Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Sekretær – Fælles – Nye arbejdsgange i forbindelse med Corona/COVID-19

Registrering af aflysninger

Når en elektiv undersøgelse aflyses på grund af Corona-virus/COVID-19, skal der ske en vanlig aflysningsregistrering i Bookplan. Koden ZPP53A – Procedure aflyst på grund af COVID-19 skal anvendes.

Husk også at lave et notat i generel note og/eller i Bookplan, så vi kan finde frem til patienterne på et senere tidspunkt samt sætte dem på en Huskeliste.

Derudover skal der suppleres med én af disse markører:

Markører for aflyste undersøgelser 

AFZCORO – Aflyst pga beredskab ifm Corona-virus

AFZCORP – Aflyst – pt ønske – Corona

AFZCORV – Aflyst – pt udgør/sårbar for smitterisiko

Markør for ny-indkomne henvisninger

AFZCORI – Indkaldelse udskudt CORONA

AFZCORK – Kritisk patient, skal indkaldes

Markør for fremmøde, der laves om til virtuel kontakt

AFZCORT – Fremmøde omlagt til virtuel kontakt

 

Registrering af markør er obligatorisk i markørbilledet på alle involverede patienter.

Der skal registreres en markør for hver aflysning.

AFZCORO – Aflyst pga beredskab ifm Corona-virus bruges i følgende tilfælde:

Kode

Årsag

Hvordan

Brev

AFZCORO

  • • Hvis patientens tid aflyses eller udsættes på grund af pladsmangel, der skyldes andre patienter med potentiel Corona-virus.

  • • Hvis elektiv aktivitet aflyses for at spare ressourcer, uanset om det drejer sig om lægeartikler eller personaleressourcer.

  • • Ved personaleknaphed, som kan skyldes både ”udlån” af personale til andre enheder, karantæne eller smitte/hjemsendelse af personale.

  • • Ved aflysning af gruppefremmøde/hold af patienter (og andre pandemiforebyggende tiltag).

Registreres med samme dato som besøget, der aflyses.

Coronabrev 1

 

Bemærk: Disse patienter udgør ikke selv en smitterisiko eller er ikke aktuelt syge med Corona-virus.

Patienterne har på grund af suspendering af Udrednings og behandlingsretten IKKE ret til udvidet frit sygehusvalg.

  • • Patienten sættes på genbookingsliste,

  • • Patienter, der er henvist før 17.03.20 har fortsat ret til omvisitering via Enheden for frit sygehusvalg. Har I sat en henvisning på genbookingsliste, som skal omvisiteres, er I nødt til at booke den igen, for at få lov til at omvisitere den.

  • • Markøren AFZCORO skal forblive registreret på MAR.

  • • Der skal ikke registreres ”ikke-ventende-markør” på denne patient.

Eksempel på markørregistrering:

Billede 18

AFZCORP – Aflyst – pt ønske – Corona bruges i følgende tilfælde:

Kode

Årsag/betydning

Hvordan

Brev

AFZCORP

  • • Hvis patienten ikke tør møde på grund af frygt for smitte, uanfægtet at der ikke er en konkret smitterisiko.

  • • Hvis patienten må blive hjemme for at passe egne eller andres børn, og lignende årsager.

  • • AFZCORP kan eventuelt også anvendes i specialer, som tager imod patientens eget initiativ om at udsætte egen tid, for at give kapacitet til Sundhedsvæsenet. Specialet bør tage i agt ikke unødvendigt at udskyde undersøgelser/behandlinger, som kan afvikles.

Registreres med samme dato som besøget, der aflyses.

 

Coronabrev 3

AFV02L1

Ikke ventende, patientens ønske, start

Samme dato som besøget, der aflyses (oprindelig aftale).

 

AFV02L2

Ikke ventende, patientens ønske, slut

 

Ny aftaledato.

 

 

Eksempel på markørregistrering:

Billede 19

AFV01A3: Startmarkøren (henvisningsdato).

AFZCORP: Markør for aflysning i forbindelse med Corona-virus (patientens oprindelige tid).

