Registreringspraksis på Aalborg Universitetshospital
Indledning
Arbejdsgruppen har udarbejdet et informationsdokument, i et forsøg på at skabe gennemsigtighed og ensartet registreringspraksis i forbindelse med tidsregistreringer under et patientforløb på Aalborg Universitetshospital. Hovedfokus er, at udarbejde en ”how-to” guide for registreringspraksis, hvor hver beskrivelse af registreringspraksis vil guide læseren igennem, hvordan registreringerne foretages i henhold til praksis, samt en kort beskrivelse af, hvordan registreringerne kan bidrage i den daglige drift.
På baggrund af en valid registreringspraksis, vil det være muligt at anvende data i den daglige praksis, hvor data vil kunne anvendes som et understøttende element ift. kvalitet, udvikling og evaluering af et patientforløb. Derudover vil valide data også kunne bruges til at evaluere afdelingens nuværende performance opgjort i f.eks. OP-stueudnyttelse, hvilket også vil kunne fungere som et talerør mellem personalet og ledelsen.
Registrering af Dagkirurgiske patienter
I forbindelse med et patientforløb, vil patienten gå igennem et præ- og postoperativt forløb i forbindelse med registreringen af et dagkirurgisk patientforløb. Registreringerne tager udgangspunkt i et patientperspektiv, hvor der fokuseres på den præoperative aktivitet før en operation, og den postoperative aktivitet efter endt anæstesi. Det postoperative forløb starter når patienten forlader OP-stuen. Aktiviteterne før patientens ankomst på OP-stuen og endt monitorering af anæstesi illustreres via. to aktiviteter. Aktiviteterne findes i Cetrea og hedder ”Opvågning – PræOp” og ”Opvågning - PostOp” og vil som udgangspunkt være markeret med grå.
De to typer af aktiviteter i forbindelse med et dagkirurgisk patientforløb har tre slags statusskift
1. Opvågning – Præ
a. Grå: Planlagt aktivitet
b. Blå: Aktiviteten startes
c. Grøn: Aktiviteten afsluttes
2. Opvågning – Post
a. Grå: Planlagt aktivitet
b. Blå: Aktiviteten startes
i. Yderligere registreres start af opvågning i DAD4.
c. Opvågningsdelen slut registreres i DAD4.
i. OBS: Dette er ikke ensbetydende med at patienten forlader afdelingen.
d. Grøn: Aktiviteten afsluttes. (dette er når patienten går ud af afdelingen).
Formålet med registreringer: Tidspunkterne registreres på en liste i Cetrea Anywherium, hvilket skaber gennemsigtighed i den daglige drift. Derudover vil det være muligt at analysere liggetider, belægningsgrad og antal behandlede patienter præoperativt og postoperativt.
Aktiviteter i Cetrea
Aktiviteter opstartes og afvikles på følgende måde i Cetrea
1. | Patientkomponenten i Cetrea Anywhere indeholder en aktivitetsbar |
| 
|
2 | Når patienten er lagt i en seng i Cetrea, tildeles hhv. aktiviteten Opvågning – PræOp og aktiviteten Opvågning – PostOp via plusset i aktivitetsbaren. |
| 
|
3 | At aktiviteten er grå betyder, at aktiviteten er planlagt. |
| 
|
4 | Når patienten ankommer til dagkirurgiske afsnit præoperativt, registreres starttidspunktet for patientens ophold i det dagkirurgiske afsnit med et klik på aktiviteten Opvågning PræOp, som skifter farven til blå. |
| 
|
5 | Når patienten køres til operation, registreres sluttidspunktet for det præoperative forløb i det dagkirurgiske afsnit med endnu et klik på aktiviteten Opvågning – PræOp, så farven skifter til grøn. |
| 
|
6 | På samme måde afvikles aktiviteten Opvågning – PostOp: Et klik til farven blå, når patienten kommer tilbage fra operation, og et klik til farven grøn, når patienten forlader det dagkirurgiske afsnit. |
|    |
7 | De registrerede tider kan ses i listen TIDER PÅ OPVÅGNINGEN |
| 
|
Stueregistrering på OP
På AaUH er der etableret fire statusskift, som registreres under patientforløbet på en operationsstue. Registreringerne tager udgangspunkt i et patientperspektiv, og håndteres af personalet på operationsstuen, hvor personalegruppen internt aftaler, hvem der står udførelsen af registrering af de fire statusskift.
Registreringspraksis består af 4 statusskift på OP-stuen.
1. Patient på OP-stuen: Patienten ankommer til stuen.
Denne registrering foretages, når patienten går over dørtrinet til OP-stuen. Denne registrering bliver udgangspunktet og starten for patientforløbet på operationsstuen.
2. Kniv-start: Kirurg starter /skalpel i (skop ind).
Denne registrering foretages, når patienten er klar til at blive opereret, altså skal denne registrering foretages når kirurgen starter indgrebet.
