontrol”, og under begrundelse anføres en af følgende tre begrundelser: 1) Kvalitetsarbejde eller 2) UTH-arbejde eller 3) Arbejde foranlediget af centrale sundhedsmyndigheders krav.

 

Øvrige elektroniske systemer:

 

Der udarbejdes en mail som journaliseres med følgende oplysninger:

Henvisning til hvilken opgave der er tale om (skal kunne henvise til en bestemt ledelsesgodkendelse)

Formål for opslaget:  1) Kvalitetsarbejde 2) UTH-opfølgning 3) Opfølgning på krav fra centrale myndigheder 4) Behandling/pleje (hvis medarbejderen også har behandleropgaver)

Beskrivelse af hvilke system der fremsøges patienter i, samt dato for opslaget

Angivelse af hvilke medarbejder der foretager opslaget

Angivelse af hvilke cpr-numre der er slået op på

Angivelse af hvilke oplysninger der er indhentet

Mailen skal journaliseres når opgaven er afsluttet, men som minimum den dag opgaven varetages. Hvis opgaven strækker sig over flere dage, skal der journaliseres en mail der dokumenterer hvilken dag opslag på specifikke cpr-numre er foretaget

Dokumentation for opslag af patientdata i den enkelte opgave kan foretages med udgangspunkt i skabelon: ”Dokumentation af opslag i patientdata i andre systemer end EPJ (Clinical Suite)”

 

 

Sikring af patientens ret til frabedelse af medvirken til kvalitetsarbejde

Alle patienter har ret til at frabede sig at deres oplysninger og data anvendes til kvalitetsarbejde.

Patienterne skal oplyses om deres ret til at frabede sig at deres data anvendes til kvalitetsarbejde. Oplysningen findes her:

http://www.rn.dk/Sundhed/Patient-i-Region-Nordjylland/Dine-rettigheder-som-patient/Samtykke-og-information

Denne side vises på alle hospitalssider i bunden af alle sider. Patienten kan endvidere informeres direkte af sundhedspersonalet, men det er ikke et krav

Hvis patienter enten mundtligt eller skriftligt ønsker at frabede sig anvendelse skal dette registreres i patientens journal.

Det skal registreres i EPJ (Clinical Suite) under funktionen ”Samtykke til videregivelse af helbredsoplysninger”.

Vælg ”Andet” under ”modtagere af helbredsoplysninger”, sæt flueben ved ”Nej” og angiv i tekstfeltet ”Patienten har frabedt sig, at vedkommendes helbredsoplysninger anvendes til kvalitetsarbejde”. Tryk på ”Gem”.

 

Ved alle konkrete opslag på patienter til kvalitetsarbejde skal det sikres, at der i journalen ikke er anført at patienten har frabedt sig anvendelse af helbredsoplysninger mv. til kvalitetsarbejde.

 

 

Oversigt over nationale mål og indikatorer pr. juli 2017:

Nationale Mål

Indikatorer

Mål 1: Bedre sammenhængende patientforløb

 

  • • Akutte genindlæggelser inden for 30 dage

  • • Ventetid til genoptræning

  • • Somatiske færdigbehandlingsdage på sygehuse

  • • Ajourførte medicinoplysninger (praksis)

  • • Tilknytning til arbejdsmarkedet

Mål 2: Styrket indsats for kronikere og ældre patienter

 

  • • Akutte indlæggelser pr. KOL /diabetespatient

  • • Forebyggelige indlæggelser blandt ældre

  • • Demens brug af antibiotika

  • • Overbelægning på medicinske afdelinger

Mål 3: Forbedret overlevelse og patientsikkerhed

 

  • • 5 års overlevelse efter kræft

  • • Hjertedødelighed

  • • Sygehuserhvervede infektioner

  • • Overlevelse ved uventet hjertestop

Mål 4: Behandling af høj kvalitet

 

  • • Opfyldelse af kvalitetsmål i de kliniske kvalitetsdatabaser

  • • Indlagte patienter i psykiatrien, der bæltefikseres

Mål 5: Hurtig udredning og behandling

 

  • • Ventetid til planlagt sygehusoperation og til psykiatrien

  • • Somatiske/psykiatriske patienter udredt inden for 30 dage

  • • Kræftpakkeforløb gennemført inden for tiden

Mål 6: Øget patientinddragelse

 

  • • Patienttilfredshed

  • • Patientoplevet inddragelse

Mål 7: Flere sunde leveår

 

  • • Middellevetid

  • • Daglige rygere i befolkningen

Mål 8: Mere effektivt sundhedsvæsen

  • • Liggetid pr. indlæggelse

  • • Produktivitet på sygehusene

 

 

I bilagene findes følgende skabeloner til anvendelse i det fremadrettede kvalitetsarbejde:

 

  • • Kriterier for godkendelse af kvalitetsarbejde med opslag i patientdata

 

  • • Ledelsesgodkendelse af opslag i patientdata

 

  • • Dokumentation af opslag i patientdata i andre elektroniske systemer end EPJ (Clinical Suite) (hvor der sker et automatisk logning af opslag)

 

 

Referencer

  • • Lov om ændring af sundhedsloven (Bedre brug af helbredsoplysninger til kvalitetsarbejde og retslægeligt ligsyn og obduktion samt særligt om samtykke ved behandling af børn og unge)

https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=189889