Ignorer kommandoer på båndet
Gå til hovedindhold

Instruks for optagelse og anvendelse af video- eller lydoptagelse i undervisning, supervision eller vejledning af sundhedspersonale

Beskrivelse

Den sundhedsperson, der er ansvarlig for optagelse af video eller lydoptagelser af patienter til brug i undervisningssammenhænge, supervision eller vejledning i Psykiatrien Region Nordjylland, har pligt til at give fyldestgørende information til patienten om formål og på den baggrund indhente og dokumentere patientens samtykke. Sundhedspersonen skal sikre, at optagelser opbevares forsvarligt i henhold til databeskyttelseslovgivningen og skal sikre journalisering af indhentet samtykke.

Fremgangsmåde
 

Før optagelse
 

Samtykke: Sundhedspersonen skal forud for video- eller lydoptagelse indhente patientens skriftlige samtykke til optagelse og til anvendelse af optagelsen i den konkrete situation – se bilag ”Samtykke ved brug af video og lydoptagelser”. Samtykket skal være informeret, hvilket sikres ved at såvel den mundtlige information som den skriftlige samtykkeerklæring giver en dækkende og forståelig beskrivelse af, hvad patienten samtykker til. Det skal fremgå tydeligt, hvad optagelsen bruges til, hvem der skal se den, og hvor lang tid optagelsen opbevares. Det skal fremgå, at samtykket er indhentet af Psykiatrien Region Nordjylland, samt hvordan og hos hvem patienten kan trække samtykket tilbage.


Journalisering af samtykke: Underskrevet samtykkeerklæring scannes ind og journaliseres i e-Doc.

 

Udstyr: Sundhedspersonen skal sikre sig, at udstyret, som bruges, er indkøbt af Psykiatrien, og ikke er privat udstyr. Det kan være tablets, smartphones, diktafoner eller kameraer.

 

Drev: Sundhedspersonen skal på forhånd sikre sig, at der er oprettet adgang til et sikkert drev, hvor optagelserne gemmes, mens brugen af dem finder sted. For at få oprettet et drev skal sundhedspersonen udfylde en formular (se bilag - bestilling af netværksmappe) med info om ejer, indhold og adgang, som sende den til itsupport@rn.dk, eller oprette en sag på itsupport.rn.dk, hvor filen er vedhæftet. Formularen kan også findes på itsupport.rn.dk ved søgning efter drev.

 

Hvis sundhedspersonen bruger et smart device til optagelsen, skal filen efterfølgende gemmes på netværksdrevet. Dette gøres ved først at uploade filen fra telefonen/tabletten til sit personlige OneDrive eller Sharefile for dernæst at tilgå filen fra computer eller ESA. Det er vigtigt, at sundhedspersonen husker at fjerne filen fra eget OneDrive eller Sharefile, efter optagelsen er lagret korrekt.

 

Under brug af optagelse
 

Under brugen af optagelser skal sundhedspersonen sikre sig, at optagelserne opbevares forsvarligt. Dette sikres ved, at optagelserne opbevares på et sikkert drev oprettet til formålet. Ved overførsel af optagelse til en enhed i forbindelse med brug, skal sundhedspersonen være opmærksom på, at personoplysninger maksimalt må opbevares i 30 dage på en sådan enhed. Enheden opbevares aflåst på psykiatriens matrikel, når denne ikke er i brug. Enheder med optagelser må ikke forlade Psykiatriens matrikel, medmindre det er godkendt af leder, og den opbevares forsvarligt. Sundhedspersonen skal generelt være omhyggelig med at sikre, at uvedkommende ikke får adgang til optagelserne, se også instruks om Informationssikkerhed.

Tilbagetrækning af samtykke: Hvis patienten under forløbet trækker sit samtykke tilbage, skal anvendelse af optagelserne ophøre, og optagelsen skal slettes fra enhed og drev.

 

Efter brug af optagelse

Det er vigtigt, at sundhedspersonen tager hensyn til samtykkeerklæringens tidsbestemmelse for, hvor lang tid optagelsen må bruges, og hvornår optagelser skal være slettet. Som udgangspunkt skal optagelser slettes umiddelbart efter brug, men der kan være omstændigheder, hvor optagelser benyttes gentagne gange og kan være tilgængelige på drev i længere tid. Eksempelvis ved optagelse af en særlig situation, som bliver brugt i undervisning gennem længere tid. Hvis dette er tilfældet, skal det fremgå tydeligt af samtykkeerklæringen, og det er vigtigt, at patienten er velinformeret og forstår betydningen af den angivne tidsperiode. Hvis optagelsen ønskes benyttet og opbevaret i en længere periode, må desuden sikres, at patienten foruden den mundtlige information, tillige får udleveret skriftlig oplysning om tilbagetrækning af samtykke.

 

Målgruppe – modtagelse

Alle sundhedspersoner, der optager eller benytter video eller lydoptagelser til brug i undervisningssammenhænge, supervision eller vejledning i Psykiatrien.

Formål

At sikre ensartede og lovlige arbejdsgange for optagelse af video og lydoptagelser af patienter i Psykiatrien i Region Nordjylland.
At sikre korrekt håndtering af optagelserne.

Referencer

 

Databeskyttelsesloven (Lov nr. 502 af 23. maj 2018) og som bilag hertil Databeskyttelsesforordningen (GDPR, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016)

 

Region Nordjyllands instruks om Informationssikkerhed