Vejledning til booking, skrivning og registrering i Akutambulatoriet i Akutmodtagelsen, Aalborg

Registrer startmarkør FØR booking af FØRSTE besøg

Alle nye forløb (indskrivninger) skal have påført en startmarkør.

1. 1. Gå i PAS: AM,MAR.
    

2. 2. Indtast CPR-nummer og tast Enter.
    

3. 3. Vælg den henvisning, som er henvist til 8001 46(90).
   Mangler der henvisning? ? gå til side 3.
   
    

4. 4. Registrer startmarkør, som passer til tiden, der netop er booket.
   Dato og tid udfyldes med tidspunkt for henvisningens oprettelse.
    

Efterfølgende markørregistreringer skulle gerne ske automatisk, når man registrerer besøget efterfølgende.

• • Bliver 15 til 19 = udredt og behandling startet → sættes ’Udredning start’ + ’Klinisk beslutning: endelig udredt…’ + ’Behandling start’

• • Bliver 15 til 10 = ikke udredt → sættes ’Udredning start’

• • Bliver 35 til 30 = Behandling stedfundet → sættes ’Behandling start’
   

Oprettelse af henvisning i PAS

Hvis ikke der er modtaget en henvisning i PAS, skal vi oprette vores egen.

Dette gøres på følgende måde:

1. 1. Gå i PAS: HE,HVF - sørg for at stå i ”Sgh./Afdeling 8001/46”

1. 2. Indtast CPR-nummer på patienten det drejer sig om og tryk Enter.
   Du vil nu komme til følgende skærmbillede, hvor du skal trykke F1 (måske står der ”Der findes ikke afsluttede henv.”, men det er fuldstændig irrelevant, du skal stadig bare trykke F1)
   
   
    

2. 3. Du kommer nu til skærmbilledet hvor selve oprettelsen af henvisningen sker.
   I dette skærmbillede udfyldes stederne som er vist nedenfor.
   
   
    

Når disse felter er udfyldt, trykkes der Enter

1. 4. Nu popper et billede frem, hvor der skal tilknyttes forløb. Du skriver ’T’ ud for det relevante forløb (som pt. også er henvist i) og trykker Enter.
   
   
   
   Skal du oprette nyt forløb, ved henvisning fra egen læge, da tast F10 og søg forløbslabels frem ved at taste Enter - skriv ’?’ på linjen - Enter - skriv ’1’ for Akut - uspecificeret - Enter x 2
   
   
   
    

2. 5. Nu skal henvisningen omvisiteres til os selv, hvis ikke den er oprettet til 8001 4690.
   Dette gøres ved at trykke F4 og ændre så der kommer til at stå som nedenfor, efterfulgt af Enter. Henvisningen er nu omvisiteret til os og klar til at blive tilknyttet som en kontakt til vores booking i Bookplan.
   
   
   
   HUSK at registrer startmarkør! (se side 2)

Opret booking

1. 1. Log på Bookplan med dit 4-cifrede brugernavn og dertilhørende password,

1. 2. Vælg 800146 Alb Akut- og Traumecenter (ALB-800146) og tryk OK (som vist nedenfor)

1. 3. Når Bookplan har åbnet sig, trykkes Ctrl + N og patientsøger åbner

1. 4. Indtast patientens CPR-nummer + enter
   

1. 5. Ved klik på de tre prikker ud for senest anvendte opgaver, kommer de opgaver der kan bookes frem. Vælg relevant opgave ved klik på denne – oftest får du at vide, af personen der rekvirerer bookingen, hvilken opgave der skal bookes og ellers giver det forhåbentlig sig selv.

Forklaring af hvornår man booker hvilke besøg

*Se Oprettelse af henvisning i PAS, side 7

1. 6. Vælg dato og tidspunkt

Hvis lægen beder om at få afsat f.eks. 60 minutter til et besøg, der oprindeligt kun er opsat til 15 minutter gøres følgende:

Klik på ikonet tilpas

Varigheden kan nu ændres til det antal minutter der ønskes.

tryk på  igen.

Tiderne som du fik tilbudt før er nu forsvundet, og det er nødvendigt at gå bagom systemet på følgende måde:

Vælg kalenderen som er markeret på billedet nedenfor.

De ledige tider kommer nu frem og det er muligt at vælge det ønskede tidspunkt.

1. 7. Når der findes en henvisning, vil vinduet for at tilknytte kontakt poppe op af sig selv. Hvis der allerede findes en relevant henvisning (modtager skal stå som os selv, 800146), klikkes på denne.
   
   

Stjernen foran ”Ingen kontakt” er rød, når der ikke er tilknyttet en henvisning. Stjernen bliver grøn, når henvisningen er tilknyttet.
 

