Beskrivelse

Hospitalets afdelinger med døgnsenge afholder daglige tavlemøder og på hospitalsniveau afholdes en fælles daglig kapacitetskonference.

Ved tavlemøder i de enkelte afdelinger skabes et overblik over afdelingens samlede patientgruppe. Den enkelte patients indlæggelsesforløb forsøges planlagt med angivelse af en forventet udskrivningsdato og på udskrivningsdagen planlægges et udskrivningstidspunkt. Derudover kan tavlemøder i de enkelte afdelinger have lokale fokusområder.

Forud for kapacitetskonferencen indtaster de enkelte afdelinger ved dagens tavlemøde afdelingens aktuelle kapacitetsstatus i webportalen http://patientflow.rn.dk , der kan tilgås fra regionens pc-skriveborde, når man er logget på.

Ved den fælles daglige kapacitetskonferencer foreligger det samlede kapacitetsoverblik over afdelingernes kapacitetsstatus, og det drøftes, om der skal iværksættes handlinger på tværs af afdelinger, klinikker eller hospitaler mhp at imødekomme eventuelle flaskehalse eller uhensigtsmæssige patientforløb.

Mål med styring af sengekapaciteten

En god kapacitetsstyring har til hensigt at skabe optimale rammer for visitation af patienter fra Akutmodtagelsen (402) til hospitalets døgnsenge i AMA (404), de medicinske sengeafdelinger (202, 204 A, 204 B, 205 A og 205 B), de kirurgiske sengeafdelinger (107 og 108), gynækologisk-obstetrisk sengeafdeling (202), Intensiv, Børn- og Ungeafdelingen (Pædiatri og neonatal 505) samt ortopædkirurgisk afdeling (109) så den enkelte patient oplever et professionelt tilrettelagt indlæggelsesforløb kendetegnet ved:

• • Den rigtige patient i det rigtige forløb (ambulant, dagafsnit, døgnafsnit) på det rigtige tidspunkt med færrest mulige overgange i forløbet

• • Overbelægning forebygges, forudses og håndteres rettidigt – der skabes flow

• • Personaleressourcer udnyttes effektivt og optimalt

• • Forebygge at en patient bliver placeret på gangarealer

• • Overblik over ventende patienter til aflastning, plejehjem eller hospice

Daglig kapacitetskonference på hverdage kl. 11.30 i konferencerummet i AMA - 404

Dagens kapacitetsoverblik for afdelinger og hospital gennemgås fra http://patientflow.rn.dk og der indgås eventuelle aftaler gældende for det kommende døgn. Kapacitetskoordinatoren er ansvarlig for indgåelse af aftaler. ”Flaskehalsproblematikker” gennemgås og der indgås aftaler om hvem der bearbejder og løser opgaven, der skrives notat på tavlen.

Minikapacitetskonference

Behov for afholdelse af minikapacitetskonference aftales ved kapacitetskonferencen. Minikapacitetskonference afholdes ved Cetreatavlerne i Cluster 5 i AMA - 404. Det bliver i givet fald meldt ud med klokkeslæt i feltet ”Dagens aftaler” på http://patientflow.rn.dk om hvem som skal møde op til minikapacitetskonference.

Weekends og helligdage

Status fra sygehusets sengeafdelinger indtastes senest kl. 11.30.

Alle afdelinger kan få kapacitetsoverblik over døgnsengene på hospitalets via http://patientflow.rn.dk

Hvis kapacitetsoverblikket giver anledning til iværksættelse af handlinger på tværs af hospitalet, aftales dette telefonisk blandt de ansvarshavende/koordinerende sygeplejersker i afdelingerne. (Se handlingsalgoritmer nedenfor).

Følgende algoritmer genereres automatisk i forbindelse med indtastning i webportalen (analogt med algoritmer i Aalborg Universitetshospitals kapacitetsoverblik, der også kan tilgås via webportalen):

STATUS PÅ HOSPITALSNIVEAU:

Grøn belægningsgrad

Belægning på ≤ 90 % af den disponible sengekapacitet på hospitalsniveau (uden Pædiatri, neonatal, Intensiv og ortopædkirurgi)

Gul belægningsgrad

Belægning på > 90 % og ≤ 115% af den disponible sengekapacitet på hospitalsniveau (uden Pædiatri, neonatal, Intensiv og ortopædkirurgi)

Rød belægningsgrad

Belægningsgrad på > 115% af den disponible sengekapacitet på hospitalsniveau (uden Pædiatri, neonatal, Intensiv og ortopædkirurgi)

HANDLINGSALGORITMER PÅ HOSPITALSNIVEAU:

Aftalte handlinger for det kommende døgn fremgår af feltet ”Dagens aftaler” på http://patientflow.rn.dk

Grøn belægningsgrad:

Ingen afdelinger har behov for at indgå aftaler på tværs af egen klinik.

Gul belægningsgrad:

Der er behov for aftaler på tværs af klinikker – dvs. at mulighed for udnyttelse af døgnseng(e) i andet sengeafdelinger i egen klinik er udnyttet. Aftalerne kan indgås blandt medicinsk koordinator, afsnitsledere, ansvarshavende sygeplejersker og koordinerende sygeplejersker i Hjørring.