3. Kniv-slut: Kirurg slutter/såret lukket (skop ude).
Denne registrering foretages, når patienten er færdigopereret og syet sammen igen. Registreringen laves når det kirurgiske arbejde er færdigt.
4. Patient forlader OP-stue:
Denne registrering fortages, når patienten fysisk forlader OP-stuen, og vil være afslutningen på patientforløbet på OP-stuen.
De fire statusskift vil blive vist på en Cetrea skærm, som er synlig i hver afdeling. Her vil det være muligt at se en visuel opgørelse over patientforløbet på OP-stuen. Tiden vil være inddelt i tre faser, forberedelse, knivtid og opvågning (se nedenstående figur).
Formålet med registreringerne: De fire registreringer vil gøre det muligt for personalet at evaluere afdelingens stueudnyttelse på daglig, ugentlig, månedlig og årlig basis. Yderligere vil de fire statusskift kunne anvendes som historisk data til at analysere patientforløb inddelt i valgte undergrupperinger, som vil kunne bidrage til optimeringsarbejde og planlægning af OP-programmer.
DAD4
Perioperativt – Anæstesi skema
Denne vejledning beskriver kort hvordan data, som automatisk skal indrapporteres til den nationale kvalitetsdatabase for anæstesi (DAD4), dokumenteres korrekt i Clinical Suite. Denne vejledning omhandler kun den arbejdsgang, der er forbundet med selve anæstesiens udførelse, dvs. den administrative arbejdsgang som anæstesien på operationsstuen skal udføre.
Åbn registreringsskabelonen ”Anæstesi”
I faneoverblikket ”Operationspatienten” vælges fanen ”Anæstesi”. Herefter åbnes registreringsskabelonen ”Anæstesi” fra menupunktet tilhørende satellitten ”Valgt anæstesiform”.
Udfyld skabelonen
Skabelonens 8 punkter (anæstesiydelse, luftvej, erytrocyt-transfusion mv.) udfyldes med den relevante kliniske - og administrative information. Skabelonen (og dermed indberetningen) gemmes ved at klikke på ”OK” når alle informationer er registreret.
OBS! Det er vigtigt at der bliver taget stilling til alle 8 punkter (samt eventuelle underpunkter) i skabelonen, da der først indberettes til DAD4 når alle data er registreret.
Postoperativt – Opvågning
Denne vejledning beskriver kort hvordan data, som automatisk skal indrapporteres til den nationale kvalitetsdatabase for anæstesi (DAD4), dokumenteres korrekt i Clinical Suite. Denne vejledning omhandler kun den arbejdsgang, som er forbundet med det postoperative opvågningsforløb, dvs. den administrative arbejdsgang som sygeplejerskerne på opvågningen skal udføre.
Åbn registreringsskabelonen ”Postoperativ sygeplejestatus”
I Clinical Suite åbnes registreringsskabelonen ”Postoperativ sygeplejestatus” på vanlig vis. Placeringen af skabelonen er ikke ændret.
Udfyld smerte/kvalmescore ved ankomst
Smerte/kvalmescore fra den postoperative sygeplejestatus vil fremadrettet blive indberettet til DAD4, men fordi DAD4 efterspørger en smerte/kvalmescore både ved ankomst og ved udskrivelse fra Opvågningen, er det nødvendigt at lave 2 registreringer heraf (ved henholdsvis opvågningens start og slut). Dette gøres ved først at lave en registrering af postoperativ sygeplejestatus hvor kun smerte/kvalmescoren er udfyldt og angive DAD4-registreringen i ”Ved ankomst til opvågningen”. Husk at tilbagedatere skabelonens registreringstidspunkt, hvis registreringen ikke laves tidstro ved patientens ankomst.
Registreringen gemmes ved at klikke på ”OK”.
Udfyld de resterende indberetningsoplysninger
Skabelonen ”Postoperativ sygeplejestatus” udfyldes på vanlig vis, når patienten udskrives fra opvågningen, inklusiv smerte/kvalmescore ved udskrivelsen. Her angives DAD4-registreringen i ”Ved udskrivelse fra opvågningen”.
Nederst i skabelonen er der tilføjet en sektion med de øvrige oplysninger, som skal indberettes til DAD4 (komplikationer, blokader og afslutning). Felterne udfyldes med den relevante kliniske - og administrative information. OBS! Det er vigtigt at der bliver taget stilling til alle 3 punkter (samt eventuelle underpunkter) i indberetningssektionen, da der først indberettes til DAD4 når alle data er registreret.
Skabelonen (og dermed indberetningen) gemmes ved at klikke på ”OK” når alle informationer er registreret.
Præoperativt – Ordinationsskema
Denne vejledning indeholder en kort beskrivelse af hvordan data, som automatisk indrapporteres til den nationale kvalitetsdatabase for anæstesi (DAD4), dokumenteres korrekt i Clinical Suite.