Når dette er gjort, vil feltet ”Ingen kontakt” ændre sig til

og nummeret på kontakten vil være synligt, så vi kan se, at kontakten er tilknyttet henvisningen i PAS.

Hvis der ikke findes en henvisning, skal der oprettes en henvisning (se side 3 ”Oprettelse af henvisning i PAS”)

1. 8. Book opgaven på Book-knappen i højre nederste hjørne. Hvis henvisningen var lavet og du har knyttet kontakten, er bookingen nu færdig.
   
   
   
   
   
   
   
    

Du har nu oprettet en henvisning og booket en tid i Akutambulatoriet eller
knyttet en henvisning fra egen læge til en booket tid.

Tilknyt henvisning til allerede bookede aftaler i Akutambulatoriet

Skulle det ske, at vi selv får booket en tid uden først at have tilknyttet en henvisning/kontakt, så kan sidstnævnte ske efterfølgende.

Tider booket gennem AMK Vagtcentralen er ikke tilknyttet henvisning/kontakt.

Du tilknytter ved at følge disse trin:

1. 1. Åbn Bookplan

1. 2. Vælg Akutambulatoriet i dropdown-menuen ”Afviklingslister”

1. 3. Ændr antal dage til 500 og tryk Enter. Så får du en liste over alle besøg de næste 500 dage.
   Du kan også søge på datoen, hvor den pågældende patient skal komme.

1. 4. Helt ude i højre side under ”Kontakt-Id”, når musen placeres i dette felt, kommer der tre små prikker frem

Der trykkes én gang på disse prikker

1. 5. Boksen med kontakten popper frem på skærmen og åbne henvisninger/kontakter kommer frem og vælges med musen, så den bliver lyseblå som nedenfor.

Er der ingen henvisning til 8001 46? Gå til side 3 og opret en henvisning.
 

1. 6. Klik et vilkårligt sted på skærmen og boksen forsvinder igen.
   
   
   
   Tiden er nu tilknyttet en henvisning eller en kontakt.
   
   
   
   
   
    

Ændre henvisningsdiagnose

Vær obs. på, at henvisningsdiagnosen skal ændres, hvis denne er DZ769.

1. 1. Gå i PAS HE,HVF
    

2. 2. På linjen for hen.årsag ændrer du DZ769 til DZ039 – tryk Enter

Ændrer man ikke henvisningsdiagnosen fra DZ769, kan kontakten ikke afsluttes.

Skrivning af ambulante besøg

1. 3. PAS: Gå til AM,INS

Søg pt. frem vha. CPR-nummer.
 

1. 4. Popper en boks frem med ”Vil du fortsætte i autooprettede forløb ”Akut – uspecificeret” skriver du J og trykker Enter.
    

2. 5. Skriv K på linjen ud for datoen hvor det ambulante besøg har fundet sted efterfulgt af Enter

1. 6. Ændr’ besøgsart – denne hedder enten 15, 25, 35, 55 eller 65, og hvis patienten møder op, skal det ændres til;

*Hvis der ikke afklares behandlingsbehov (og udredning afsluttes) ændres til 10 og ikke 19.

Besøgsarter i PAS

1. 7. Tilføj hvilken læge (4-cifret brugernavn) der har dikteret og set patienten efterfulgt af Enter

1. 8. Tryk F9 for at skrive notatet

Overskrift ”AKUTAMBULATORIET” efterfulgt af besøgets dato på linjen lige under.

Notatet afsluttes med:

Lægens navn/dine initialer
Akut- og Traumecenter

Når notatet er færdig trykkes Enter og F1 x 2

1. 9. Shift + F2 for at afslutte patienten (hvis ikke vedkomne skal ses mere hos os)
   Ved indlæggelse direkte på AMA – se næste afsnit.

1. 10. Shift + F4 for at tilføje diagnose. Skriv J i Færdig J/N.
    

   1. 10.1. Kan du ikke få lov at færdigregistrere i diagnosebilledet?
      Ved fejlteksten:
       

      1. 10.1.1. Der SKAL registreres mindst en officiel markør.
         Gå til AM,MAR. Udfyld med startmarkør og relevante hændelsesmarkører.
         Besøg 19: AFV01A1 + AFV01B + AFX01A + AFV01F
         Besøg 10: AFV01A1 + AFV01B
         Besøg 20: AFV01A7
         Besøg 30: AFV01E1 + AFV01F
         Besøg 50: AFV01A8
         Besøg 60: AFV01A8
          

      2. 10.1.2. ”Henvisning kan ikke afsluttes (tryk F4)”.
         Tast F4.
         Udfyld med afsluttet til 80014690 og dato. Tast Enter.
          

   2. 10.2. Gå tilbage til AM,DIA og færdigregistrer.