AFV02L1: Patientens oprindelige tid.

AFV02L2: Patientens nye tid.

 

Hvis patientens tid aflyses igen (vær opmærksom på, at markøren kan være en anden af de mulige markører i forbindelse med Corona-virus), kan markørregistreringen se således ud:

Billede 20

AFV01A3: Startmarkøren (henvisningsdato).

AFZCORP: Markør for 1. aflysning i forbindelse med Corona-virus (patientens oprindelige tid).

AFV02L1: Patientens oprindelige tid.

AFZCORP: Markør for 2. aflysning i forbindelse med Corona-virus (i eksemplet bruges den samme, men det kan godt være én af de andre af de mulige i forbindelse med Corona-virus, der nu er mest relevant)

AFV02L2: Patientens nye tid.
 

AFZCORV – Aflyst – pt udgør/sårbar for smitterisiko bruges i følgende tilfælde:

Kode

Årsag/betydning

Hvordan

Brev

AFZCORV

Hvis patientens tid aflyses eller udsættes, fordi patienten udgør en potentiel smittefare:

  • • Patient med verificeret Corona-virus.

  • • Patient i karantæne.

  • • Patienten har været eksponeret for Corona (måske – men er ikke i karantæne).

  • • Patienten er ekstra sårbar ved smitte eller ekstra modtagelig for smitte - patienten kan have kronisk sygdom som gør patienten ekstra sårbar ved en COVID-infektion, eller patienten kan være i immundæmpende behandling som gør patienten ekstra modtagelig.

Registreres med samme dato som besøget, der aflyses.

 

Coronabrev 3

AFV02K1

Ikke ventende, klinisk begrundelse start

Samme dato som besøget som aflyses.

 

AFV02K2

Ikke ventende, klinisk begrundelse slut

 

Ny aftaledato

 

Eksempel på markørregistrering:

Billede 21

Markøren AFZCORV suppleres med markøren AFV02K1 – Ikke ventende, klinisk begrundelse, start.

Når sygdoms- eller karantæneperioden er slut, sættes AFV02K2 – Ikke ventende, klinisk begrundelse, slut.

Billede 22

Ny-henviste patienter, som ikke indkaldes med det samme:

Kode

Årsag/betydning

Hvordan

Brev

AFZCORI

Indkaldelse udskudt CORONA.

 

Registreres med henvisningsdato.

Coronabrev 3

  • • Der sendes ikke en konkret tid til patienten, indkaldelsen udskydes.

  • • Patienten sættes på Huskeliste i Bookplan.

Lægevisitering

Vores læger visiterer henvisningerne ud fra, om patienterne er Kritiske eller Ikke-kritiske.

Definition af en kritisk patient/funktion

Kritisk funktion er en aktivitet, der er nødvendig for i betydelig grad at styrke, opretholde eller hindre forværring af et konkret individs sundhed, funktionsniveau, livskvalitet eller arbejdsevne.

Kræftpakker

Kræftpakkepatienter hører ikke under hverken kritiske eller ikke-kritiske patienter. De indkaldes på vanlig vis, så markøren AFZCORK skal ikke sættes på ved kræftpakker.

Henvisninger fra praksis

Kritiske patienter påføres denne frase og indkaldes nu:

Uopsættelig undersøgelse, indkaldes nu

Markøren AFZCORK påsættes, og der sendes almindeligt indkaldelsesbrev.

 

Kritiske patienter kan også påføres denne frase og indkaldes på det tidspunkt, der visiteres til:

Uopsættelig undersøgelse, indkaldes om 4 uger (f.eks. en kontrol)

Markøren AFZCORK påsættes, og der sendes almindeligt indkaldelsesbrev.

NYT: Kan vi ikke tilbyde en tid, inden for den tidsramme, som lægen har visiteret til (og henvisende instans har ønsket), skal vi tage kontakt til Enheden for frit sygehusvalg, som vil afsøge mulighederne for omvisitering.

