Rammedokument for anvendelse af Cetrea-tavler på Aalborg Universitetshospital i henhold til Sikkert Patientflow

Beskrivelse

Formål

I Region Nordjylland er der lavet aftale med Getinge Cetrea A/S ift. implementering af et klinisk logistiksystem. Klinisk logistik består af overblikstavler, lister på pc og lister og notifikationer på mobil og skal medvirke til at sikre overblik i en kompleks organisation.

Systemet understøtter koordination af arbejdsopgaver, internt og på tværs af afdelinger, ved at styrke kommunikationen, skabe overblik over afdelingens og hospitalets kapacitet og over det enkelte patientforløb, som dermed vil få positiv effekt ift. at effektivisere patientflowet.

Formålet med dokumentet er at sikre ensartet brug af systemet på hele Aalborg Universitetshospital.

1.1.Opdatering af tavlen

Der laves lokale aftaler i de enkelte afdelinger ift. samarbejdet om opgaven med at opdatere tavlerne løbende, så tavlerne til enhver tid er tidstro opdateret.

2. Kapacitetsstyring

Cetreas kapacitetsoverblik tæller antal patienter i en afdeling, som har en igangværende logistisk aktivitet f.eks. værende i en seng, på gangen eller i en opholdsstue. En patient på ”På vej”-listen tælles ikke med i belægningen. Patienter på OP eller opvågning tælles med i belægningen på patientens stamafdeling, når en stamafdeling er angivet for patienten i Cetrea.

Det er muligt for IT at definere, at patienter i et specifikt speciale ikke skal tælles med i belægningen f.eks. en patient på orlov eller dagpatienter i et sengeafsnit. På tværs af hele AABORGUH gælder, at specialerne ”Orlov”, ”Ledsager” og ”Dagbehandling” ikke tælles med i belægningen. Hvordan disse specialer SKAL anvendes, er beskrevet i punkt 3.

Status på afsnittets kapacitet anvendes af kapacitetskoordinator til styring af hospitalets og regionens kapacitet. Desuden overføres det i realtid i Cetrea til den regionale belægningsmelding (BRN: http://brn.it.rn.dk). Det er derfor af stor betydning, at patienter er registreret med korrekte specialer og stamafdelinger i klinisk logistik. At tidspunkt for planlagt udskrivelsesaktivitet,orlov etc. anvendes korrekt. Afdelingens belægning skal afspejle, hvor mange patienter, der anvendes plejeressourcer til. Dvs. det er irrelevant for kapacitetsstyringen, om patienten er placeret i en seng eller på en gangplads i Cetrea. For kapacitetskoordinator er det primært relevant, hvor stor en andel af kapaciteten, der er i brug på den pågældende afdeling.

På afdelingens kapacitetsoverblik skal rådighedstallet til enhver tid være opdateret med korrekt rådighed.

2.1 Cetreas kapacitetskomponent

Ved implementering af Cetrea får alle afdelinger skærmen ”Kapacitet BRN” i Anywherium.

Komponenten viser:

- Kapacitetsprognosen inddelt på tidsintervaller, tager forbehold for blivende patienter, planlagte udskrivelser og indkomne patienter.
- Afdelingens belægningstal (markeret med rød cirkel)
- Afdelingens rådighedstal (normtal) (markeret med grøn cirkel)
- Antallet af patienter på vej og adviseringer til afdelingen
- Antallet af overflytninger ud af afdelinger
- Antallet af udskrivelser hhv. før kl. 12, og mellem kl. 12 og 00.
- Under ”Ude af afdelingen” vil patienter med afdelingen som stamafdeling, som er i en låneseng på anden afdeling, på OP eller opvågningen fremgå. Patienter i en låneseng tæller ikke med i belægningstallet (Tallet markeret med rød cirkel). Patienter på OP og opvågning tæller med.
- Under ”Lånte senge” vil patienter, der er i afdelingen, men som har stamafdeling på en anden afdeling fremgå, uafhængigt af speciale. Disse er også talt med i det samlede belægningstal.