Åbn faneoverblikket ”Operationspatienten” og vælg fanen ”Anæstesi”
Åbn og udfyld registreringsskabelonen ”Præoperativt ordinationsskema”
Fra funktionsmenuen tilhørende satellitten ”Indgreb – for valgt kontakt” eller ”ASA-score for valgt kontakt”, kan registreringsskabelonen ”Præoperativt ordinationsskema” åbnes. Denne skabelon skal udfyldes, for at dokumentere data der skal indberettes til DAD4.
Hele skabelonen skal udfyldes. Husk at scrolle ned i vinduet for at se alle informationer, der skal udfyldes.
OBS! Der sendes kun komplette skemaer afsted til kvalitetsdatabasen, så hvis ikke alle oplysninger er registreret når operationsforløbet afsluttes, så vil patienten udkomme på en ”fejlliste” fordi data mangler.
Sådan efterregistreres data til DAD4 i Clinical Suite
For at sikre at data til DAD4 og procedureregistreringen i PAS bliver indsendt korrekt, er det en forudsætning, at de forskellige skabeloner (”Præoperativt ordinationsskema”, ”Anæstesi” og ”Postoperativ sygeplejestatus”) er registreret som udført med det tidspunkt, hvor selve de kliniske handlinger fandt sted. Det vil f.eks. sige, at hvis I d. 5/6 vil efterregistrere en anæstesi, der har fundet sted d. 3/6 klokken 11:30, er det vigtigt, at I i Clinical Suite stempler registreringen med ”Udførelse startet” d. 03.06.2020 11:30. Herefter udfyldes de korrekte kliniske informationer i skabelonen, og der gemmes og afsluttes med et klik på ”OK”.
Sådan registreres data til DAD4 i Clinical Suite, hvor der ikke er Cetrea eller Bookplan (Anæstesiskema)
1. Åbn registreringsskabelonen ”Anæstesi”
I faneoverblikket ”Operationspatienten” vælges fanen ”Anæstesi”. Herefter åbnes registreringsskabelonen ”Anæstesi” fra menupunktet tilhørende satellitten ”Valgt anæstesiform”.
2. Udfyld skabelonen
Skabelonens 8 punkter (anæstesiydelse, luftvej, erytrocyt-transfusion mv.) udfyldes med den relevante kliniske - og administrative information. Skabelonen (og dermed indberetningen) gemmes ved at klikke på ”OK”, når alle informationer er registreret.
OBS! Det er vigtigt, at der bliver taget stilling til alle 8 punkter (samt eventuelle underpunkter) i skabelonen, da der først indberettes til DAD4 når alle data er registreret.
Vælg relevant rum i drop-down menuen.
Herefter fremkommer ”Præoperativt ordinationsskema” som udfyldes her. Husk altid stue start og slut, da det ikke kan tages fra Bookplan.
Anæstesi start/slut er lig med stue start/slut.
Qlik
Qlik er et visualiseringsværktøj, hvor ovenstående stueregistreringer kan visualiseres. Qlik er et værktøj som gør det muligt at få vist f.eks. skiftetider, første stue-start, sidste stue-slut, antal udførte operationer m.m. på speciale- og stueniveau. Opgørelserne for ønsket fokusområde kan bl.a. anvendes ind i et optimeringsforløb eller som målparameter. Men, for at Qlik kan anvendes bedst muligt, kræver det tidstro og valide dataregistreringer, hvor registreringerne udføres ud fra den ovenstående praksis. Hvis man som afdeling ønsker at sikre en valid registreringspraksis med et mål om under 10% registreringsfejl ift. andel operationer, så er dette et målparameter, som kan findes i Qlik under ”Registreringsfejl”
Qlik kan anvendes af alle medarbejdere, som har adgang til Koncern info.
Brugervejledning til Qlik
Nedenstående link skal indsættes i en Google Chrome browser, hvorefter nedenstående billede vil fremkomme.
Link til Qlik
Vælg 020. KoncernInfo-AD-HOC.
Herefter vil nedenstående fremkomme.
Vælg: OP-indikatorer(KiT).
Herefter vil ovenstående side automatisk komme frem. Her kan man se antal udførte operationer.
HUSK: Som udgangspunkt vælger Qlik automatisk 51 stuer, for at nulstille trykker man på krydset i rubrikken ”Rum 51 af 136”. Herefter vælger i rubrikken ”Vælg rum” i venstre side. Her vil det være muligt at fremsøge de ønskede stuer, som markeres med grøn ved at klikke på dem. Alternativt kan man trykke på ”Vælg organisation”, hvorefter man kun vil få vist de rum, som tilhører den valgte organisation.
Herefter vil man kunne se antal udførte operationer for de valgte stuer. For at finde yderligere visualisering, vælges menuen (blå cirkel øverst til venstre), hvorefter man klikker på ”App Overview”.
Herefter vil ovenstående billede komme frem. Her kan I frit vælge hvilke visualiseringer som I ønsker.
