Ortopædkirurgiens principper for udfærdigelse, godkendelsesproces, ansvarsforhold og vedligehold af PRI dokumenter

Beskrivelse

Baggrunden for dette dokument er at beskrive retningslinje for at udfærdigelse og anvendelse af PRI dokumenter indenfor ortopædien i Region Nordjylland, herunder at forfægte det princip, at PRI-dokumenter indenfor ortopædien er gældende for alle matrikler på tværs af regionen.

Ansvarsfordeling

Det overordnede ansvar ligger ved klinikledelsen, der sammen med afdelingslederne håndterer ansvaret.

De specialeansvarlige har ansvaret for det faglige indhold relateret til deres fagområde i alle dokumenter på tværs af regionen.

Alle ansatte er medansvarlige for at der bliver oprettet/udarbejdet relevante dokumenter, hvis der opstår et behov samt at alle eksisterende dokumenter er ajourført.

PRI-redaktørerne har ansvaret for dokumenterne ligger i PRI, at de lægges i dokumentsamlingerne og at der sendes besked om revision til de relevante aktører.

Kvalitet

Afsnitsledelserne for alle matrikler er i samarbejde med kvalitetsudvalget med-ansvarlige at der forefindes de nødvendige retningslinjer i forhold til alle ortopædkirurgiens patientforløb, samt at alle matrikel relaterede forhold indgår i det, for hele ortopædien i regionen, gældende fællesdokument på området. Afdelingsledelserne er ansvarlige for, at PRI-dokumenternes indhold efterleves i afdelingen.

At der på de enkelte fagområder- og ledermøder er fokus på PRI-dokumenternes indhold og vedligehold. Der skal gives besked til de rette aktører, hvis der sker ændringer i patientforløbene.

Tilgængelighed

Alle dokumenter placeres i dokumentsamlinger via ”Min Side” i PRI-online indenfor de enkelte fagområder. Der oprettes samlinger til tværgående og øvrige dokumenter, som ikke tilhører et specifikt fagområde.

Der arbejdes på integration med personalenet.

Faglig organisering

Fagområderne er styrende for de enkelte patientforløb.

Flowdiagram (bilag 1) for de enkelte fagområder, navn på de fagansvarlige overlæger, sygeplejersker, sekretærer og PRI-redaktører – se tilknyttede bilag.

Dokumenthåntering A-Z

Udfærdigelse af PRI-dokument

1. Ved udarbejdelse af nye retningsgivende dokumenter skal PRI-skabelon med egenskaber benyttes.(se bilag 2) Forfatteren skal udfylde alle egenskaber til dokumentet. F.eks. hvem der er faglig ansvarlig, hvem der skal godkende dokumentet og hvem dokumentet er gældende for. Redaktøren kan sendes dokumentet retur, hvis relevante oplysninger ikke fremgår.
2. Hvis der er matrikelspecifikke fokuspunkter i et retningsgivende dokument, så skal det fremgå nederst i dokumentet med egen overskrift.
3. Ved oprettelse af nye dokumenter bør forfatter altid sikre, at der ikke forefindes en overordnede retningslinje, som dækker. (hospitals- eller regionalniveau). PRI-redaktøren kan kontaktes og være behjælpelig med dette.
1. 3.1. Det bør altid vurderes om et dokument har så stor betydning for hele Aalborg Universitetshospital eller regionen, at dokumentet skal ophæves til et overordnet niveau. Dette sker via Rådet for tværgående kliniske politikker, retningslinjer og instrukser eller på regionalt plan sendes til postkassen: hoering-pri@rn.dk
4. Det færdigbehandlede dokument kan eventuelt sendes i høring. F.eks. i et fagområde eller i alle ortopædkirurgiens afsnit eller ved tværgående dokumenter i kvalitetsudvalget.
5. Indholdet i det færdige dokument er godkendt af de faglig ansvarlige, inden det sendes til PRI-redaktøren. Dokumentet sendes i Word-version til en af afdelingens PRI-redaktører, der lægger dokumentet i PRI-systemet og sender det til godkendelse.
6. Ved nye dokumenter skal dem, der ansvarlig for dokumentet tage stilling til, hvilke(n) dokumentsamling/-samlinger, dokumentet skal ligge i.

Godkendelsesprocessen

Hvem er godkendere

For at styrke enhedstankegangen bør der være en godkender fra hver matrikel, som har aktie i de overordnede patientforløbsbeskrivelser.

Godkender af de enkelte PRI-dokumenter er som hovedregel den specialeansvarlige overlæge.

Det bør være en formalitet at godkende et dokument, hvis ovenstående punkter overholdes.

Vedligehold/revision

Reviderede politikker, retningslinjer og instrukser skal igennem samme godkendelsesprocedure som

nyoprettede dokumenter.

Dokumenterne opdateres løbende og ved behov, dog mindst hvert 3. år.

• Der kommer automatisk mail til ortopædkirurgiens PRI-postkasse, som forvaltes af PRI-redaktørerne, med reminder om, at det er tid til revision af dokumentet. Dette er for at sikre styringen af ortopædkirurgiens dokumenter, så de ikke bliver glemt ved eventuelt ansvarliges ansættelsesophør.
• PRI-redaktørerne sender løbende mails med word-udgaven til en forfatter el. faglig ansvarlig, når et dokument nærmer sig snarlig revision.

Der skal tages stilling til om, der er ændringer i dokumentets egenskaber/metadata fx forfatter

/medforfatter.

Der skal kort beskrives ved ny godkendelsesproces hvilke ændringer, der er foretaget.

Implementering

Det er forfatterne og de faglig ansvarlige, der skal være tovholdere på at få implementeret nye eller reviderede retningslinjer til det relevante personale.

7. Det anbefales, at alle medarbejdere opretter et abonnement i PRI, så man får besked via Outlook, når der sker ændringer, eller når der bliver oprettet en ny fælles politik, retningslinje eller instruks i PRI.

Definition af begreber

Rollefordelingen omkring fx forfatter, faglig ansvarlig er beskrevet i det overordnede PRI-dok.

Målgruppe

Alle der har aktie i ortopædkirurgiens PRI-dokumenter.

Formål

Formålet er at skabe gennemsigtighed med processen omkring principperne for udfærdigelse, godkendelsesproces, ansvarsforhold og vedligehold af PRI dokumenter på tværs af ortopædkirurgiens matrikler.

Hvem gør hvad og hvem har ansvaret.