Formål

Formålet med retningslinjen er at beskrive de muligheder, som studerende/elever, der er i færd med at uddanne sig til autoriserede sundhedsprofessionelle, har for at foretage opslag i patientjournalen og tilhørende elektroniske systemer, og sikre at de uddannelsesansvarlige er bekendt med gældende regler om opslag i journaler for studerende/elever.

Beskrivelse

Det følger af sundhedslovens § 194, stk. 1, at regionen har en forpligtelse til at varetage uddannelse af sundhedspersoner på et højt fagligt niveau. Retningslinjen skal sikre, at Region Nordjylland som dataansvarlig myndighed beskytter personoplysninger tilstrækkelig godt, når de studerende/elever anvender personoplysninger i forbindelse med projekt-/opgaveskrivning. Den gælder alle studerende, som kan opnå autorisation efter autorisationsloven, eller studerende som har autorisation, og som bygger ovenpå denne.

Retningslinjen er ikke rettet mod

• - studerende/elever, som ikke opnår autorisation, men kan efter konkret vurdering anvendes i forhold til andre studerende/elever, som varetager opgaver i tilknytning til patientbehandling

• - de situationer, hvor den studerende/eleven slår op i forbindelse med behandling af en patient

• - personoplysninger, som er indhentet et andet sted end patientjournalen med tilhørende elektroniske systemer.

• - projekter, hvor de studerende/eleverne deltager sammen med andre sundhedspersoner i f.eks. forskningsøjemed

Procedure

Regionen har udarbejdet et skema med en beskrivelse af, hvornår en studerende har mulighed for selv at slå op i patientjournalen og tilhørende elektroniske systemer, når de skal skrive projekter/opgaver. Skemaet findes på Personalenet her.

Som bilag til denne retningslinje ligger et forslag til en beskrivelse af, hvordan uddannelsesvejleder, projektansvarlige fra afdelingen og studerende/elev skal forholde sig, når den studerende/eleven skal lave et projekt/opgave som led i uddannelsen.

Hvis man indenfor en uddannelse eller en afdeling ønsker at benytte en anden fremgangsmåde end den, der fremgår af vedlagte beskrivelse, skal fremgangsmåden godkendes af klinikledelsen.

Definition af begreber

• - Patientjournalen

  • o Med Patientjournal menes de på et hvert tidspunkt gældende (elektroniske) systemer, hvori Region Nordjylland registrerer personoplysninger om patienter.

• - Tilhørende elektroniske systemer

  • o Alle de elektroniske systemer, som udgør den samlede elektroniske patientjournal (EPJ)

• - Praktik

  • o Begrebet praktik rummer både praktik for elever og klinisk uddannelse for studerende. Fælles for begge fagbegreber er, at eleven/den studerende opholder sig i en af regionens virksomheder i kortere eller længere tid efter aftale med uddannelsesinstitutionen. Regionen har en uddannelsesforpligtelse, hvor der stilles praktikvejleder/klinisk vejleder/klinisk underviser til rådighed efter gældende aftaler og at eleven/den studerende i sin praktik/klinisk uddannelse arbejder med konkrete læringsmål i relation til den teoretiske undervisning på uddannelsesstedet.

• - Praktikperiode

  • o Begrebet praktikperiode rummer praktik for elever og klinisk uddannelse for studerende. En praktikperiode kan være alt fra få sammenhængende dage til et forløb på flere måneder afhængig af konkret uddannelse og semester.

• - Ansættelseslignende forhold

  • o For elever ansat i RN (fx sosu-elever) gælder de samme regler, som for alle andre ansatte i RN ift. adgang til data

  • o For studerende gælder at de modtager SU og er indskrevet på en uddannelsesinstitution og ikke aflønnes af RN. De er derfor ikke registreret i lønsystemet. Når de studerende efter aftale modtages i RN, bliver de registreret og modtager ID-kort og adgangskoder til div. IT-systemer. Selvom de ikke er ansat, betragtes deres tilstedeværelse som studerende under klinisk uddannelse i RN som et ansættelseslignende forhold. Som med ansatte medarbejdere, er der mulighed for at bortvise/afskedige studerende, hvis de ikke lever op til reglerne for at være i klinisk uddannelse/praktik i RN.

• - Uddannelsesretning

  • o Med uddannelsesretning menes type af uddannelse fx sygeplejerskeuddannelse, jordemoderuddannelse, social- og sundhedsassistentuddannelse, medicinuddannelse mv. Dermed menes de forskellige sundhedsprofessionelle uddannelser, der efter færdig uddannelse giver den studerende/eleven autorisation.

• - Projekt/opgave

  • o Enhver skriftlig opgave, som den studerende/eleven er forpligtet til at aflevere som led i sin uddannelse til autoriseret sundhedsperson.

• - Uddannelsesvejleder

  • o Den ansvarlige for den studerendes/elevens samlede uddannelsesforløb

• - Projektansvarlige

  • o Den ansvarlige for det enkelte projekt, som den studerende/eleven laver som led i uddannelsen. Den projektansvarlige skal være fra den afdeling, hvor de patienter, som projekter omhandler er tilknyttet.

Målgruppe – modtagelse

Målgruppen er først og fremmest de kliniske uddannelsespersoner som fx uddannelsesansvarlige og uddannelseskoordinatorer for de enkelte uddannelsesretninger.

Derudover bør også de studerende/eleverne, som skal indhente oplysninger til deres projekt/opgave kende retningslinjen samt ledelse med ansvar for uddannelse.

Referencer

Sundhedsloven (lovbekg. nr. 1188 af 24/09/2016)

Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse),

Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) (LOV nr. 502 af 23/05/2018)