Vejledning til visitation og henvisninger

Beskrivelse

Dette er en vejledning til at kunne håndtere visitationer og henvisninger i NordEPJ.

Målgruppe

Vejledningen henvender sig til lægesekretærer, læger og IT.

Nye begreber vedrørende visitation

Klinisk navngivning I feltet klinisk navngivning kan der tilføjes et ”ekstra navn” til sygdomsforløbet, således det er nemmere at adskille forskellige sygdomsforløb. Et eksempel er sygdomsforløb ”mave-tarmsygdomme”, hvor patienten potentielt både kan have en sygdom i tyktarmen og galdesten, altså to af hinanden uafhængige sygdomsforløb, men med samme navngivning. Disse to sygdomsforløb kan adskilles og skabe overblik ved at lave klinisk navngivning – det ene forløb mave-tarmsygdomme/klinisk navngivning: colon, det andet mave-tarmsygdomme/klinisk navngivning: galdesten.

Du skal være opmærksom på, at ved at lave klinisk navngivning opretter du et nyt ekstra sygdomsforløb og udløser nye rettigheder med ny startmarkør.

Ekspertområde Svarer til roller i elektronisk visitation

Visitation af henvisninger

I NordEPJ foregår visitation af henvisninger i organisatorisk kontekst (genvej fra patientkontekst er F9). Derfor skal du være logget ind på den afdeling eller på et afsnit under den afdeling, hvor du vil foretage visitationen.

Henvisninger til visitation

1. 1. For at visitere en modtaget henvisning skal du vælge menuen ’Visitation’.

2. 2. Åbn oversigten ’Henvisninger til visitation’, der er en oversigt med alle henvisninger, der er modtaget på afdelingen. Modtagne og uvisiterede henvisninger lægger sig automatisk i oversigten ”Henvisninger til visitation”

Hvis det ønskes at se henvisninger på tværs af afdeling og afsnit, kan disse findes ved at anvende filterfunktionen, hvor oversigten filtreres på overafdelingsniveau. Dermed kan alle interne og eksterne henvisninger findes på områdeniveau og desuden sorteres via rullemenuen.

I kolonnen ’Prioritet’ fremgår det, om henvisningen er sendt som akut eller elektiv. I kolonnen ’Status’ fremgår det, om henvisning er modtaget, uvisiteret eller videresendt (fra en anden afdeling).

Bemærkninger og visitationsstempel (hvis disse er opsat) fremgår i kolonnen 'B' ved et flueben. Ved at føre musen over fluebenet er det muligt at se eventuelle angivne bemærkninger fra visitationen, når henvisningen er visiteret.

1. 3. For at visitere en henvisning højreklikkes på den ønskede henvisning. Vælg ’Visiter’

1. 4. Udfyld visitationsoplysninger i højre side af dialogboksen. I venstre side ses henvisningsoplysninger fra afsender.

1. a) Vælg ’Sygdomsforløb’, som er det overordnede omdrejningspunkt for patientens relation til sygehuset. Vær opmærksom på, om der allerede er et åbent sygdomsforløb, som henvisningen skal knyttes til. Hvis der ikke i forvejen er et forløbsansvar, bliver der automatisk oprettet et forløbsansvar og hvis der er et eksisterende forløbsansvar under det valgte sygdomsforløb, bliver henvisningen knyttet til dette.

1. b) Tilføj eventuelt ’Klinisk navngivning’ for at adskille sygdomsforløbet fra et andet lignende sygdomsforløb.

1. c) Vælg ’Forløbsspor’ for at indsnævre mulige forløbsmarkører.

1. d) Vælg relevant ’Startmarkør’. Vær opmærksom på, at det kun er obligatorisk at registrere en startmarkør i de tilfælde, hvor du opretter et nyt forløbsansvar.

1. e) Vær her opmærksom på, at startes en kræftpakke på henvisningstidspunktet, skal du vælge relevante kræftpakke i forløbsspor. Hvis der er filterfunktion i kræftpakken, skal du vælge ”maksimale ventetider i forløbssporet”.

1. f) Hvis det ønskes, kan ’Ekspertområde’ udfyldes for at tildele henvisningen til den rette funktion, fx et subspeciale.

1. g) Hvis det ønskes, kan ’Ansvarlig’ udfyldes for at tildele visitationen af henvisningen til en bestemt læge.

2. h) ’Venteafsnit’ er forudfyldt med den afdeling, der er logget ind på. Vær dog opmærksom på at vælge det afsnit, som visitator forventer, at patienten skal bookes til.

1. i) I ’Henvisningsårsag’ tilføjes en diagnose, der skal afspejle, hvorfor patienten er henvist og hvad visitator forventer, at patienten skal ses for.

