Medicinboks, Frederikshavn – Opgaver for portører

Generelt om medicinboksen

Medicinboksen (boksen) anvendes til udlevering af vederlagsfri medicin til patienter i nærområdet. Boksen har åbent alle ugens dage. Hoveddøren på hospitalet er dog låst mellem kl. 21-06, men patienter kan få adgang til boksen i dette tidsrum ved at anvende dørklokken ved hovedindgangen, hvorefter vagthavende portør kan give adgang til boksen.

Patienter henter medicin i boksen ved at indtaste en kode, som de har fået tilsendt pr. SMS. Patienter har 4 dage til at hente medicinen. Boksen har 21 rum ved stuetemperatur og 20 kølerum. Der er installeret temperaturmålere i boksen.

Logistikafdelingen på Sygehusapoteket pakker medicin til levering i boksen.

Portører indscanner pakker i boksen og flytter medicin ved boksnedbrud eller temperaturalarm, hvor medicinen risikeres opbevaret for varmt. Medicinservice håndterer uafhentede pakker i boksen.

Der er oprettet 4 administrator-telefonnumre, der kan betjene boksen:

• • Portør, Frederikshavn; 21 43 68 74

• • Medicinservice, Frederikshavn; 41 19 35 20

• • Logistik, Sygehusapoteket; 40 19 03 63; (kl. 8-15 hverdage); hjemmepatient@rn.dk

• • Medicinboksvagttelefon, Sygehusapoteket; 40 82 04 07

Boksens er udstyret med et SIM-kort. Boksens telefonnummer er: 29 34 58 70

Pakkeforsendelser er udstyres med en stregkode, som anvendes til at indscanne pakker i boksen. Patienter modtager SMS-kode til at åbne låge i boksen, når pakkeforsendelsen er indscannet i boksen.

Følgende kommandoer kan sendes til boksen som SMS:

U (unlock): Skift til operatørmode

L (lock): Bruges hvis operatøren har forladt boksen og bliver i tvivl om den er låst

S (status): Modtages SMS med oplysninger om temperatur, GSM-signal, antal ledige rum af hver rumtype, antal pakker i boksen, antal for gamle pakker og alderen på ældste pakke

P (pakkeliste): Bruges som logfil inden pakker tages ud af boksen i forbindelse med nedbrud

På boksen findes et betjeningspanel med cifrene 1-9, * = slet og #, samt menu og boksstatus:

Opgaver for portører

Skift til operatørmode for at kunne betjene boksen

• • Kontroller at alle rum er lukket inden betjening af boksen påbegyndes, da evt. åbne låger kan give risiko for indscanning i forkert rum

• • Afsprit hænderne inden betjening af boks

• • Aftør display med spritserviet inden betjening af boks

• • Send SMS til boksen (29 34 58 70) med teksten U (U betyder unlock) som herefter returnerer en 4-cifret engangskode. Der kan gå lidt tid før SMS modtages.

• • Indtast engangskode på betjeningspanel inden for de næste 2 minutter for at låse boksen op. Er koden ikke indtastet, skal en ny bestilles.

Indscanning af pakker

• • Tast 1 på betjeningspanelet, så stregkodelæseren aktiveres

• • Scan stregkode, stregkoden skal holdes ca. 10 cm fra scanneren

• • Placér pakken i rummet, hvor lågen åbnes.

• • Aftør rum indvendigt med spritservietter, inden pakke placeres i rummet.

• • Vær opmærksom på ikke at placere pakken for dybt i rummet, så patienten ikke kan se den. Placér den gerne yderligt.

• • Luk lågen. Boksen sendes automatisk en SMS til patienten, med besked om at pakke er klar til afhentning.

