Selvbooking - Vejledning til opsætning af Bookplan og Digital Post
Opsætning af Bookplan til ”Selvbooking”
Dette dokument beskriver setup’et af Bookplan og Digital Post i forbindelse med selvbooking på Region Nordjyllands bookingside https://booking.rn.dk eller https://booking.rn.dk/kode. Selvbooking løsningen består af fire muligheder: Fri booking, Til web og Bookingkode samt Flyt/aflys.
Begrebsafklaring
Fri Booking
Der er mulighed for at lægge opgaver/ydelser ud til ”Fri booking” på https://booking.rn.dk , hvor patienten selv vælger hvilken type opgave og mødested der skal bookes. Dette kan eksempelvis være relevant i forhold til booking af aftaler på Klinisk Biokemisk Afdeling (KBA), hvor der kan vælges mellem forskellige opgaver og behandlingssteder. Herefter vil patienten, hvis der er konfigureret et standard indkaldelsesbrev på bookingopgaven, modtage et indkaldelsesbrev enten som brev eller digital post.
Til web
Der er også mulighed for at oprette en webanmodning. Her definerer afdelingen aftalen og sender den ”Til web”, hvormed patienten blot skal logge på https://booking.rn.dk med NemID og vælge dato og klokkeslæt for den fremsendte webanmodning. Afdelingen skal oprette en webanmodning for hver aftale, der skal bookes. Herefter vil patienten, hvis der er konfigureret et standard indkaldelsesbrev på opgaven, modtage et indkaldelsesbrev enten som brev eller digital post. Hvis lukkeperioden for aftalen overskrides, og det derfor ikke længere er muligt for patienten at booke tiden, er det op til den enkelte afdeling at booke aftaletiden for patienten.
Bookingkode
Afdelingen udleverer en unik bookingkode til patienten, som refererer til en specifik bookingopgave. Patienten kan ved brug af koden selv booke tiden på den specifikke opgave på https://booking.rn.dk/kode.
Flytning og aflysning af tider
”Flyt og aflys” kan benyttes, hvis afdelingen vil give patienten mulighed for at flytte og aflyse aftaletiden selv. Dette gælder både i forbindelse med selvbooking eller hvis afdelingen booker tid for patienten.
Lukkeperiode i forbindelse med booking
Lukkeperiode i forbindelse med booking angiver hvor mange ugedage eller hverdage der skal gå fra dags dato, til det er muligt for patienten at vælge en tid.
Lukkeperiode for flytning og aflysning
Lukkeperiode i forbindelse med flytning og aflysning af tider angiver hvor mange ugedage eller hverdage forud for aftaletiden, at der skal lukkes for muligheden for at patienten kan flytte eller aflyse sin aftaletid.
Fri booking
1. Vælg/opret en bookingopgave til formålet
2. Fanen Webbooking - vælg ”Tillad fri booking”.
3. På ”Generelt” fanen tilføjes en ydelse
4. Ydelser vedligeholdes på overordnet konfigurationsniveau (kræver minimum superbruger adgang)
5. OBS! Der tilknyttes ikke kontakt i PAS ved fri booking
Til Web
1. Vælg/opret bookingopgave til formålet
2. Der konfigureres en ”Tidsfrist for booking”, som bestemmer hvor mange dage patienten har til at booke aftalen. Hvis patienten ikke får selvbooket inden tidsfristen udløber, bliver det op til afdelingen at få booket en aftale til patienten.
OBS! Vær ekstra opmærksom på denne funktion, hvis webbooking anvendes til eks. udredningsaftaler, hvor der er servicemål på at patienten har modtaget en tid inden for et vist antal hverdage.
3. Lukkeperioden for webanmodning vælges ved at indtaste antallet af enten ugedage eller hverdage der skal gå, før det er muligt for patienten at vælge en tid.
4. Herefter bookes aftalen som vanligt. I stedet for at klikke BOOK i bookingbilledet, vælges knappen ”TIL WEB”.
5. Når der klikkes ”TIL WEB” åbnes billedet for oprettelse af webanmodning. Tidsfrist for booking og lukkeperiode er allerede defineret på Webbooking fanen, men kan også justeres i bookingøjeblikket.
6. Det vælges om der skal sendes en NemSMS til patienten.
7. Bookeren skal tage stilling til, om der skal vælges en specifik ressource for aftalen.
8. Der klikkes på ”OPRET” og aftalen sendes ”Til Web”
Bookingkode
1. Ved valg af typen ”Bookingkode”, skal der konfigureres en bookingkode (kan bestå af både tal og/eller bogstaver) på bookingopgaven. Patienten kan så logge på https://booking.rn.dk/selvbooking/kode og booke en tid via den specifikke bookingkode.
2. OBS! Der tilknyttes ikke kontakt i PAS ved selvbooking med bookingkode
Flytning og aflysning
1. På den enkelte bookingopgave kan afdelingen gøre det muligt for patienten selv at flytte og/eller aflyse aftaletider – det gør sig gældende for både selvbookede tider og tider, som afdelingen har booket.
2. Det kan vælges om den primære ressource skal fastholdes i forbindelse med, at patienten flytter eller aflyser sin aftale.