Figur 1: Skærmbillede af kapacitetskomponent

3. Anvendelse af Cetrea/Anywhere på tværs

Det er essentielt, at alle er omhyggelige ift. at orientere sig om, hvor patienten er i sit forløb, da man ved oprettelse af en patient, som allerede er i et andet afsnit, vil ”stjæle” patienten, hvilket får negativ betydning for patientsikkerheden på hospitalet.

Er du i færd med at ”stjæle” en patient fremkommer en advarsel ifm. indskrivning af patienten i Cetrea. I det tilfælde skal du kontakte pågældende afsnit, da der skal laves en advisering i stedet for.

Ved overflytning af en patient mellem to afdelinger, skal patienten altid flyttes i Cetrea først og derefter i PAS.

- Indlæggelse af patienter:
- o Patienter indlægges ved manuel indskrivning direkte i Cetrea på ”På vej”- listen og ikke i seng, for at sikre at patienten er indlagt med korrekt stamafdeling.
- o For modtagelsesafsnittene kan det også foregå automatisk via PAS og Præhospital Patientjournal (PPJ).
- o Når patienten lægges i en seng, skal sengen reserveres til patienten.

- Akutte patienter i ATC:
- o Patienter i Akutmodtagelsen flyttes via advisering med ”Flyt nu”.
- o Patienter fra AMA flyttes via ”Flyt nu”- eller med ”Planlagt”-advisering, som det modtagende afsnit skal godkende med hurtig respons.
- o Akutte patienter, der skal til akut operation, flyttes via “Flyt nu”-advisering til den afdeling, som patienten vil tilhøre efter operationen. Modtagerafdelingen skal reservere en seng til patienten for at de kan følge den på OP og opvågning.

- Indlagte patienter, der skal til operation
- o Stamafsnittet skal reservere sengen til patienten på egen tavle, inden patienter kører til operation, således, at patienten ikke forsvinder fra tavlen. (I perioden hvor patienten er til operation, er det muligt at følge, hvor langt patienten er i forløbet (operation /opvågning))

- Indlagte patienter i sengeafsnit, der skal flyttes til andet afsnit
- o Stamafsnittet vil sende en advisering, som skal godkendes. Herefter kan det nye stamafsnit reservere en plads til patienten.
- o Ved ankomst flyttes patienten i seng.
- o Obs. I adviseringsdialogen er der en boks “Gør modtagerafdelingen til ny stamafdeling, når overflytningen er afsluttet”, dette flueben skal ikke fjernes så modtagerafdeling bliver stamafdeling.

- Patienter placeret udenfor stamafsnit (Lånesenge & intensiv, Patient på patienthotel, Patient på orlov, Patient, der skal ringes til)
- o Stamafsnittet har fortsat behandlingsansvaret, derfor er det vigtigt for afsnittets læger at vide, hvor patienten er.
- o På hver afdeling har de lister (Lånesenge, Patienthotel, Orlov, Patienter ude af afdelingen etc.) hvor de kan se patienterne.

- Lånesenge & intensiv
- o Stamafsnittet vil sende en advisering, som skal godkendes. Herefter kan det nye afsnit reservere en seng til patienten.
- o Obs. I adviseringsdialogen er der en boks “Gør modtagerafdelingen til ny stamafdeling, når overflytningen er afsluttet”, dette flueben skal fjernes så modtagerafdeling IKKE bliver stamafdeling.
- o OBS når patienter flyttes i lånesenge fra Akutmodtagelsen eller Akutmodtageafsnit (AMA), så skal der skiftes til det stamafsnit, der har behandlingsansvaret inden ”advis” /”flyt nu” aktiveres.

- Patient til undersøgelse og procedure
- o For at sikre ensartet forløbsregistrering af patienten, anbefales det at udnytte funktioner på tavlen f.eks. ved brug af aktiviteter, således at det er tydeligt, hvor patienten befinder sig.
- o Dette kan ske ved:
  - ▪ At portøren har ansvaret for at registrere på tavlen, at patienten er afhentet til undersøgelse/procedure. Portøren har ligeledes ansvaret for at registrere på tavlen, når patienten er tilbage på afdelingen.
  - ▪ At diagnostisk afdeling kan fremfinde informationer om en patient der skal til undersøgelse og give besked om undersøgelsestidspunkt til sengeafsnittet.

