Sekretær – Fælles – Nye arbejdsgange i forbindelse med Corona/COVID-19
Registrering af aflysninger
Når en elektiv undersøgelse aflyses på grund af Corona-virus/COVID-19, skal der ske en vanlig aflysningsregistrering i Bookplan. Koden ZPP53A – Procedure aflyst på grund af COVID-19 skal anvendes.
Husk også at lave et notat i generel note og/eller i Bookplan, så vi kan finde frem til patienterne på et senere tidspunkt samt sætte dem på en Huskeliste.
Derudover skal der suppleres med én af disse markører:
Markører for aflyste undersøgelser
AFZCORO – Aflyst pga beredskab ifm Corona-virus
AFZCORP – Aflyst – pt ønske – Corona
AFZCORV – Aflyst – pt udgør/sårbar for smitterisiko
Markør for ny-indkomne henvisninger
AFZCORI – Indkaldelse udskudt CORONA
AFZCORK – Kritisk patient, skal indkaldes
Markør for fremmøde, der laves om til virtuel kontakt
AFZCORT – Fremmøde omlagt til virtuel kontakt
Registrering af markør er obligatorisk i markørbilledet på alle involverede patienter.
Der skal registreres en markør for hver aflysning.
AFZCORO – Aflyst pga beredskab ifm Corona-virus bruges i følgende tilfælde:
Kode | Årsag | Hvordan | Brev |
AFZCORO | • Hvis patientens tid aflyses eller udsættes på grund af pladsmangel, der skyldes andre patienter med potentiel Corona-virus. • Hvis elektiv aktivitet aflyses for at spare ressourcer, uanset om det drejer sig om lægeartikler eller personaleressourcer. • Ved personaleknaphed, som kan skyldes både ”udlån” af personale til andre enheder, karantæne eller smitte/hjemsendelse af personale. • Ved aflysning af gruppefremmøde/hold af patienter (og andre pandemiforebyggende tiltag).
| Registreres med samme dato som besøget, der aflyses. | Coronabrev 1 |
Bemærk: Disse patienter udgør ikke selv en smitterisiko eller er ikke aktuelt syge med Corona-virus.
Patienterne har på grund af suspendering af Udrednings og behandlingsretten IKKE ret til udvidet frit sygehusvalg.
• Patienten sættes på genbookingsliste,
• Patienter, der er henvist før 17.03.20 har fortsat ret til omvisitering via Enheden for frit sygehusvalg. Har I sat en henvisning på genbookingsliste, som skal omvisiteres, er I nødt til at booke den igen, for at få lov til at omvisitere den.
• Markøren AFZCORO skal forblive registreret på MAR.
• Der skal ikke registreres ”ikke-ventende-markør” på denne patient.
Eksempel på markørregistrering:
AFZCORP – Aflyst – pt ønske – Corona bruges i følgende tilfælde:
Kode | Årsag/betydning | Hvordan | Brev |
AFZCORP | • Hvis patienten ikke tør møde på grund af frygt for smitte, uanfægtet at der ikke er en konkret smitterisiko. • Hvis patienten må blive hjemme for at passe egne eller andres børn, og lignende årsager. • AFZCORP kan eventuelt også anvendes i specialer, som tager imod patientens eget initiativ om at udsætte egen tid, for at give kapacitet til Sundhedsvæsenet. Specialet bør tage i agt ikke unødvendigt at udskyde undersøgelser/behandlinger, som kan afvikles.
| Registreres med samme dato som besøget, der aflyses. | Coronabrev 3 |
AFV02L1 | Ikke ventende, patientens ønske, start | Samme dato som besøget, der aflyses (oprindelig aftale). | |
AFV02L2 | Ikke ventende, patientens ønske, slut | Ny aftaledato. | |
Eksempel på markørregistrering:
AFV01A3: Startmarkøren (henvisningsdato).
AFZCORP: Markør for aflysning i forbindelse med Corona-virus (patientens oprindelige tid).
AFV02L1: Patientens oprindelige tid.
AFV02L2: Patientens nye tid.
Hvis patientens tid aflyses igen (vær opmærksom på, at markøren kan være en anden af de mulige markører i forbindelse med Corona-virus), kan markørregistreringen se således ud:
AFV01A3: Startmarkøren (henvisningsdato).
AFZCORP: Markør for 1. aflysning i forbindelse med Corona-virus (patientens oprindelige tid).
AFV02L1: Patientens oprindelige tid.
AFZCORP: Markør for 2. aflysning i forbindelse med Corona-virus (i eksemplet bruges den samme, men det kan godt være én af de andre af de mulige i forbindelse med Corona-virus, der nu er mest relevant)
AFV02L2: Patientens nye tid.
