Beskrivelse

Region Nordjyllands fælles styringsredskab for belægning i døgnsenge er kapacitetsoverblik fra Systematic®

Regionshospital Nordjyllands afdelinger med døgnsenge afholder daglige tavlemøder og på hospitalsniveau afholdes en fælles daglig kapacitetskonference på hverdage. Hospitalets kapacitetskonference i hverdage afholdes af kvalitetskonsulent fra Team Kvalitet og Patientsikkerhed.

På tavlemøder i de enkelte afdelinger/afsnit skabes via Cetreaskærme et overblik over afsnittets samlede patientgruppe. Den enkelte patients indlæggelsesforløb forsøges planlagt med angivelse af en forventet udskrivningsdato og på udskrivningsdagen planlægges et udskrivningstidspunkt. Derudover kan tavlemøder i de enkelte afsnit have lokale fokusområder.

Hele døgnet sikres tidstro registrering via Cetreaskærmene, der ajourføres løbende med angivelse af forventede udskrivelser og overflytninger.

Forud for kapacitetskonferencen indtaster de enkelte afsnit den aktuelle kapacitetsstatus i webportalen http://patientflow.rn.dk, og det afkrydses, om der er afholdt tavlemøde og stuegang inden kapacitetskonferencen. Webportalen kan tilgås fra regionens pc-skriveborde (adgang gives af nærmeste leder).

Ved den fælles daglige kapacitetskonference foreligger hospitalets samlede kapacitetsoverblik over afdelingernes kapacitetsstatus. Dette gennemgås og det drøftes, om der skal iværksættes handlinger på tværs af afdelinger, afsnit eller hospitaler mhp at imødekomme eventuelle flaskehalse eller uhensigtsmæssige patientforløb.

Mål med styring af sengekapaciteten

Kapacitetsstyring har til hensigt at skabe sikre og optimale rammer for visitation af patienter fra Akutmodtagelsen (402) til hospitalets døgnsenge i AMA (404), de medicinske sengeafsnit (202A, 204B, 205A og 205B), de kirurgiske sengeafsnit (107 og 108), gynækologisk-obstetrisk sengeafsnit (504), Intensiv og Intermediært afsnit, Børn- og Ungeafdelingen (505) samt ortopædkirurgisk sengeafsnit (109) så den enkelte patient oplever et professionelt tilrettelagt indlæggelsesforløb kendetegnet ved:

• • Patienten visiteres til det optimale forløb (ambulant, dagafsnit, døgnafsnit) med færrest mulige overgange i udrednings- og behandlingsforløbet.

• • Overbelægning forebygges, forudses og håndteres rettidigt – der skabes flow.

• • Personaleressourcer udnyttes effektivt og optimalt.

• • Forebygge at en patient bliver placeret på gangarealer.

• • Der etableres dialog med kommunerne ved ”flaskehalse” relateret til udskrivning, aflastning eller hospice. Via Cetreaskærmene skabes overblik over ventende patienter til aflastning, plejehjem eller hospice.

Daglig kapacitetskonference på hverdage kl. 11.30 i konferencerummet i AMA - 404

Dagens kapacitetsoverblik for afdelinger/afsnit gennemgås fra http://patientflow.rn.dk . ”Flaskehalsproblematikker” drøftes, og der indgås aftaler for de kommende døgn om, hvilke løsninger der er mulige og hvem der løser opgaven.

Kvalitetskonsulenten er ansvarlig for indgåelse af aftaler samt dokumentation af disse i feltet ”bemærkninger” på http://patientflow.rn.dk. Hermed er aftalerne synlige for hele organisationen.

Minikapacitetskonference

Behov for afholdelse af minikapacitetskonference (mellem 13.00 og 15.00) aftales ved kapacitetskonferencen. Minikapacitetskonference afholdes ved Cetreaskærmene i Cluster 5 i AMA - 404. Klokkeslæt samt deltagerkreds angives i feltet ”Dagens aftaler” på http://patientflow.rn.dk

Opdatering af data kl. 18.00

Kapaciteten på hospitalets sengeafsnit indtastes kl. 18.00 i http://patientflow.rn.dk.

Weekends og helligdage

Status fra hospitalets sengeafsnit indtastes senest kl. 11.29 og kl. 17.59.

Alle afdelinger kan se kapacitetsoverblik (øjebliksbillede kl. 11.30 og kl. 18.00) over døgnsengene via http://patientflow.rn.dk

Hvis kapacitetsoverblikket giver anledning til iværksættelse af handlinger på tværs af hospitalet, aftales dette telefonisk blandt de ansvarshavende/koordinerende sygeplejersker i afsnittene.

(Se handlingsalgoritmer nedenfor).

Følgende algoritmer genereres automatisk i forbindelse med indtastning i webportalen (analogt med algoritmer i Aalborg Universitetshospitals kapacitetsoverblik, der også kan tilgås via webportalen):

STATUS PÅ HOSPITALSNIVEAU

Grøn belægningsgrad

Belægning på ≤ 90 % af den disponible sengekapacitet på hospitalsniveau (uden Børn og Unge, neonatal, Intensiv og ortopædkirurgi).

Gul belægningsgrad

Belægning på > 90 % og ≤ 115% af den disponible sengekapacitet på hospitalsniveau (uden Børn og Unge, neonatal, Intensiv og ortopædkirurgi).

Rød belægningsgrad

Belægningsgrad på > 115% af den disponible sengekapacitet på hospitalsniveau (uden Pædiatri, neonatal, Intensiv og ortopædkirurgi).