• • Tast 1 igen for at indscanne ny pakke

• • Tast 9 for at forlade operatørmenu. Dog lukker menuen automatisk, hvis der ikke har været aktivitet i 2 minutter. Send SMS til boksen med teksten L (L betyder lock), så låses boksen, hvis der er tvivl om den er låst, efter den er forladt

• • Vær opmærksom på at forsendelser afsendt fra Sygehusapoteket i kølekasser, indscannes i boksens kølerum

• • Hvis der er store rum ledige, så kan der på displayet stå, at der kan skiftes til et stort rum ved at trykke på firkant #, hvorefter et stort rum åbnes og pakken placeres i dette rum. Funktionen er kun beregnet til hvis Sygehusapoteket ved en fejl har valgt et for lille rum til pakken, ellers skal funktionen ikke bruges. Dvs. tryk ikke på #, men blot 1 for at scanne ny pakke

Deaktivér et rum

Hvis det er problemer med et rum fx pga. sabotage eller fejl, kan det tages ud af drift.

• • Skift til operatørmode

• • Tast 3 på betjeningspanelet for at vælge rum

• • Indtast ciffer for det rum, som skal deaktiveres fx 07 for rum nr. 7. Herefter vises rummets status i nederste linje

• • Tast 5 på betjeningspanelet for at deaktivere rummet

• • Der sendes ikke en SMS til patienten hvis der er en pakke i rummet

• • Giv Sygehusapoteket telefonisk besked om, at et rum er deaktiveret, oplys rumnummer og om rummet indeholder en pakke eller ej. Oplys evt. stregkode på pakken til Sygehusapoteket

• • Indscan evt. pakke i andet ledigt rum

• • Rummet genaktiveres ved at taste 5

Temperaturalarm

Boksen er udstyret med 7 temperaturalarmer. De 4 alarmer leveres af boksleverandøren, de 3 andre alarmer er elektroniske temperaturlogger installeret af Teknisk Afdeling.

• • Reagér på henvendelse fra Teknisk Afdeling med advarsel om temperaturalarm fra boksen

• • Kontrollér forhold i lokale med boksen (fx står køleskabsdør åben)

• • Registrér temperatur én gang pr. døgn

• • Hvis temperaturen overstiger 25 grader i rummet eller/og 8 grader i kølemodulet skal pakkerne fjernes fra boksen

• • SMS P (pakkeliste) for at få en logfil over hvilke pakker, der er i boksen inden en evt. fjernelse af medicin fra boksen påbegyndes. Der går lidt tid inden SMS modtages. Send SMS videre til Sygehusapoteket (40 19 03 63 hverdage kl. 8-15 eller til 40 82 04 07 kl. 15-8)

• • Skift til operatørmode for boksen

• • Tast 3 på betjeningspanelet

• • Indtast ciffer for det rum, som skal åbnes fx 07 for rum nr. 7. Herefter vises rummets status i nederste linje

• • Tast 4 for at åbne rummet. Boksen spørger om pakken skal fjernes (vælg ja) og derefter spørger boksen om der skal sendes en besked til patienten (vælg ja). Fjern derefter pakken.

• • Fjern alle pakker fra boksen ved at åbne alle rum

• • Flyt pakkerne til rum nr. 2.4.31, medicinrum på 4. sal Neuroenhed Nord, hvis der er risiko for at medicinen opbevares for varmt, hvilket vil sige over 25 grader, dog kun over 8 grader for kølerummene

• • Orientér Sygehusapoteket om at pakker er flyttet fra boksen, så patienterne kan kontaktes. Sygehusapoteket kontaktes på 40 19 03 63 hverdage mellem kl. 8 -15, og udenfor åbningstid ved at kontakte rådighedsvagten via Informationen på Syd 97 66 00 00, som viderestiller til rådighedsvagten

• • Medicinservice indscanner pakker i boksen efter temperaturkorrektion

Boksnedbrud

• • Orientér Sygehusapoteket om boksnedbrud

• • SMS P (pakkeliste), hvis muligt, og send denne videre til Sygehusapoteket (40 19 03 63 og 40 82 04 07) så patienter kan orienteres om nedbrud

• • Medicinservice varetager evt. returnering af pakker

Målgruppe – modtagelse

Portører, Frederikshavn

Formål

At beskrive og ensrette arbejdsgange for portører, som servicerer medicinboksen