AFZCORV – Aflyst – pt udgør/sårbar for smitterisiko bruges i følgende tilfælde:
Kode | Årsag/betydning | Hvordan | Brev |
AFZCORV | Hvis patientens tid aflyses eller udsættes, fordi patienten udgør en potentiel smittefare: • Patient med verificeret Corona-virus. • Patient i karantæne. • Patienten har været eksponeret for Corona (måske – men er ikke i karantæne). • Patienten er ekstra sårbar ved smitte eller ekstra modtagelig for smitte - patienten kan have kronisk sygdom som gør patienten ekstra sårbar ved en COVID-infektion, eller patienten kan være i immundæmpende behandling som gør patienten ekstra modtagelig.
| Registreres med samme dato som besøget, der aflyses. | Coronabrev 3 |
AFV02K1 | Ikke ventende, klinisk begrundelse start | Samme dato som besøget som aflyses. | |
AFV02K2 | Ikke ventende, klinisk begrundelse slut | Ny aftaledato | |
Eksempel på markørregistrering:
Markøren AFZCORV suppleres med markøren AFV02K1 – Ikke ventende, klinisk begrundelse, start.
Når sygdoms- eller karantæneperioden er slut, sættes AFV02K2 – Ikke ventende, klinisk begrundelse, slut.
Ny-henviste patienter, som ikke indkaldes med det samme:
Kode | Årsag/betydning | Hvordan | Brev |
AFZCORI | Indkaldelse udskudt CORONA. | Registreres med henvisningsdato. | Coronabrev 3 |
• Der sendes ikke en konkret tid til patienten, indkaldelsen udskydes.
• Patienten sættes på Huskeliste i Bookplan.
Lægevisitering
Vores læger visiterer henvisningerne ud fra, om patienterne er Kritiske eller Ikke-kritiske.
Definition af en kritisk patient/funktion
Kritisk funktion er en aktivitet, der er nødvendig for i betydelig grad at styrke, opretholde eller hindre forværring af et konkret individs sundhed, funktionsniveau, livskvalitet eller arbejdsevne.
Kræftpakker
Kræftpakkepatienter hører ikke under hverken kritiske eller ikke-kritiske patienter. De indkaldes på vanlig vis, så markøren AFZCORK skal ikke sættes på ved kræftpakker.
Henvisninger fra praksis
Kritiske patienter påføres denne frase og indkaldes nu:
Uopsættelig undersøgelse, indkaldes nu
Markøren AFZCORK påsættes, og der sendes almindeligt indkaldelsesbrev.
Kritiske patienter kan også påføres denne frase og indkaldes på det tidspunkt, der visiteres til:
Uopsættelig undersøgelse, indkaldes om 4 uger (f.eks. en kontrol)
Markøren AFZCORK påsættes, og der sendes almindeligt indkaldelsesbrev.
NYT: Kan vi ikke tilbyde en tid, inden for den tidsramme, som lægen har visiteret til (og henvisende instans har ønsket), skal vi tage kontakt til Enheden for frit sygehusvalg, som vil afsøge mulighederne for omvisitering.
AFZCORK – Kritisk patient, skal indkaldes bruges i følgende tilfælde
Kode | Årsag/betydning | Hvordan | Brev |
AFZCORK | Kritisk funktion er en aktivitet, der er nødvendig for i betydelig grad at styrke, opretholde eller hindre forværring af et konkret individs sundhed, funktionsniveau, livskvalitet eller arbejdsevne. | Registreres med henvisningsdato. | Almindeligt indkaldelsesbrev. |
Eksempel på markørregistrering:
Ikke-kritiske patienter påføres ikke frasen og sættes på Huskeliste/sættes på hold.
Markøren AFZCORI påsættes, og der sendes Coronabrev 3.
Kode | Årsag/betydning | Hvordan | Brev |
AFZCORI | Indkaldelse udskudt, Corona | Registreres med henvisningsdato | Coronabrev 3 |
Henvisninger fra sygehusafdelinger
• Tjek i MAO-billedet, om der er påført markør for kritisk patient (AFZCORK).
Det tjekkes i HVF-billedet med shit+F2. Er markøren påført, kan I skrive det i Generel note, før I sender henvisningen til visitation.
• Henvisninger UDEN AFZCORK i MAO-billedet, som visiteres til indkaldelse nu (indenfor 30 dage, subakut osv.) af vores læger, indkaldes på første ledige tid.
• Henvisninger MED AFZCORK i MAO-billedet, som visiteres til at kunne vente f.eks. 3 måneder, almindelig vente osv. af vores læger, indkaldes på første ledige tid.
• Henvisninger UDEN AFZCORK i MAO-billedet, der visiteres med almindelig venteliste af vores læger, sættes på Huskeliste/sættes på hold og påføres markør for ventende samt Coronabrev 3. Derudover sendes KOR-notat til henvisende instans (frase nr. 400).
• Kontroller indkaldes til det ønskede kontrol-tidspunkt (gælder henvisninger modtaget af os fra og med 28.03.20).
• Vi skal også påsætte markøren AFZCORK – kritisk patient – på henvisninger fra sygehusafdelinger, når vi indkalder dem.
NYT: Kan vi ikke tilbyde en tid, inden for den tidsramme, som lægen har visiteret til (og henvisende instans har ønsket), skal vi tage kontakt til Enheden for frit sygehusvalg, som vil afsøge mulighederne for omvisitering.
Arbejdsgangen i forbindelse med breve
Coronabrev 1
Der fremsendes brev med oplysning om aflysning uden ny fremmødetid.
