Beskrivelse

Dette dokument beskriver setup af Bookplan og Digital Post i forbindelse med ibrugtagning af Region Nordjyllands ”Videosamtale-løsning” (mulighed for samtale med læge/behandler i eget hjem via app på smartphone, tablet eller computer).

Digitalisering og IT leverer infrastrukturen, og så er det op til den enkelte hospitalsafdeling selv at anskaffe sig nødvendigt udstyr/hardware, at definere brugen af løsningen i den kliniske praksis samt at konfigurere det nødvendige setup i Bookplan ifølge nedenstående vejledning.

Opsætning af Bookplan

Opret en bookingopgave (flere ved behov), som trækker på den/de ressource(r) (læge/behandler/stue), som skal være til stede i afdelingen ved videosamtaler

1. 1. 1. Bookingafdeling

Det er en forudsætning for videosamtale-løsningen, at afdelingens SHAK-kode fremgår af bookingafdelingens navn

1. 1. 2. Opgavetype
      Virtuel

1. 1. 3. Opgavenavn
      Giv opgaven et gennemskueligt navn

Eks.: ”ALB-Orto-Oamb-VIDEOSAMTALE (app)-80015390”
(Vær obs. på at opgavenavnet adskiller sig fra bookingopgaver til hospitalets videoambulatorier, hvis afdelingen også benytter sig af denne løsning)

1. 1. 4. Titel (borger)
      ”Videosamtale”

(OBS! En forudsætning for at aftalen bliver synlig i videosamtale-app’en)

1. 1. 5. Ikke synlig i webbooking
      Der må ikke sættes vinge ved ”Ikke synlig i Webbooking”

(OBS! En forudsætning for at aftalen bliver synlig i videosamtale-app’en)

Hvis vingen sættes, bliver aftaler ikke synlige i patientvendte systemer (booking.rn.dk, sundhed.dk og VideoSamtale)

1. 1. 6. Klassifikationskoder

BVAA33D – Videokonsultation (evt. XAPP – APP-konsultation)

+ div. aktiviteter til at understøtte dokumentationen

1. 1. 7. SMS-besked

Opret ”Aftalepåmindelses-sms” og føj den til opgaven

1. 1. 8. Mødested

Hent mødestedet ”Videosamtale (Region Nordjylland)” ind i Bookplan-afdelingen.

(OBS! En forudsætning for at aftalen bliver synlig i videosamtale-app’en)

(Kontakt ITsupport@rn.dk, hvis ikke afdelingens Bookplan er aktiveret til at anvende mødesteder – i så fald mangler ”Mødestedsboksen”)

Fremsøg mødestedet ”Videosamtale” og vælg. Hermed knyttes mødestedet på opgaven.

1. 1. 9. Brevskabelon (voksne)

Opret* et ”Videosamtale-brev” efter nedenstående model

*Opret et bookingbrev til videosamtale

• • Videosamtale-brevet kan, hvis det giver mening og hvis der bookes på navngiven ressource, sættes op med et flettefelt [Res_Navn], der trækker primærressourcen (lægen/behandleren) ind i indledningsfrasen

• • Der skal som udgangspunkt ikke sendes husk-bilag med til videosamtaler (medmindre patienten på forhånd skal have taget blodprøver eller målt nogle tal) hvorfor den faste ”husk-frase” er udeladt i eksemplet nedenfor.

OBS! Sammen med indkaldelsesbrevet skal sendes Sådan bliver du klar til din videosamtale (FFRN01-152)

Opsætning af Digital Post er beskrevet længere nede.

Kontakt patientinfo@rn.dk ved yderligere behov for brevfraser.

VideoSamtale til børn

Opret en bookingopgave (flere ved behov), som trækker på den/de ressource(r) (læge/behandler/stue), som skal være til stede i afdelingen ved videosamtaler

1. 1. Opgavetype
   Virtuel

1. 2. Opgavenavn
   Giv opgaven et gennemskueligt navn

Eks.: ”ALB-Orto-Oamb-VIDEOSAMTALE BØRN (app)-80015390”
(Vær obs. på at opgavenavnet adskiller sig fra bookingopgaver til hospitalets videoambulatorier, hvis afdelingen også benytter sig af denne løsning)

1. 3. Klassifikationskoder

2. 4. BVAA33D – Videokonsultation (evt. XAPP – APP-konsultation)

+ div. aktiviteter til at understøtte dokumentationen

1. 5. SMS-besked

Opret ”Aftalepåmindelses-sms” og føj den til opgaven

Her skal indsættes eksempel på påmindelses SMS

1. 1. 10. Brevskabelon (børn)

Opret* et ”Videosamtale-brev” efter nedenstående model

OBS! Sammen med indkaldelsesbrevet skal sendes Sådan bliver du klar til dit barns videosamtale (FFRN01-172)

Opsætning af Digital Post er beskrevet længere nede.