1. 11. Shift + F5 for at sende til egen læge – her trykkes L udfor linjen på notatet du lige har skrevet

Efterfulgt af J udfor egen læge og Enter x 2

Der vil nu komme en rød og blinkende linje, der indikerer, at notatet er afsendt til egen læge

Afslut kontakt til indlæggelse

Hvis pt., der ses i Akutambulatoriet, indlægges direkte på AMA, så udskrives denne hertil.

1. 12. Gå i PAS AM,INS
   Søg pt. frem vha. CPR-nummer.
   
   Skriv K ud for besøgslinjen, udfyld med artskode 19 (behandling iværksættes ved at indlægge pt.) og skriv notat som ellers (se tidligere afsnit). Fungerer notatet som journaloptagelse, skrives det i Clinical Suite, og man skriver i besøgsnotatet blot ”Pt. indlægges på AMA, notat skrevet i CCS. Ambulant kontakt lukkes.”
   
   
    

2. 13. Gå i PAS AM,UDA
   Udskriv til: SA
   Instans: 80014610 (opret indlæggelse, hvis ikke det allerede er gjort – se IN,TID)
   
   
    

3. 14. Gå i PAS AM,DIA
   Sæt A-diagnose på (dikteret af lægen – ellers DZ039)
   Skriv J i Færdig J/N.
   Skriv X i Brev udskr.
   Tryk Enter
   
   
    

Blot til info:

I disse tilfælde påføres automatisk ”AFX01A Klinisk beslutning: endeligt udredt behandling i stationært regi” i AM,MAR, idet artskode 19 registreres.

Indlæggelsen oprettes automatisk med startmarkør ”AFV01A9 Akut patient”.

Der skal ikke manuelt registreres nogen markører i disse tilfælde.

Hvis patienten aflyser eller udebliver – får ny tid

Hvis patienten udebliver eller melder afbud gøres følgende:

1. 15. Åbn bookplan og dagsprogrammet for Akutambulatoriet.

Find pågældende aftale → højreklik på denne og vælg aflys aftale (vi må IKKE bare slette aftalen!)

Tryk ’Ok’ til at aflyse aftalen.

1. 16. Vælg årsagsregistrering fra drop down-menuen og fremsøg passende årsagskode (ZPP**).

OBS! Der må ikke længere bruges ”ZPP38 procedure aflyst af andre årsager” – klik her for en liste over godkendte koder.

1. 17. Gå i PAS AM,INS

Når man aflyser en tid i bookplan, bliver tiden rød i PAS (ZPP-koden). Denne skal gøres færdig.

Skriv K udfor linjen og tryk Enter – Enter – F1.

Linjen bliver nu sort og er færdig

1. 18. Skulle der nu komme et notat til aflysningen, kan dette skrives, ved at skrive K udfor linjen, Enter og F9.

Aflyses/udebliver - men pt. får IKKE en ny tid:

1. 19. Først aflyses tiden i bookplan, vælg årsagskode (ZPP).
    

2. 20. Gå herefter i PAS og gør den færdig i AM,INS jf. ovenstående kapitel.

Derefter lukkes forløbet: F2 + F4 (J+dato)

Er der ingen diagnose sat på, så vælges
DZ766 Kontakt afbrudt af patienten
 

Henvisning afvises – der er ikke booket en tid

1. 21. PAS: AM,NOT – tast F5 – skriv KOR + DATO + KL + 469 + Enter
   
    

2. 22. Skriv notat – Enter - F1 – F10 – sæt L udfor KOR og send til egen læge/henvisende afd.
    

3. 23. Henvisningen skal nu lukkes

HE, HVF – søg henvisning frem vha. CPR-nummer - skriv AU i henvisningsstatus – skriv dags dato i datofeltet – Enter.
 

Sæt på Huskeliste

Hvis der skal følges op på en pt. – fx ved svar på CT, blodprøve eller andet, så skal denne sættes på huskelisten i Bookplan.
 

1. 24. I Bookplan trykkes Ctrl + N for ny aftale. Indtast pt.s CPR-nummer – Enter
    

2. 25. Vælg aktuelle kontakt/henvisning
    

3. 26. Klik på ’Information’ og udfyld Adm. Bemærkninger med årsagen til pt. skal have tid i ambulatoriet.
   
   
    

4. 27. Klik på ’På huskeliste’ og tryk ’Ok’ for at vælge dags dato.
   
   
   
   
   Nu er tiden sat på huskeliste (som kan tilgås via Aftalelister eller vha. Alt + A + H)

Hvem følger op på Huskelisten?

Opgaven for at følge op på huskelisten ligger i receptionen.

Sekretæren på AMA 2 sørger for én gang om ugen at tjekke alle patienter på huskelisten – hvis der er kommet svar, så bookes tid i Akutambulatoriet efter aftale med akutlæge.