Beskrivelse

Den sundhedsperson, der er ansvarlig for optagelse af video- eller lydoptagelser af patienter til brug i undervisningssammenhænge, supervision eller vejledning i Psykiatrien, skal indhente patientens informerede samtykke forud for optagelsen og sørge for, at optagelserne behandles og opbevares forsvarligt.

Fremgangsmåde

Indhentning af samtykke
 

Sundhedspersonen skal forud for video- eller lydoptagelse indhente patientens skriftlige samtykke til optagelse og til anvendelse af optagelsen.

En fyldestgørende information er en forudsætning for, at patienten kan give et informeret samtykke.

Derfor skal sundhedspersonen give patienten en dækkende og forståelig beskrivelse af, hvad patienten samtykker til. Det skal fremgå tydeligt, hvad optagelsen bruges til, hvem der skal se den, og hvor lang tid optagelsen opbevares. Det skal fremgå, at samtykket kan trækkes tilbage, og hvordan dette gøres.

Benyt ”Samtykkeerklæring til optagelse og brug af video- eller lydoptagelser” – se bilag. Den kan printes og udfyldes, eller den kan udfyldes elektronisk. Se bilag med vejledning til elektronisk samtykkeerklæring.

Journalisering af samtykke: Underskrevet samtykkeerklæring scannes ind og journaliseres i e-Doc. Ved anvendelse af elektronisk samtykkeerklæring journaliseres mail med modtaget samtykkeerklæring.

Tilbagetrækning af samtykke: Hvis patienten under forløbet trækker sit samtykke tilbage, skal anvendelse af optagelserne ophøre, og optagelsen skal slettes.

Optagelse og anvendelse af optagelse

Udstyr: Der må kun bruges udstyr, som er indkøbt af Psykiatrien, og ikke er privat udstyr. Det kan være tablets, smartphones, diktafoner eller kameraer. Når udstyret tages i brug, skal sundhedspersonen sikre sig, at der IKKE sikkerhedskopieres til iCloud (iPhone, iPad), Google konto (Android-enheder) eller andre tredjeparts tjenester. Ved behov for vejledning til at sikre dette kontaktes IT-support.

Opbevaring af optagelsen: Sundhedspersonen skal generelt være omhyggelig med at sikre, at uvedkommende ikke får adgang til optagelserne. Optagelser må maksimalt opbevares i 30 dage på den enhed, der er brugt til optagelsen. Enheden opbevares forsvarligt, og når den ikke er i brug, opbevares den aflåst på psykiatriens matrikel.

Optagelser, der opbevares i mere end 30 dage skal gemmes på et sikkert netværksdrev.

Et sikkert drev bestilles ved at udfylde bestillingsblanket (se bilag – bestilling af netværksmappe), som sendes til itsupport@rn.dk eller ved at oprette en sag på itsupport.rn.dk, hvor bestillingsblanketten vedhæftes. Formularen kan også findes på itsupport.rn.dk ved søgning efter drev.

Ved bestilling af sikkert drev skal der altid anføres en leder som ejer af drevet.

Hvis sundhedspersonen bruger et smart-device til optagelsen, skal filen efterfølgende gemmes på netværksdrevet. Dette gøres ved først at uploade filen fra telefonen/tabletten til sit personlige OneDrive eller Sharefile for dernæst at tilgå filen fra computer eller ESA. Det er vigtigt, at sundhedspersonen husker at fjerne filen fra eget OneDrive eller Sharefile, efter optagelsen er lagret korrekt.

Læs om beskyttelse af personoplysninger i instruks om Informationssikkerhed.

Optagelser slettes efter brug

Optagelser slettes efter brug. Det vil afhænge af formålet med optagelsen og patientens samtykke, hvor lang tid optagelser opbevares. Mange optagelser anvendes blot en enkelt gang og slettes herefter. Men der kan være optagelser, der benyttes gentagne gange til undervisning og kan være tilgængelige på drev i en længere periode.

Det er vigtigt, at sundhedspersonen tager hensyn til samtykkeerklæringens tidsbestemmelse for, hvornår optagelser skal være slettet. Ved en patients tilbagetrækning af samtykke slettes optagelsen umiddelbart.

Målgruppe – modtagelse

Alle sundhedspersoner, der optager eller benytter video- eller lydoptagelser til brug i undervisningssammenhænge, supervision eller vejledning i Psykiatrien.

Formål

At sikre ensartede og lovlige arbejdsgange for optagelse af video og lydoptagelser af patienter i Psykiatrien i Region Nordjylland.
At sikre korrekt håndtering af optagelserne.

Referencer

Databeskyttelsesloven (Lov nr. 502 af 23. maj 2018) og Databeskyttelsesforordningen (GDPR, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016)

Region Nordjyllands instruks om Informationssikkerhed