Beskrivelse

For sekretærer gælder, at ved fravær til under mininum – dvs. to - skal evt. mødedeltagelse inddrages.

Teamkoordinerende lægesekretær skal orienteres om situationen – ved hendes fravær skal orienteringen ske pr. mail fra det personale, der er tilbage til både teamkoordinerende lægesekretær og ledende overlæge. Dette med hensyn til en løsning på længere sigt, hvis det er af længere varighed.

Såfremt situationen ikke forventes bedret de følgende dage, kan personale, der har 0-dag (dvs. normal fridag) kontaktes og høre om de vil hjælpe med ekstraarbejde.

Ved fravær skal der være mindst én sekretær til stede i hvert ”team”: sekretær i Børn- og Ungeambulatoriet og i Børn- og Ungeafdelingen.

Ved fravær af kollegaer i ambulatoriet skal kollega i afdelingen orienteres om situationen og indgå aftaler om opgaveafviklingen. Eks. få hjælp til at skrive fra MIRSK på distancen eller andet, som hjælper i situationen. Eller fysisk flytte personale mellem teamene ved fravær i afdelingen

De resterende sekretærer hjælper hinanden på tværs af ”teams” ved akut brug for flere hænder.

Lægerne orienteres om, at kun hasteopgaver kan forventes skrevet samme dag. Tilstedeværende personale skal selv orientere samarbejdspartnere.
Besked til lægerne om, at de skal skrive et resumé af MIRSK-diktatet på kladde, så andet personale kan agere, indtil diktatet er afskrevet – måske først dagen efter/to dage efter.

Ved massivt fravær – kan omstillingen orienteres og telefon kan stilles om til dem – efter aftale med besked om, at kun ”akutte” kan komme igennem til et givent telefonnummer.

Ambulatoriereception:

Modtagelse af patienter kan delegeres til anden person.

Aftale med sygeplejerskerne (de tilstedeværende sekretærer indgår aftaler), at patienterne evt. kan få tilsendt ny tid – sygeplejersker skriver uden på jr., at ny tid om xx-måneder skal sendes.

Sekretærer i ambulatorier skal prioritere nedenstående opgaver:

• • Stil alle telefoner sammen på én telefon

• • Journaloptagelser, hvor pt. skal indlægges direkte

• • Afsluttende ambulante notater

• • Klargør journaler til næste dags program

• • Henvisningshåndtering

• • Opgavelisten

• • Postsortering

Sekretærer i sengeafsnit skal prioritere opgaver i nævnte rækkefølge:

• •  Stuegangsnotater

• • Indlæggelser til/planlægning af næste dag

• • Opgavelisten

• • Epikriser

• • Indkaldelser

• • Post herunder henvisningshåndtering

Nedenstående skal håndteres indenfor et par dage:

• • Blod- og mikroskopisvar.

• • Ambulante jr., som skal videre til andet (amb. til visitation)

Nedenstående kan vente yderligere, men skal prioriteres ugentlig – om det stadig kan vente:

• • Udeblevne

• • Alm. ambulante notater

• • Databaseregistrering

• • Kvalitetslister

Formål

At sikre, at sekretærer i afdelingen får prioriteret vigtigste opgaver ved fravær af kollegaer.
At sikre, at sekretærerne ved, hvem de skal informere og hvem de skal inddrage.