Klinisk foto

Beskrivelse

Den sundhedsperson eller fotograf, der er ansvarlig for optagelse af klinisk foto- eller videooptagelser, har pligt til at give fyldestgørende information til patienten om formål og på den baggrund indhente og dokumentere patientens samtykke, hvor dette ikke indgår i den aftalte behandlingsplan.

Samtykke

Der skal ikke indhentes specifikt samtykke til kliniske fotos, som er en del af behandlingsforløbet fx præ- eller postoperativt, når dette er en del af behandlingsplanen, som patienten allerede har afgivet informeret samtykke til bekendtgørelse om information og samtykke i forbindelse med behandling og ved videregivelse og indhentning af helbredsoplysninger m.v.

I situationer hvor dette ikke er en del af en behandlingsplan fx klinisk undervisning og forskning, skal der indhentes særskilt skriftligt samtykke til optagelse af fotos og video – dette skal gøres via den elektroniske samtykkeerklæring. Her vil patienten modtage en kopi af samtykkeerklæringen i e-Boks, så det vil være nemmere for personalet at finde specifikke fotos eller videoer, hvis patienten ønsker at trække deres samtykke tilbage.

Hvilket udstyr må anvendes

Klinisk foto- og videooptagelser af patienter må kun optages med udstyr indkøbt af Region Nordjylland. Udstyr, der kan anvendes til klinisk foto, kan være smartphones, tablets og kameraer.

Klinisk foto kan ikke optages med personalets private smartphones, kameraer mv.

Fremgangsmåde

Der er forskellige fremgangsmåder i forhold til behov og afdeling/klinik. De enkelte afdelinger/klinikker udarbejder lokale fremgangsmåder for optagelse af klinisk foto i samarbejde med regionens fotografer.

Lokale variationer

Det påhviler de enkelte ledelser at udarbejde instrukser for lokale arbejdsgange.

Særlige situationer

Ved optagelser til særlige situationer fx klagesager eller retssager udføres opgaven af fotografer i Kommunikation. Klinikken/afdelingen har ansvar for at booke tid via Bookplan.

Journalisering

Klinisk foto ifm. behandling arkiveres i EPJ

Klinisk foto skal jf. journalføringsbekendtgørelsen være en del af patientjournalen, når de er relevante og nødvendige for behandlingen. (note: jf. Journalføringsbekendtgørelsen §2, stk. 2 så omfatter patientjournalen; klinisk foto. I §10 stk. 3, A beskrives klinisk foto som værende det samme som røntgenbilleder. Dette materiale skal være: ”behørigt dateret og identificeret”) Bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler.

Klinisk foto skal foretages som et led i behandlingen på lige fod med fx MR-scanningsbilleder og prøvesvar og arkiveres i samme system som røntgenbilleder og andet relevant/nødvendigt materiale til patientjournalen. De kliniske fotos skal derfor lægges i patienternes elektroniske patientjournal (EPJ). Dette skal først gøres, når IT har udarbejdet en løsning, der kan håndtere dette.

Klinisk foto ifm. forskning og undervisning arkiveres i på drev

Klinisk foto til forskning og klinisk undervisning skal lægges på drev dedikeret til dette formål.

Sikker overførsel fra til telefon/tablet/kamera til EPJ

Det undersøges på nuværende tidspunkt, hvordan vi skal overføre de kliniske foto fra smartphones/tablet/kamera til EPJ og samtidig overholde reglerne for GDPR, så de kliniske fotos ikke lagres på den mobile enhed. Indtil løsningen er udarbejdet af IT, så skal de kliniske fotos lagres på K-drevet med de nødvendige personoplysninger, så fotoet nemt kan genfindes. Andre lagringsenheder er derfor ikke tilladt.

Der er i denne forbindelse blevet foretaget en risikovurdering i samarbejde med I-sikkerhed.

Andre billeddatabaser i regionen

Ved brug af andre billeddatabaser til opbevaring af foto anvendes disse uden ændringer. Det kan fx være Sårjournalen på Pleje.net.

