Sagshåndtering når medarbejder er fraværende fra arbejdspladsen

Formål
Nedenfor beskrives sagshåndtering, hvis der modtages nyt materiale i et igangværende udredningsforløb, mens den sagsansvarlige læge/genetiske vejleder er fraværende (ferie, sygdom, kurser o.lign.), og hvor fraværet forventes at være af mere end få dages varighed.

Faggrupper for hvem denne instruks er relevant
Læger, genetiske vejledere og sekretærer på Klinisk Genetisk Afdeling, Aalborg UH.

Beskrivelse/Baggrund
Hvis der modtages nyt materiale i et igangværende udredningsforløb (analysesvar, dødsattester, korrespondancer, samtykkeerklæringer o.lign.), mens den sagsansvarlige læge/GV er fraværende, sørger sekretær for at finde sagen i arkiv og lægger derefter sagen til vagthavende læge.
Hvis den sagsansvarlige er uddannelseslæge, lægges sagen i forvagtsbakken – er det en speciallæge, lægges den i bagvagtsbakken. Er forvagten i tvivl, konfereres med bagvagten.

Vagthavende læge vurderer på daglig basis, om sagen skal håndteres med det samme, eller om det kan vente til den læge/GV med ansvar for sagen, forventes tilbage.

Den vagthavende læge har til opgave at signere indkomne analysesvar (dato+initialer) og andet materiale, så det er tydeligt, at materialet er set. Ligeledes markeres det, om der er handlet på indkomne materiale eller om der ikke er gjort yderligere, så sagsansvarlige læge/GV bliver orienteret.

Eksempler:

Hvis sagen kan afvente rådgivers hjemkomst skrives: 28.6.2022. Sagen kan afvente og lægges til XX./MSH

Hvis sagen skal håndteres, skrives: 29.6.2022. Håndteret/MSH
 

Prænatale sager
Det tilstræbes at alle prænatale sager håndteres af det prænatale team og at ferie/fravær tilrettelægges, så der altid er en læge fra teamet til disposition for sagshåndtering. Ved manglende overlap mellem læger kan fremgangsmåden under hastesager ofte bruges.
Læge med ansvar for håndtering af prænatale sager er noteret i den overordnede vagtplan for læger.

Hastesager
Hvis man venter svar i en hastesag, hvor svar kan komme, mens man afvikler ferie/er fraværende, er der oprettet et excel-ark, som sagerne sættes på. Arket findes på fællesdrevet.

K:\AUH-KLINGEN-FAELLES\Personale\Vagt- og arbejdsplaner\Vagt- og arbejdsplan 2014-

Tilhørende journal(er) lægges i bakken til højre for bagvagtsbakken markeret med ”Afventer svar”, således at den er let tilgængelig for sekretærerne, hvis der skulle indkomme svar.

Definition af begreber
GV: Genetisk vejleder.

Tovholder for denne instruks
Ambulatorieansvarlig læge.

Bilag
Instruks for vagtfunktion