HANDLINGSALGORITMER PÅ HOSPITALSNIVEAU (Regionshospital Nordjylland)

Visitation af patienter til sengeafsnit styres af den koordinerende sygeplejerske i AMA (404).

Aftalte handlinger for det kommende døgn fremgår af feltet ”Dagens aftaler” på http://patientflow.rn.dk

Grøn belægningsgrad

Ingen afdelinger/afsnit har behov for at indgå aftaler på tværs af eget speciale.

Gul belægningsgrad

Der er behov for aftaler på tværs af specialer – dvs. at mulighed for udnyttelse af døgnsenge i andet sengeafsnit indenfor egen afdeling og speciale er udtømt.

Aftalerne kan indgås blandt koordinator på 404, afsnitsledere samt ansvarshavende/koordinerende sygeplejersker i Hjørring.

Vagthavende læger involveres i beslutning om placering af patienter i andet speciale.

Mulige aftaler/handleplaner (ikke prioriteret, da den enkelte situation afgør, hvilke muligheder, der er de bedst anvendelige)

• • Vurdering af mulighed for omlægning af patientforløb. Eksempelvis ændring fra døgnindlæggelse til dagplads eller oprettelse af subakutte daglinjer.

• • Dagpladser eller andre lokaler anvendes i eget speciale/afdeling.

• • Et trængt speciale/afdeling tildeles sengepladser i AMA (404).

• • Et trængt speciale tildeles sengepladser i et afsnit uden for eget speciale.

• • Situationen følges – og der snakkes sammen igen senere på dagen, evt. ved afholdelse af minikapacitetskonference på AMA (404).

• • Jf. gældende samarbejdsaftale vurderes, om der skal lukkes for tilgang af patienter fra Aalborg Universitetshospital. Link: Samarbejdsaftale om gode patientforløb ved overflytninger mellem Regionshospital Nordjylland (RHN) og Aalborg Universitetshospital (AalborgUH)

Afdelingslederne og/eller afsnittenes ansvarshavende/koordinerende sygeplejersker er ansvarlige for at indgåede aftaler gives videre til relevant klinisk personale: aften- og nattevagter i sengeafsnittene, lægelige for-, mellem- og bagvagter.

Rød belægningsgrad

Ingen af ovenstående muligheder vil imødekomme overbelægning.

Der samarbejdes gennem dialog og fælles løsninger:

• • De lokale ledelser har et samlet ansvar for hospitalets flow hele døgnet.

• • Det enkelte speciale er medansvarlig i forhold til, at hvert patientforløb tilrettelægges hensigtsmæssigt.

• • Som udgangspunkt undgås faste gangpladser.

• • Ved behov for indkald af ekstra personale i weekends, aften-/nattevagt eller på helligdage kontaktes afdelingsledelserne altid.

• • Beslutning om involvering af eksterne samarbejdspartnere (kommuner, praktiserende læger) ved rød belægningsgrad tages af hospitalsledelsen.

Den koordinerende sygeplejerske på AMA (404) visiterer ud fra følgende muligheder:

• • Koordinator i AMA (404) tager i samarbejde med vagthavende akutlæge stilling til, om flere patienter forventes udskrevet efter kort observation (indenfor 24 timer). Er dette tilfældet kan der åbnes senge i 404 (konfereres altid med afdelingsledelsen).

• • Er der sengekapacitet til det kan der indlægges patienter omkring 15 år på Børn- og Ungeafsnittet.

• • Kapaciteten på Intermediært afsnit (IMA) vil altid afhænge af antallet af intensive patienter. I rød belægningsgrad skal det tilstræbes, at IMA-sengene altid er belagte - de meste syge prioriteres.

• • Når et afsnit har over 100% belægning fordeles patienterne i specialerne, så belægningsprocenten udlignes. Der forhåndsreserveres ikke senge til specialespecifikke patienter.

• • Ved udligning af belægningsprocenten kan der tages hensyn til f.eks. plejetyngden.

• • Specialerne allokerer nødvendige plejeressourcer til overbelægningssituationen i eget afsnit. Der sikres allokering af ekstra lægeressourcer til nødvendige funktioner.

• • Parakliniske afdelinger (BDA, KBA) kan involveres mhp at imødekomme ”flaskehalse”.

• • Ved vedvarende rød belægningsgrad orienteres hospitalsledelsen.

HUSK

• • Aftaler/handleplaner skal noteres, være entydige og overholdes med udgangspunkt i iTOP værdierne.

• • Læringspotentialer fra patientforløb – eksempelvis gode forbedringsidéer eller løsning af ”flaskehalsproblematikker” bringes videre til afsnitsledelsen mhp at de videregives og drøftes ved kapacitetskonference.

• • Ledelser involveres, når medarbejdere har behov for hjælp til at løse kapacitetsudfordringer.

Målgruppe – modtagelse

Regionshospital Nordjylland, Hjørring samt Ortopædkirurgien, AUH i Hjørring.

Formål

Sikkert Patientflow har til formål at optimere patientforløb, så de opleves sikre og effektive med den rette patient i den rette seng på det rette tidspunkt. Målet er at reducere og gerne eliminere flaskehalse og genindlæggelser og sikre samarbejde om patientforløb på tværs af hospitalet og på tværs af sektorer. Samarbejdet med primær sektor er bundet op på, at samarbejdsaftaler er udarbejdet, kendte og anvendte i begge sektorer.