Kontakt IT Support vedrørende spørgsmål om lagring af klinisk foto eller andre IT-relaterede spørgsmål.

Hygiejneforholdsregler

Efter udførelse af klinisk foto aftørres smartphonen/kameraet med et spritholdigt middel på en non woven-klud jf. Rengøring af tastatur, mus, telefoner og lignende udstyr 8.14.

Definition af begreber

Klinisk foto er somatisk fotodokumentation af patienter.

Målgruppe – modtagelse

Patienter som skal have taget klinisk foto i forbindelse med udredning og behandling.

Patienter der frivilligt deltager i klinisk undervisning eller forskning.

Formål

At sikre ensartede og lovlige arbejdsgang for optagelse af klinisk foto af patienter.

At sikre korrekt håndtering af portrætfoto på indlagte patienter.

Klinisk foto bruges fx til:

• Sikre korrekt planlægning af patienternes behandling
• Forberedelse til operationer
• Dokumentation af patientens behandling
• Forskning
• Klinisk undervisning

Vejledning til brug af elektronisk Samtykkeerklæring til optagelse af klinisk foto/video til undervisning og forskning

Login

• Den elektroniske blanket tilgås via dette link:
• https://ditmerflex.rn.dk/rnord/Opret/3514990e1c1ba/pri.rn.dk/Sider/30844.aspx

• Du skal vælge Windows login.
• Hvis du er på Regionens netværk, logges du automatisk ind.
• Hvis du er på et andet netværk, skal du indtaste dit firecifrede brugernavn og tilhørende password.

Hvordan udfyldes samtykkeerklæringen som…

• Ansvarlig/ansøger:
- o Du er ansvarlig/ansøger, hvis det er dig, der skal modtage samtykkeerklæringen, når borgeren har givet sit samtykke.
- o Du udfylder dine oplysninger under Ansvarlig/ansøgers informationer
- o Under fotograf/sundhedspersonales informationer udfylder du informationer på den person, som har taget billederne/videoerne.
- o Du vil modtage borgerens udfyldte samtykkeerklæring som en vedhæftet PDF i din mailindbakke.

• Fotograf/sundhedspersonale
- o Du udfylder dine oplysninger under Fotograf/sundhedspersonale.
- o Du modtager IKKE samtykkeerklæringen, når borgeren har givet sit samtykke.
- o Under Ansvarlig/ansøgers informationer udfylder du informationer på den person, som skal modtage samtykkeerklæring, når borgeren har givet sit samtykke.

Du kan indtaste dine egne oplysninger, hvis du ikke ved, hvem der skal modtage den udfyldte samtykkeerklæring, og så vil du modtage borgerens udfyldte samtykkeerklæring som en vedhæftet PDF i din mailindbakke.

Send til borger

• Når du trykker ”Send blanket”, kommer der et pop-up vindue, hvori du skal skrive borgerens CPR-nummer, navn og mail. Hvis du ikke kender borgerens mail, kan du skrive ”ingen@mail.dk”. Det har ikke nogen betydning for blanket-flowet, og borgeren kan selv rette sin mail, når vedkommende logger ind i DitmerFlex første gang.

Borgere under 18 år

• Hvis borgeren er mellem 15 og 17 år, kan du vælge at sende samtykkeerklæringen til borgeren, hvis borgeren har NemID. Hvis du ikke ved om borgeren har NemID, skal du sende samtykkeerklæringen til borgerens forælder/værge.
• Hvis borgeren er under 15 år, sendes samtykkeerklæringen altid til forælder/værge.
• Vær opmærksom på, om barnet er tvangsanbragt, da forældrene i disse tilfælde IKKE skal have tilsendt samtykkeerklæringen.
• Vær opmærksom på, om det er nødvendigt at begge forældre skal give samtykke. Som udgangspunkt kræver væsentlige beslutninger enighed mellem forældre.