Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Arbejdsplanlægning for lægesekretærer og sekretærer ansat ved Hjerte-Lungekirurgisk, Karkirurgisk og Lungemedicinsk sekretariat

Arbejdsplanlægning for lægesekretærer og sekretærer ansat ved Hjerte-Lungekirurgisk, Karkirurgisk og Lungemedicinsk sekretariat

 

 

Målgruppe

Lægesekretærer og sekretærer ansat ved Hjerte-Lungekirurgisk, Karkirurgisk og Lungemedicinsk Sekretariat

 

Formål

  • • At sikre at overenskomstens regler overholdes

  • • At sikre en klar, tydelig og ensartet kommunikation til medarbejderne omkring sekretariatets gældende retningslinjer i henhold til Region Nordjyllands overordnede livsfasepolitik

 

Ferie/ den 6. ferie uge

Den samlede ferie andrager 6 uger – 5 ferieuger samt 6. ferieuge. Af de 5 ferieuger er 3 uger hovedferie, som skal afholdes i perioden den 1. maj til den 30. september. Alle 3 uger skal afholdes i hele uger. Endvidere skal 2 af ugerne afvikles sammenhængende

Øvrig ferie kan afholdes ugevis eller som hele enkeltdage

 

Det tilstræbes, at sommerferien afvikles i de uger, hvor der er nedsat aktivitet på de enkelte afdelinger

 

Den enkelte medarbejder bestemmer selv, hvorvidt den 6. ferieuge ønskes afviklet, udbetalt eller overført til det efterfølgende ferieår. Ønsker medarbejderen den 6. ferieuge udbetalt, skal medarbejderen bede om dette via IT-selvbetjening inden den 1. oktober i indeværende ferieår

 

OBS! Ikke afholdte ferietimer fra 6. ferieuge overføres automatisk til næste ferieår

6. ferieuge afholdes i hele dage og ønsket om afvikling kan ske fordelt over hele året

 

Al ferie skal aftales med ledende lægesekretær /afsnitssekretær/ koordinerende sekretær

 

Ferie afvikles efter følgende skema

 

 

Varsling

Periode

Ønsker inden

Udmelding senest

Sommerferie

3 måneder

1. maj – 30. september

15. januar

1. februar

Efterår

1 måned

1. oktober – 30. november

15. august

1. september

Juleferie

1 måned

1. december – 14. januar

15. oktober

1. november

Vinterferie

1 måned

15. januar – 28. februar

15. november

1. december

Forår/Påske

1 måned

1. marts – 30. april

14. januar

27. januar

 

I perioden 1. maj – 31. december skal der afvikles ferie, således at der i denne periode er afviklet ferie til og med 4. ferieuge!

 

I forbindelse med særlige begivenheder, kan den enkelte medarbejder, efter ansøgning, bevilges ferie uden for nævnte perioder

 

Omsorgsdage

Der gælder ingen særlige betingelser om anvendelsesformål for omsorgsdage. Dagene kan holdes, når der konkret er behov for det, fx i forbindelse med barnets sygdom, institutionsstart, lægebesøg og lignende

 

Afholdelse af omsorgsdage tilrettelægges i samarbejde mellem medarbejder og arbejdsgiver. Der gælder ingen varslingsfrister i forbindelse med afholdelse af omsorgsdage, men den ansatte skal fremsætte sine ønsker så tidligt som muligt. Arbejdsgiveren skal under hensyntagen til arbejdets udførelse så vidt muligt imødekomme den ansattes ønsker for afholdelse af omsorgsdage

 

Der henstilles til, at der ikke planlægges afholdelse af omsorgsdage i uge 8, ugerne 26-34, uge 42 samt ugerne 51 og 52 – kun i særlige tilfælde og hvis bemandingen tillader det

 

Omsorgsdage kan afholdes i hele eller halve dage. Såfremt der afholdes en halv omsorgsdag, svarer denne for en fuldtidsansat til 3 timer og 42 minutter

 

Overarbejde/merarbejde

Overarbejde/merarbejde skal begrænses men kan ikke undgås. Eks. på dette er, hvis en læge kommer med en journal/opgave, som skal skrives/løses inden sekretærerne går hjem eller det på forhånd er aftalt med afsnitssekretæren/den koordinerende sekretær/den ledende lægesekretær