Kontakt patientinfo@rn.dk ved yderligere behov for brevfraser.

Arbejdsgang ved indkaldelse til VideoSamtale til børn

Først og fremmest skal behandleren aftale med forældrene, om videosamtalen skal foregå via telefon (SMS) eller via iPad/PC (e-mail).

• - Forældrenes tlf.nr. og e-mailadresse noteres i kontaktoplysninger i Clinical Suite

• - Book videosamtalen på barnets CPR-nr. – angiv forældres navn/navne i Administrative bemærkninger

• - Gå til videosamtale.rn.dk – log på som sundhedsfaglig – og opret en videosamtale uden NemID på forældres telefonnummer eller e-mailadresse (begge forældre kan deltage). Skriv forældres navn/navne i navnefelterne. Forældrene får tilsendt en sms eller mail med link med angivelse af, hvornår aftalen skal finde sted samt at de skal klikke på linket den dag og tidspunkt samtalen skal finde sted.

1. 1. Gå i Videosamtale og send opret en videosamtale uden NemID på forældrenes telefonnummer eller e-mail adresse Skriv forældres navn i navnefeltet. (Se beskrivelse nedenfor). Begge forældre kan deltage. Forældrene får tilsendt en SMS eller en e-mail med et link, hvor der står, hvornår samtalen skal finde sted og at de skal klikke på linket på den dag og det tidspunkt samtalen finder sted.

VideoSamtale til grupper/hold

Med den rette opsætning i Bookplan er det muligt at holde VideoSamtaler med grupper/hold.

Krav til opsætning i Bookplan:

Ud over ovenstående (”Opsætning af Bookplan”, trin 1-8) skal der opsættes følgende:

1. 1. Virtuelle møderum

• - Opret et virtuelt møderum (lokationsressource) per behandler, der skal anvende løsningen – navngivning skal angive samhørighed mellem behandler (primær ressource) og virtuelt møderum (eks.brugernavn)

• - Opret holdplanaktivitet/-er og kvalifikation/-er til brug for det/de virtuelle møderum

• - Vær opmærksom på, at der også skal lægges holdplanaktivitet i behandlerens kalender

1. 2. Særskilte VideoSamtale-bookingopgaver til brug for holdbooking

• - Skal konfigureres med 2 ressourcekrav (behandler og virtuelt møderum)

(OBS! Det virtuelle møderum (ressourcekrav 2) er en forudsætning for, at VideoSamtale kan anvendes til grupper/hold)

Vær opmærksom på lister

For at få vist videosamtale-aftaler i relevante dagsprogrammer/afviklingslister er det vigtigt, at opgavetyper, som videosamtale-opgaver er oprettet under, er vinget af i listernes kriterier.

Vær obs. på at få opdateret eventuelle personlige lister!

Opsætning af Digital Post

1. 1. Opret nyt dokument - Sådan bliver du klar til din videosamtale (FFRN01-152) eller Sådan bliver du klar til dit barns videosamtale (FFRN01-172) fra PDFCenter.rn.dk til Digital Post

1. 2. Opret et hurtigvalg (skal have samme navn som bookingbrevet) og ving det nye dokument (og eventuelt husk-bilag) af.

Brugervejledning Digital Post til Administratorer

Godt at vide om løsningen

Når der er booket en VideoSamtale, kan patienten aktivere denne i VideoSamtale app’en – tidligst 20 minutter før og senest 30 minutter efter det aftalte bookingtidspunkt.
Behandleren skal senest tilgå videosamtalen 30 minutter efter aftalens starttidspunkt.

Læs mere om løsningen her:

VideoSamtale app

Målgruppe – modtagelse

IT-koordinatorer og Bookplan-superbrugere på Region Nordjyllands hospitaler.