I Patientens aftaler ny, klik Dan brev på aftalen og vælg ”Coronabrev 1” under ”Øvrige brevskabeloner”.
Flyt patienten på genbookingliste
Husk registrering af markøren AFZCORO i PAS.
Coronabrev 3
Nyhenviste patienter – skal afvente indkaldelse til senere:
Der fremsendes brev med oplysning om, at indkaldelse fremsendes senere.
”Book” patienten på Huskeliste
Vælg huskeliste-dato – f.eks. 01.07.2020 (Patienten skal have indkaldelse senest 01.07.2020) og klik OK.
Find patienten på huskelisten (i Aftalelister) og dobbeltklik på patienten:
Klik Dan brev – vælg ”Coronabrev 3” under ”Øvrige brevskabeloner.
Husk registrering af markøren AFZCORI i PAS.
Patienter, der selv aflyser sin tid
Der fremsendes brev med oplysning om, at indkaldelse fremsendes senere.
I Patientens aftaler ny, klik Dan brev på aftalen og vælg ”Coronabrev 3” under ”Øvrige brevskabeloner”.
Flyt patienten på genbookingliste.
Husk registrering af AFZCORV, AFZCORI eller AFZCORP i PAS.
Coronabrev 3 er udsendt – patienten ringer og vil have booket en tid
Hvis patienten ringer og beder om at blive booket, skal henvisningen sendes til genvisitation hos sektionen.
Patienten skal informeres om, at vedkommende ikke har ret til at blive indkaldt, men lægen vil kigge på henvisningen igen og vurdere, om patienten skal indkaldes. Det er altså ikke givet, at alle patienter, som henvender sig, også bliver indkaldt. Husk at lave notat om det i generel note.
Oplever patienten forværring i sin sygdom, skal patienten kontakte den henvisende læge. Dette står også i brevet.
Hvis det ender med, at patienten bookes, skal markøren AFZCORK sættes på.
Coronabrev 3 er udsendt – henvisende instans ringer og vil have patienten booket
Hvis henvisende instans ringer og beder om, at patienten bliver indkaldt, indkalder vi patienten.
Husk at sætte markøren AFZCORK på.
Særligt omkring aflysning af kræftpakker
Hvis en patient ringer ind og aflyser en tid (blåt flag) til en kræftpakke grundet Corona, aflyser vi tiden og sender et KOR-notat til henvisende instans – se eventuelt PRI-dokumentet Sekretær – Fælles – Korrespondancenotat.
Frasekoder til henvisende instans, hvis patienten aflyser en tid til kræftpakke:
Optælling af aflysninger
Vi har brug for at have et overblik over, hvor mange undersøgelser, der bliver aflyst. Derfor er der lavet et Excel-ark, som er på fællesdrevet, hvor I dagligt kan skrive antal ind.
Det gælder følgende:
• Aflysninger, som afdelingsledelsen melder ud, I skal lave.
• Aflysning af undersøgelser, som en afdeling ikke udfører og dermed heller ikke har brug for billeddiagnostikken.
Listen findes på K-drevet.
Åbne tider/huller i programmet:
Når en patient melder afbud, giver det et hul i programmet.
Den ledige tid kan bruges til en kræftpakke eller kræftkontrol.
I behøver ikke fylde op med følgende kategorier:
• RU: fra egen læge (med mindre det er en kræftpakke eller kontrol)
• UL: fra egen læge (med mindre det er en kræftpakke eller kontrol)
• MR: hjemtagning
• Mammografi: BRCA og benigne tumorer
OBS – ovenstående skal ikke aflyses, der skal blot ikke fyldes op med disse undersøgelser.
Beskrivelser af undersøgelser fra Pandemiafsnittene:
De undersøgelser, som er henvist fra Pandemiafsnittene
P1 – 8001 4621
P2 – 8001 4622
P3 – 8001 4623
skal følge samme regler som undersøgelser henvist fra AMA – se PRI-dokumentet Sekretær – Fælles – Konferenceregler.
Har patienten fået tildelt en stamafdeling, flyttes undersøgelsen til det respektive beskrivespor – husk at notere i generel note.
Har patienten ikke fået tildelt en stamafdeling, følges reglerne for F/7Ø infektionsmed. Afd.:
Fremmødetolk
Der står på Personalenet, at man ikke længere må anvende fremmødetolk.
Vores afdeling er dog fritaget for dette, forstået på den måde, at hvis der er behov for en fremmødetolk til en undersøgelse, må vi godt anvende dette. Det kunne f.eks. være til en kræftkontrol.
Husk at afbestille tolke, hvis en undersøgelse bliver aflyst.
Udeblevne
Udeblevne patienter håndteres som vanligt. Henvisningen afsluttes, og der sendes KOR-notat til henvisende instans – se eventuelt PRI-dokumentet Sekretær – Fælles – Korrespondancenotat.
Målgruppe - modtagelse
Sekretærer på Radiologisk Afdeling, som har behov for samlet information omkring nye tiltag og arbejdsgange i forbindelse med Corona-virus/COVID-19.
Formål
At samle al information omkring nye tiltag og arbejdsgange i forbindelse med Corona-virus/COVID-19.