 

Medarbejderne kan om nødvendigt pålægges overarbejde/merarbejde. Pålagt overarbejde/merarbejde (fra nærmeste leder) skal varsles i arbejdstiden, senest dagen før. For manglende varsel af overarbejde udover 1 time ydes et tillæg pr. gang på kr. 26, 56 (31. marts 2000-niveau)

 

Definition af overarbejde og merarbejde

For en ansat med normtid på 37 timer/uge, er al arbejde udover normtimerne (37 timer) overarbejde

For en ansat med normtid under 37 timer/uge er der tale om merarbejde, når timerne ligger inden for den daglige planlagte arbejdstid for de fuldtidsansatte i det enkelte sekretariat. Ligger timerne uden for den daglige planlagte arbejdstid for de fuldtidsansatte i sekretariatet er der tale om overarbejde

 

Merarbejde opgøres i påbegyndte halve timer pr. dag og afregnes time til time til afspadsering (1:1)

Overarbejde opgøres i påbegyndte halve timer pr. dag og afregnes med 50% tillæg til afspadsering (1:1,5)

 

For alle 3 sekretariater er der lavet aftale om, at der max. kan henstå 37 timer til afspadsering. Timer herudover udbetales automatisk

 

Tidspunktet for afvikling af afspadsering skal aftales med afsnitssekretæren/den koordinerende sekretær/den ledende lægesekretær

 

Kurser og møder

For kurser/møder, som den ansatte har ansøgt og fået bevilliget af afdelingens kursusbudget, ydes tjenestefri med løn. Der ydes ikke merarbejde eller overarbejde for deltagelse uden for normal arbejdstid.

Ved møder man er forpligtede til at deltage i, evt. pålagt af afdelingen, gælder det, at der ydes tjenestefri med løn. Hvis mødet strækker sig udover normal arbejdstid ydes time til time betaling til afspadsering.

 

Stregdage

Stregdag = rullefridag

Alle stregdage afholdes som udgangspunkt i det fastlagte rul. Medarbejderen kan ikke frit placere disse.

 

Rammer medarbejderens stregdag en helligdag flyttes stregdagen af lederen til en anden dag i normperioden. Det er muligt for medarbejderen at komme med et ønske til ny dato.

Rammer medarbejderens stregdag en feriedag eller en ferieperiode (fx uge 29), kan det være nødvendigt at stregdagen flyttes til en anden dag. I et sådan tilfælde flyttes stregdagen af lederen til en anden dag i normperiode. Det er muligt for medarbejderen, at komme med et ønske til ny dato.

 

Flex-tid

Aftale om flex-tid kan benyttes i de tilfælde, hvor den enkelte medarbejder ikke har timer stående på afspadseringskontoen, men i særlige tilfælde har brug for at gå før/møde tidligere.

Reelt betyder det, at medarbejderen laver en aftale med afsnitssekretæren, den koordinerende sekretær eller den ledende sekretær om omlægning af x antal timer fra den ene arbejdsdag til en anden arbejdsdag. Timerne præsteres helst i samme uge, alternativ i ugen før eller efter – dog skal timerne altid præsteres i samme normperiode.

 

Normperiode

En normperiode er en periode, hvori arbejdstimerne tælles sammen.

For alle 3 sekretariater gælder, at normperioden strækker sig over 12 uger.

Er man fx ansat på 37 timer/uge, skal man i en normperiode præstere 444 arbejdstimer (37 timer x 12 uger).

 

Den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid opgjort over en normperiode er 37 timer (for fuldtidsansatte).

Normtimeantallet ændres ikke under afvikling af ferie.

 

Normperiodens timetal nedsættes for fuldtidsansatte med 7,4 timer pr. søgnehelligdag (en helligdag, der ikke falder på en søndag).

For deltidsansatte nedsættes timetallet forholdsmæssigt i forhold til ansættelsesbrøken.

 

Det betyder, at i perioder, hvor påske, pinse, jul osv. falder, skal timerne gøres op og stemme, inden normperiodens udløb.