Journalorden
Forside flyttes til personchartek for indexpersonen.
I rummet mellem journalomslagets for- og bagside
Rækkefølge: 1 forrest, dernæst 2 osv.
1) Evt. ting som den man giver journalen til, skal se og/eller agere på, f.eks. indkomne svar eller breve der skal underskrives. Så snart der er ageret, skal den, der agerer, lægge disse ark på plads i journalen. At arkene er lagt på plads, er et signal om at den relevante person har set dem og ageret.
Obs. Der skal ikke ligge noget udenfor nedenstående charteks, når journalen er klar til indskanning.
2) Et gennemsigtigt/klart chartek med kontinuationer fra familiejournalen i Langtved, Klinisk Genetisk Afdeling, Aalborg UH, i kronologisk rækkefølge.
Udprint af personlig journal fra EPJ, se personchartek.
3) Et grønt chartek med papirer der angår flere personer i familien, undtagen de ting der skal ligge i blåt, rødt eller gult chartek, i følgende orden:
(Papirer der udelukkende omhandler en person lægges under vedkommendes personchartek).
a. kontinuationer fra andre klinisk genetiske afdelinger.
b. andre dokumenter der angår flere personer fra familien, inkl. fotos af flere familiemedlemmer.
c. fælleskorrespondance, dvs. korrespondance (breve/fax/udprints af e-mails/indberetningsskemaer til registre o. lign vi har modtaget eller skrevet) der angår mere end ét familiemedlem, i kronologisk orden.
4) Et rødt chartek indeholdende
a. Evt. ”Rekvirering af journaler og andet patientmateriale-liste”
b. Samtykkeerklæringer/tilladelsesblanketter bag rekvisitionslisten
5) Personchartek for hvert familiemedlem som vi enten har haft kontakt med eller som vi har modtaget oplysninger om. Dokumenterne ligger i nedenstående rækkefølge.
Labels placeres bagerst (se ”Lommen på indersiden af journalomslagets bagside”).
a. Journalforside (hvis personen har flere forløb, lægges disse i kronologisk orden).
b. Resultater af genetiske analyser, uanset om analysen er lavet på egen eller anden afd.
c. Evt. resuméark (ofte håndskrevet dokument).
d. Enkeltpersonsjournal fra egen afdeling (KGA), vil dog meget sjældent være relevant at arkivere.
e. Kopi af kontinuationer fra andre hospitalsafdelinger, ordnet så kontinuationer fra hver hospitalsafdeling ligger for sig.
f. Kopier af epikriser fra andre hospitaler/læger.
g. Ikke-genetiske laboratorieresultater, i kronologisk orden
h. Resultater af billeddiagnostiske undersøgelser.
i. Kopi af andre dele af andre afdelingers journaler, som ikke logisk hører til andetsteds.
j. Patologisvar.
k. Dødsattest.
l. Korrespondance, inkl. henvisninger og epikriser, i kronologisk orden.
m. Andet bevaringsværdigt, herunder fotos af personen, kautionsansøgninger, evt. rekvisitionsseddel, hvis denne giver mening at bevare.
6) Et gult chartek med print af BOADICEA- og CANRISK-beregninger i kronologisk orden.
7) Et blåt chartek med stamtræer og familiedata-ark m. opremsning af familiedata og slægtsbogen, ordnet således: Bagerst slægtsbogen, opslået på midten. Ovenpå denne: ark med familiedata. Ovenpå disse: de forskellige versioner af stamtræet, uanset om stamtræet er tegnet på vores afd. eller en anden afd., nyeste version forrest.
Lommen på indersiden af journalomslagets bagside.
Til fri brug for sagens udreder, f.eks. labels, kopi af rekvisitionssedler, print fra OMIM, artikler, huskesedler, osv.
Der skal ikke lægges noget her, som i henhold til ovenstående skal ligge andetsteds i journalen. Hæfteklammer og clips skal fjernes fra journalen og skal helt undgås at forefindes i journalen fremover.
Obs.: Alt i denne lomme skal kasseres, når journalen er klar til indskanning
Tovholder for denne instruks
Betina Gjeruldsen, Tue Diemer