Mulige aftaler/handleplaner (ikke prioriteret, da den enkelte dag afgør, hvilke muligheder, der er de bedst anvendelige):

• • Vurdering af muligheden for omlægning af patientforløb. Eksempelvis ændring fra døgnindlæggelse til dagplads eller oprettelse af subakutte daglinjer.

• • Dagpladser eller andre lokaler anvendes i eget speciale/klinik.

• • Et trængt speciale/afdeling tildeles sengepladser i AMA.

• • Et trængt speciale låner sengepladser i en afdeling uden for egen klinik.

• • Situationen iagttages – og der snakkes sammen igen senere på dagen, evt. ved afholdelse af minikapacitetskonference på AMA.

• • Jf. gældende samarbejdsaftaler vurderes, om der skal lukkes for tilgang af patienter fra Aalborg Universitetshospital.
   

Hospitalsledelsen/afdelingsledelserne/ansvarshavende/koordinerende sygeplejersker er ansvarlige for at indgåede aftaler gives videre til relevant klinisk personale (f.eks. aften- og nattevagter i sengeafdelingerne, lægelige for-, mellem- og bagvagter).

Rød belægningsgrad:

Ingen af ovenstående muligheder vil imødekomme overbelægning. På hverdage involveres følgende personer i handleplaner og aftaler:

Medicinsk Afdelingsledelse:

1. 1. Medicinsk koordinator

2. 2. Afsnitsleder

3. 3. Flowkoordinator Sikkert Flow

Kirurgisk Afdelingsledelsen:

1. 1. Ledende overlæge

2. 2. Kirurgisk bagvagt

3. 3. Afsnitsleder

4. 4. Flowkoordinator i Sikkert Flow
    

Mulige aftaler/handlinger (ikke prioriteret, da den enkelte dag afgør, hvilke muligheder, det er bedst at anvende):

• • Mulighed for omlægning af patientforløb (se Gul status)

• • Lukning af patienttilgang fra Aalborg (i henhold til gældende samarbejdsaftaler)

• • Lukning for indtag og visitering til andre matrikler/hospitaler (Thisted, Aalborg)

• • Overflytning til andre matrikler/hospitaler (Thisted, Aalborg)

• • Overflytning til uudnyttede intensivsengepladser

• • Hospitalsledelsen indkalder til ekstraordinær kapacitetskonference mhp at lave aftaler om næste træk. Evt. beslutning om at lukke flere senge op.

• • I samråd med Hospitalsledelsen og Enhed for Det nære Sundhedsvæsen kan kommuner og lægepraksis/vagtlæger kontaktes mhp at undersøge mulighederne for at påvirke efterspørgslen på sengepladser gennem en ekstraordinær indsats fra primær sektor.

Weekends, på helligdage samt aften- og nattetid

Hvis situationen og kapacitetsoverblikket giver anledning til iværksættelse af handlinger på tværs af hospitalet, aftales dette telefonisk blandt de ansvarshavende/koordinerende sygeplejersker i afdelingerne. (Se handlingsalgoritmer nedenfor).

HUSK

• • Aftaler/handleplaner skal noteres og være entydige og overholdes med udgangspunkt i iTOP værdierne.

• • Kommunikationsveje følges – ”flaskehalsproblematikker” noteres og afleveres til afsnitsleder, som kan bibringe disse til projektleder Sikkert Flow i hospitalsledelsens stab til kapacitetskonf.

• • Ledelser informeres, når medarbejdere har behov for hjælp til at løse kapacitetsudfordringer

Bilag

Relevante telefonnumre

Vejledning: Sikkert patientflow – indtastning på afdelingerne

Vejledning: Sikkert patientflow – kapacitetsoverblik

Begrebsliste, Kapacitetsoverblik

Målgruppe – modtagelse

Hospitals-, klinik- og afsnitsledelser, ansvarshavende sygeplejersker, medicinsk koordinator, koordinerende sygeplejersker, lægeligt vagtpersonale ved Regionshospital Nordjylland, Hjørring samt Ortopædkirurgien i Hjørring.

Formål

Formålet er at indsatsen for patientflow udføres med fokus på patientoplevelse, sikkerhed, genindlæggelser og ”flaskehalse” fjernes. Samarbejdet med primær sektor er bundet op på samarbejdsarftaler er kendt.

HANDLINGSALGORITMER PÅ HOSPITALSNIVEAU:

Aftalte handlinger for det kommende døgn fremgår af feltet ”Dagens aftaler” på http://patientflow.rn.dk

Grøn belægningsgrad:

Ingen afdelinger har behov for at indgå aftaler på tværs af egen klinik.

Gul belægningsgrad:

Referencer

Relaterede links

Rammer for viderevisitering af akutte medicinske patienter mellem Aalborg Universitetshospital og Sygehus Vendsyssel (udarbejdet af Klinik Medicin, Godkendt 18/1-2015

Beredskabsmodel ved spidsbelastningssituationer på det medicinske område (Regionalt dokument udarbejdet af Jens Kjær Rasmussen, Godkendt 16/1-2015)