AFZCORK – Kritisk patient, skal indkaldes bruges i følgende tilfælde

Kode

Årsag/betydning

Hvordan

Brev

AFZCORK

Kritisk funktion er en aktivitet, der er nødvendig for i betydelig grad at styrke, opretholde eller hindre forværring af et konkret individs sundhed, funktionsniveau, livskvalitet eller arbejdsevne.

Registreres med henvisningsdato.

Almindeligt indkaldelsesbrev.


Eksempel på markørregistrering
:

Billede 1

Ikke-kritiske patienter påføres ikke frasen og sættes på Huskeliste/sættes på hold.

Markøren AFZCORI påsættes, og der sendes Coronabrev 3.

Kode

Årsag/betydning

Hvordan

Brev

AFZCORI

Indkaldelse udskudt, Corona

Registreres med henvisningsdato

Coronabrev 3

Henvisninger fra sygehusafdelinger

  • • Tjek i MAO-billedet, om der er påført markør for kritisk patient (AFZCORK).
    Det tjekkes i HVF-billedet med shit+F2. Er markøren påført, kan I skrive det i Generel note, før I sender henvisningen til visitation.

  • • Henvisninger UDEN AFZCORK i MAO-billedet, som visiteres til indkaldelse nu (indenfor 30 dage, subakut osv.) af vores læger, indkaldes på første ledige tid.

  • • Henvisninger MED AFZCORK i MAO-billedet, som visiteres til at kunne vente f.eks. 3 måneder, almindelig vente osv. af vores læger, indkaldes på første ledige tid.

  • • Henvisninger UDEN AFZCORK i MAO-billedet, der visiteres med almindelig venteliste af vores læger, sættes på Huskeliste/sættes på hold og påføres markør for ventende samt Coronabrev 3. Derudover sendes KOR-notat til henvisende instans (frase nr. 400).

  • • Kontroller indkaldes til det ønskede kontrol-tidspunkt (gælder henvisninger modtaget af os fra og med 28.03.20).

  • • Vi skal også påsætte markøren AFZCORK – kritisk patient – på henvisninger fra sygehusafdelinger, når vi indkalder dem.  

 

NYT: Kan vi ikke tilbyde en tid, inden for den tidsramme, som lægen har visiteret til (og henvisende instans har ønsket), skal vi tage kontakt til Enheden for frit sygehusvalg, som vil afsøge mulighederne for omvisitering.

Arbejdsgangen i forbindelse med breve

Coronabrev 1

Der fremsendes brev med oplysning om aflysning uden ny fremmødetid.

I Patientens aftaler ny, klik Dan brev på aftalen og vælg ”Coronabrev 1” under ”Øvrige brevskabeloner”.

Billede 23

Billede 24

                                  

Flyt patienten på genbookingliste

Billede 35

 

Husk registrering af markøren AFZCORO i PAS.

Coronabrev 3

Nyhenviste patienter – skal afvente indkaldelse til senere:

Der fremsendes brev med oplysning om, at indkaldelse fremsendes senere.

”Book” patienten på Huskeliste

Billede 26

Vælg huskeliste-dato – f.eks. 01.07.2020 (Patienten skal have indkaldelse senest 01.07.2020) og klik OK.

Billede 27

 

Find patienten på huskelisten (i Aftalelister) og dobbeltklik på patienten:

Billede 28

Klik Dan brev – vælg ”Coronabrev 3” under ”Øvrige brevskabeloner.
 

Billede 29

Billede 30

Husk registrering af markøren AFZCORI i PAS.

 

Patienter, der selv aflyser sin tid

Der fremsendes brev med oplysning om, at indkaldelse fremsendes senere.

I Patientens aftaler ny, klik Dan brev på aftalen og vælg ”Coronabrev 3” under ”Øvrige brevskabeloner”.

Billede 31

Billede 32

                       

Flyt patienten på genbookingliste.

 

Husk registrering af AFZCORV, AFZCORI eller AFZCORP i PAS.

Coronabrev 3 er udsendt – patienten ringer og vil have booket en tid

Hvis patienten ringer og beder om at blive booket, skal henvisningen sendes til genvisitation hos sektionen.