3. Der skal tages stilling til hvor mange dage forud for aftalen, at bookingen skal ”låses” for patienten, og det dermed ikke er muligt at flytte og/eller aflyse aftalen. Dette gøres ved at angive ”Lukkeperiode for flytning og aflysning”. Intervallet kan angives i ugedage eller hverdage forud for aftalen. Hvis patienten indenfor lukkeperioden ønsker at aflyse eller flytte sin aftale, er det nødvendigt at kontakte afdelingen.
OBS! Det anbefales ikke at anvende ”Flytning og aflysning” på bookingopgaver, som bliver benyttet til eks. udredningsaftaler, hvor patienten skal oplyses om særlige rettigheder. Systemet formår kun at fremsende det patientrettighedsbilag, som er konfigureret som standard på bookingopgaven.
NemSMS
Hvis der er konfigureret NemSMS på bookingopgaven, sendes der ved selvbooking en NemSMS til patienten indeholdende den valgte skabelon. Eksempelvis information om, at der ligger en aftale klar til at patienten kan booke den.
For typen webanmodning er det desuden muligt at oprette en webanmodningspåmindelse. Hermed kan der sendes NemSMS ved oprettelse af webanmodning med mulighed for at oplyse patienten om, at der ligger en ”aftale” klar til selvbooking på booking.rn.dk.
1. Webanmodnings-SMS konfigureres på overordnet konfigurationsniveau.
2. Ved at klikke på ”Opret” ruller SMS-skabelon dropdown menuen ud.
3. Herefter kan Navn og Skabelon udfyldes for den ønskede NemSMS.
4. Efter udfyldelse klikkes ”Gem”. Det er nu muligt at tilknytte NemSMS skabelon til den ønskede opgave, ved at klikke på ”Vælg evt. oprettelses skabelon…”, hvilket udruller i dropdown menuen.
5. Herefter er det muligt at vælge den skabelon der ønskes tilknyttet den enkelte opgave.
6. I forbindelse med at lukkeperioden nærmer sig, kan Bookplan sættes op til at afsende en påmindelses SMS et givent tidsinterval forud for lukkeperiodens afslutning.
Digital post
Der bliver dannet indkaldelsesbrev og patientrettighedsbilag ved selvbooking (fri booking, webbooking, kodebooking, flyt), hvis der er tilføjet hhv. standard indkaldelsesbrev og tillægsmateriale på bookingopgaven. Hvis der er tilføjet ændringsbrev på bookingopgaven, vil dette blive dannet, hvis aftalen flyttes.
Indkaldelsesbreve som er blevet dannet i forbindelse med selvbooking, skal håndteres via ”Webbooking” bruger i Digital Post (Kan oprettes via IT). Vær obs. på at få oprettet hurtigvalg i Digital Post, som matcher de indkaldelsesbreve, der bliver anvendt til selvbooking, så afsendelsen kan ske automatisk.
Selvbooking fra patientens synspunkt - Booking.rn.dk
1. Selvbooking foretages på https://booking.rn.dk, hvor patienten skal logge ind med NemID.
2. På fanen ”Aftaler” kan patienten få overblik over sine aftaler på regionens hospitaler (Kræver at afdelingerne har gjort bookingopgaver ”Synlige i webbooking”)
3. Fanen ”Book tid”
Fri booking
1. Vælges eksempelvis ”Blodprøvetagning og EKG” folder der sig et antal undersøgelser ud, som patienten kan vælge imellem
2. Ved at klikke på ”Vælg behandlingssted” bliver patienten præsenteret for de hospitaler, som undersøgelsen kan foretages på
3. Når det ønskede behandlingssted er valgt fremkommer en kalender med ledige tider for den valgte undersøgelse, de datoer der er ledige tider på er fremhævet i kalenderen. Dage hvor patienten har andre aftaler på regionens hospitaler er markeret med en rød prik.
4. Der klikkes på den ønskede aftaletid og derefter ”Fortsæt”
5. Patienten kan markere om der ønskes en SMS-påmindelse eller ej, ved at klikke på fluebenet og derefter klikke på ”Book”.
6. Den bookede aftale vises og patienten har mulighed for at udskrive kvitteringen eller modtage en SMS som kvittering. Det er ligeledes muligt for patienten at få et overblik over bookede aftaler på regionens hospitaler, ved at klikke på ”Gå til Aftaler”
Til Web
1. Når patienten logger på https://booking.rn.dk/selvbooking, vil det på fanen ”Book tid” være markeret med et udråbstegn, hvis der er oprettet webanmodninger mhp. selvbooking.
2. Patienten klikker på ikonet ”Book tid”
3. Herfra foregår bookingprocessen som beskrevet i punkt 4 og 5 under ”Fri Booking”.
Bookingkode
1. Ved selvbooking via bookingkode skal patienten logge på en anden URL end ellers - https://booking.rn.dk/selvbooking/kode
2. Den udleverede bookingkode tastes, hvorefter patienten ledes videre til bookingprocessen med valg af dato og klokkeslæt m.m. som gennemgået i punkt 4 og 5 under ”Fri booking”
Flytning og aflysning af aftaler
1. På fanen ”Aftaler” får patienten et overblik over aftaler booket på regionens hospitaler. Det vil fremgå af den enkelte aftale, hvis afdelingen har tilladt flyt og/eller aflys.
Af skærmprintet ses det, at patienten har mulighed for at flytte eller aflyse aftalen den 5. maj, samt at lukkeperioden i forbindelse med flytning eller aflysning af aftaletid er indstillet til 1 ugedag
