Beskrivelse

Dette dokument beskriver hvordan man som sygehusafsnit kommer i gang med brugen af videoløsninger i forhold til Regionens videoambulatorier.

Det er yderst vigtigt at vejledningen følges i nedenstående rækkefølge, ellers kan Bookplan ikke håndtere hele video-setuppet.

Ved tvivlsspørgsmål kan der rettes henvendelse til booking teamet, Digitalisering og IT.

En ambulant videokontrol foregår langt hen ad vejen på samme måde, som ved et fysisk fremmøde, set i forhold til booking af personale, patient, videoambulatorium og afsnittets egen videoskærm.

Digitalisering og IT leverer infrastrukturen, men det er det enkelte afsnits opgave at konfigurere videoløsningen i Bookplan, såvel som det er sygehusafsnittets opgave at definere brugen af videoambulatoriet i kliniske praksis eks. patientkategori, sygdomsområde.

Information fra Booking teamet.

Bestilling af udstyr.

Sygehusafsnittet skal selv bestille og finansiere en Cisco DX80 skærm, samt tilhørende rullebord (tolkebord).

Udstyr bestilles via telefonisk kontakt til IT-Indkøb, 97 64 49 09. Fortæl at skærmen skal anvendes til Regionens videoambulatorier og angiv sygehusafsnittets officielle navn.

Indkøberen videresender Cisco-skærmen til en IT medarbejder, som konfigurerer skærmen, specifikt til videoambulatorierne.

Personalevejledning.

Cisco DX 80 er meget intuitiv at anvende og er opsat til at alle videoambulatorier ligger i telefonbogen under ”videoambulatorier”.

Se vejledning via nedenstående link.

Link:

Videoambulatoriets opbygning.

Videoambulatorierne er opbygge på samme måde uanset lokation.

Se opbygning og arbejdsgang på Videoportalen ”videosamtale med patient”

Link: https://personalenet.rn.dk/HjaelpTil/IT/vejledninger/Videosamtaler/Sider/Default.aspx

Opsætning i Bookplan.

Hvert enkelt sygehusafsnit (superbruger i Bookplan) konfigurerer opsætningen i Bookplan, jf. nedenstående vejledning.

Booking af videokonsultationer i Bookplan kræver ikke meget anderledes konfiguration end ved en opgave, der bookes med udstyr påsat opgaven.

Det kræver en lokationsressource for hvert videorum i hver by/område. Disse lokationsressourcer skal oprettes ét sted i Bookplan – altså i en enkelt bookingkonfiguration. Alle andre afdelinger/bookingkonfigurationer, der ønsker at booke videorummene skal så oprette hver deres opgaver, der trækker på afdelingens egen ressource (læge/sygepl.) og på lokationsressourcen fra den bookingkonfiguration der ejer videorummene.

Har man i afdelingen behov for at booke videoskærmen til lægen/sygepl., kan man endvidere oprette skærmen/skærmene som en udstyrs-ressource, som opgaven også skal/kan trække på.

For hver by/område med videorum skal der bruges en ankomststander, som patienterne kan melde deres ankomst på. Disse ankomststandere skal bruge den samme selvbetjeningskonfiguration, denne hedder ”Videoambulatorium”.

I denne selvbetjeningskonfiguration skal alle afdelingers videoopgaver tilknyttes. På denne måde kan alle tilknyttede afdelinger se, når patienten er mødt ind til videokonsultationen.

Lokationsressourcen skal ligge ét sted i en bookingkonfiguration, disse er placeret i 8001VID RN Videoafdeling og alle lokationerne skal oprettes, som et mødested.

Konfiguration af opgaverne

Konfigurer opgaven med et ressourcekrav (1), der trækker på læge/sygeplejerske i egen afdeling med den passende planaktivitet – evt. opret en specifik planaktivitet til videokons., hvis det ønskes at styre hvornår behandleren har videokonsultationer. Dette ressourcekrav skal markeres/vinges af i ”Primær ressource”.