Patienten skal informeres om, at vedkommende ikke har ret til at blive indkaldt, men lægen vil kigge på henvisningen igen og vurdere, om patienten skal indkaldes. Det er altså ikke givet, at alle patienter, som henvender sig, også bliver indkaldt. Husk at lave notat om det i generel note.

Oplever patienten forværring i sin sygdom, skal patienten kontakte den henvisende læge. Dette står også i brevet.

Hvis det ender med, at patienten bookes, skal markøren AFZCORK sættes på.

Coronabrev 3 er udsendt – henvisende instans ringer og vil have patienten booket

Hvis henvisende instans ringer og beder om, at patienten bliver indkaldt, indkalder vi patienten.

Husk at sætte markøren AFZCORK på.

Særligt omkring aflysning af kræftpakker

Hvis en patient ringer ind og aflyser en tid (blåt flag) til en kræftpakke grundet Corona, aflyser vi tiden og sender et KOR-notat til henvisende instans – se eventuelt PRI-dokumentet Sekretær – Fælles – Korrespondancenotat.

 

Frasekoder til henvisende instans, hvis patienten aflyser en tid til kræftpakke:

cid:image002.png@01D5FD2B.3A836B90

 

cid:image003.jpg@01D5FD2B.3A836B90

 

Optælling af aflysninger

Vi har brug for at have et overblik over, hvor mange undersøgelser, der bliver aflyst. Derfor er der lavet et Excel-ark, som er på fællesdrevet, hvor I dagligt kan skrive antal ind.

Det gælder følgende:

  • • Aflysninger, som afdelingsledelsen melder ud, I skal lave.

  • • Aflysning af undersøgelser, som en afdeling ikke udfører og dermed heller ikke har brug for billeddiagnostikken.

Listen findes på K-drevet.
 

Billede 33

Åbne tider/huller i programmet:

Når en patient melder afbud, giver det et hul i programmet.

Den ledige tid kan bruges til en kræftpakke eller kræftkontrol.

I behøver ikke fylde op med følgende kategorier:

  • • RU: fra egen læge (med mindre det er en kræftpakke eller kontrol)

  • • UL: fra egen læge (med mindre det er en kræftpakke eller kontrol)

  • • MR: hjemtagning

  • • Mammografi: BRCA og benigne tumorer

 

OBS – ovenstående skal ikke aflyses, der skal blot ikke fyldes op med disse undersøgelser.

Beskrivelser af undersøgelser fra Pandemiafsnittene:

De undersøgelser, som er henvist fra Pandemiafsnittene

P1 – 8001 4621

P2 – 8001 4622

P3 – 8001 4623

skal følge samme regler som undersøgelser henvist fra AMA – se PRI-dokumentet Sekretær – Fælles – Konferenceregler.

 

Har patienten fået tildelt en stamafdeling, flyttes undersøgelsen til det respektive beskrivespor – husk at notere i generel note.

 

Har patienten ikke fået tildelt en stamafdeling, følges reglerne for F/7Ø infektionsmed. Afd.:
 

cid:image001.png@01D5FBC2.D0AFD870

Fremmødetolk

Der står på Personalenet, at man ikke længere må anvende fremmødetolk.

Vores afdeling er dog fritaget for dette, forstået på den måde, at hvis der er behov for en fremmødetolk til en undersøgelse, må vi godt anvende dette. Det kunne f.eks. være til en kræftkontrol.

Husk at afbestille tolke, hvis en undersøgelse bliver aflyst.

Udeblevne

Udeblevne patienter håndteres som vanligt. Henvisningen afsluttes, og der sendes KOR-notat til henvisende instans – se eventuelt PRI-dokumentet Sekretær – Fælles – Korrespondancenotat.

Målgruppe - modtagelse

Sekretærer på Radiologisk Afdeling, som har behov for samlet information omkring nye tiltag og arbejdsgange i forbindelse med Corona-virus/COVID-19.

Formål

At samle al information omkring nye tiltag og arbejdsgange i forbindelse med Corona-virus/COVID-19.