- Patient på patienthotel
- o Når patienter overføres til patienthotellet, skal afsenderafdelingen anvende ”Flyt nu”. Patienthotellet flytter dem derefter i seng, og reserverer sengen til dem.
- o Hvis patienten skal fra patienthotellet ud på sin stamafdeling skal patienthotellet anvende advis.

- Patient på orlov
- o En patient tildeles specialet ”Orlov”, når patienten ikke er til stede i afsnittet og dermed ikke bruger plejeressourcer samt flyttes til listen “Orlov”. Hvis patienten skal ligge i samme seng efter orlov, kan man med fordel beholde reservationen af sengen, så man kan se hvor patienten lå.

- Patient, der skal ringes til
- o Aktiviteten ”Ring til” sættes på patienten og patienten fremgår nu på ”Ring til”-listen.
- o
- o Ved udskrivelse skal ”Behold Status” vælges. Bemærk, hvis aktiviteten afsluttes, vil patienten forsvinde fra ”Ring til”-listen.
- o Når ”Ring til” ikke længere er aktuelt, afsluttes aktiviteten.

- Elektive patienter
- o Oprettes på stamafsnittets tavle på ”Patienter på vej”/”På vej”-listen, og flyttes først i en seng når patienten står i afdelingen. Der kan reserveres en seng til patienten allerede når de kommer på ”På vej”-listen.

- Dagbehandling:
- o Specialet ”Dagbehandling” tildeles dagkirurgiske patienter, som ikke skal tælles med i afdelingens belægning.

- Ledsager:
- o Specialet ”Ledsager” tildeles personer, som er i afdelingen som rask ledsager, og dermed ikke kræver plejeressourcer og ikke tæller med i afdelingens belægning.

3.1 Anvendelse af de enkelte felter (for yderligere felter se bilag 1)

- Kontaktårsag
- o Beskrives bedst muligt og følger patienten ved skift mellem afsnit, kan løbende redigeres /suppleres med flere oplysninger.

- Vigtig info
- o Drop down – afdelingsspecifik men følger patient ved skift af afdeling og flere går igen på tværs af afdelinger.

- Speciale
- o Ved indlæggelse af patient skal de tildeles et af afdelingens specialer.
- o Ved patienter fra andre afdelinger i f.eks. låneseng, skal de bevare speciale fra stamafdeling.
- o Husk også at ændre ved orlov, indkaldt pt, mm.

- Stamafdeling
- o Alle patienter skal have registreret en stamafdeling i Cetrea. Vær særlig opmærksom på stamafdeling ved flytning af patient mellem afdelinger.

- Aktiviteter
- o Aktiviteter kan være forløbsspecifikke og må derfor ikke afsluttes/slettes før assistancen er færdig, f.eks. fys/ergo, diætist, brobyggersygeplejerske og færdigmelding.

- Anvendelse af øvrige felter
- o Kommune/by skal anvendes på alle afsnit
- o Plejetyngde – anbefales udfyldt for at sikre klarhed over patientens funktionsniveau.
- o Kost – anbefales udfyldt med information om kostform (mulighed for lokal opsætning i forhold til standardtekst eks. sondeernæring, vegetar m.m.)
- o Udskrivelsesdato – alle patienter bør have en estimeret udskrivelsesdato
- o ”Sikker 1´er”- Hvis patienten er udpeget som ”sikker 1´er” skal det noteres. (Sikkert Patientflow)

4. Personfølsomme oplysninger

Der er udformet en instruks (Instruks vedr. storskærmsløsning Cetrea-tavler) i PRI, der beskriver hvordan storskærme med personhenførbart data skal håndteres (Instruks vedr. storskærmsløsning Cetrea-tavler).