Opsæt den ønskede tid behandleren skal bookes i sin kalender.

Tilføj ressourcekrav (2), der trækker lokationsressource (Videorummet) fra den bookingafdeling, hvor rummene er oprettet (8001VID). Dette ressourcekrav markeres/vinges af i ”Primær lokation”.

Opsæt den ønskede tid ressourcen/lokalet skal benyttes – 60 minutter.

Tilføj evt. ressourcekrav (3) der trækker på udstyr – skærmen som læge/sygeplejerske skal benytte.

Opsæt den ønskede tid skærmen skal benyttes (samme tid som læge/sygeplejerske).

EX. 1

EX. 2

Video-opgaven skal oprettes med mødested for de forskellige Videoambulatorier, således patienten kan informeres om hvor de skal møde op på dagen.

Dette kræver, at de afdelinger, der skal booke videokonsultationer, skal have aktiveret mødesteder – dette kan foretages af IT via ”programindstillinger”.

Herefter tilvælges mødestedet på opgaven, så ses på dette billede:

Konfiguration af liste

For at man kan se alle nyttige aftaleoplysninger på listerne i Bookplan (aftale-, kalender- og afviklingslister), kan man, afhængig af behov, tilføje kolonnerne:

Primær - ressource – navn – her ses hvilken læge/sygeplejerske aftalen er booket hos

primær - lokation – navn – her ses Videorummet (altså hvor befinder patienten sig

Ressource – øvrige – navn – her ses skærmen booket til læge/sygeplejerske, såfremt der er opsat udstyr på opgaven

Oprettes video-opgaverne i en nyoprettet opgavetype, skal der oprettes nye afviklingsstatusser for den

nye opgavetype.

Skal opgaven vises på forskellige specifikke og personlige lister, skal dette opsættes som vanligt under listens kriterier.

Eksempel på aftale i afviklingsliste:

Outlook

Hvis der på den bookede ressource (læge/sygepl.) tilknyttes eller er tilknyttet en outlook-kalender, vil aftalen også vises i Outlook med oplysninger om hvilken opgave, der er booket – og at det er en videokons. samt hvilket videorum patienten sidder i.

Brev til patienten

Det brev der påsættes på opgaven skal opsættes til at bruge mødestedets adresse, så patienten informeres om, hvor de skal møde op. Dette gøres ved hjælp af flettefelter der trækker mødestedets adresse.

Dette kan eksempelvis opsættes på følgende måde:

Med disse flettefelter vil brevet til patienten se således ud:

Kommunikation har udarbejdet 2 ydelsesinfo til brug i brevpakkerne til Videoambulatoriet. Dokumenterne findes i PDF-centeret og hedder:

Dokument 1 (FFRN01-144) er en generel info til videoambulatoriet.

Dokument 2 (FFRN01-145) er et kort ind til video-rummet i Nykøbing.

Der er ligeledes oprettet en frase til HUSK-bilaget, som linker til en vidoe, der fortæller om, hvordan en videokonsultation foregår. Frasen har følgende id-nr.: 7B25

Har du brug for hjælp til indledningsfraser til brevet er du velkommen til at kontakte Kommunikation på patientinfo@rn.dk

Selvbetjeningskonfiguration/ankomststander

Alle afdelinger, der benytter/booker videorummene skal have tilknyttet, deres videoopgaver til den samme selvbetjeningskonfiguration (Navn Videoambulatorium).

I denne konfiguration skal videoopgaverne tilknyttes – dette gøres ved at vinge disse opgaver af.

Endvidere skal der opsættes Statusser for afdelingernes opgaver – dette gøres ved at klikke på den blå pil ud for din egen afdeling.

Husk at oprette statusmapningen, fra afventes til mødt.

Målgruppe.

Videoløsningen er rettet mod alle sygehusafsnit, hvor en videoløsning kan bruges som et supplement eller erstatning for et fysisk fremmøde på hospitalet.