1. 5. Vælg ’Visiter’ for at visitere henvisningen. Hvis der er et eksisterende sygdomsforløb og forløbsansvar, tilknyttes henvisningen dette, når den er visiteret. Hvis ikke, oprettes automatisk et sygdomsforløb og forløbsansvar på patienten, når henvisningen er visiteret.

Vær opmærksom på, at hvis det er en læge, der skal visitere henvisningen, da vælges ’Klar til visitation’, hvorved henvisningen får status ’Uvisiteret’. Derefter skal den tildelte ansvarlige læge visitere henvisningen.

1. 6. Herefter forsvinder henvisningen fra oversigten over indkomne henvisninger. Henvisningen fremgår nu på oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’, fortsat i organisatorisk kontekst. Se afsnit om ’Visiterede henvisninger - ikke indkaldte’.

Når en henvisning er visiteret, får den status ’Visiteret’ på patientens henvisningsoversigt. Den visiterede henvisning kan tilgås i patientkontekst.

1. 1. Højreklik på henvisning og vælg ’Gå til patientens henvisninger’.

1. 2. Herefter fremkommer oversigten ’Henvisninger’ i patientkontekst og henvisningen har status ’Visiteret’.

Afvis en henvisning

Hvis der er indkommet en henvisning, som modtagende afdeling ønsker at afvise, skal dette gøres fra oversigten ’Henvisninger’ i patientkontekst.

1. 1. Højreklik på henvisningen og vælg ’Afslut henvisning’.

1. 2. Som afslutningsmåde vælges ’Afvist’. Sygehusafdelingen er ikke obligatorisk at udfylde. Desuden er der mulighed for at skrive en bemærkning. Klik ’OK’.

1. 3. Dialogboksen ’Vælg kontakt eller forløbsansvar’ fremkommer og der er mulighed for 1) at tilknytte en kontakt eller forløbsansvar, hvis der er et eksisterende og det er relevant, eller 2) at klikke ’Annuller’, hvorved dialogboksen lukker og henvisningen er afvist uden at være tilknytte et forløbsansvar.

I eksemplet annulleres dialogboksen og henvisningen afvises uden at være tilknyttet et forløbsansvar.

Vær opmærksom på at hvis en henvisning afvises, kan der sendes en korrespondance til henvisende instans med besked om afvisningen på vanligvis under korrespondancer.

Visiterede henvisninger - ikke indkaldte

I organisatorisk kontekst kan oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’ give et samlet overblik over alle henvisninger, der endnu ikke er blevet indkaldt – og som er visiteret til den afdeling, der er logget ind på.

1. 1. I menuen ’Visitation’ vælges ’Visiterede – ikke indkaldte’

Oversigten med henvisninger er fordelt i forhold til det venteafsnit, der er angivet i visitationen. Det er muligt at udvide oversigten ved at vælge alle ’ikke indkaldte’ henvisninger på overafdelingsniveau. Det er også muligt at vælge et andet afsnit via drop down-menuen, så længe det ligger under samme overafdeling.

Oversigten kan filtreres på flere måder

1. 1. Ikke indkaldt = henvisninger, hvor der endnu ikke er booket en tid.

2. 2. Passivt ventende = henvisninger, hvor patienten er passivt ventende og hvor der endnu ikke er booket en tid.

3. 3. Alle visiterede = alle åbne henvisninger.

Derudover kan oversigten filtreres på forskellige forløbsmarkører (ventemarkører) via tragten.

Booke på en henvisning fra oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’

Fra oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’ er det muligt at foretage en booking på baggrund af en henvisning.

1. 1. Højreklik på den henvisning i oversigten, hvorfra du ønsker at booke en tid til patienten. Vælg ’Opret booking’.

1. 2. Der skiftes til patientkontekst for den valgte patient og til oversigten ’Plan og resultater.’ Samtidig åbnes Bookingmodulet.

2. 3. Fremsøg og vælg opgave

1. 4. Vælg tidspunkt for aftalen og udfyld informationer om aftalen

2. 5. Afslut ved at vælge ’Book’

3. 6. Den bookede aftale, der er baseret på henvisningen, ligger nu som en planlagt aktivitet i oversigten ’Plan og resultater’

Vær opmærksom på, at henvisningen kun fjernes fra oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’, hvis der bookes fra denne oversigt. Der kan også foretages en booking i patientkontekst fra ’Plan og resultater’. I disse tilfælde forsvinder henvisningen ikke fra oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’, idet bookingen ikke er knyttet til henvisningen. Henvisningen bør afsluttes i forbindelse med booking af første besøg. Se afsnit om ’Afslut henvisning’.

Omvisitér en henvisning

I det følgende beskrives, hvordan en henvisning kan omvisiteres til en anden afdeling eller instans (obs. der kan ikke omvisiteres til en kommune). Vær opmærksom på, at det kun er visiterede henvisninger, der kan omvisiteres.

I patientkontekst kan en henvisning omvisiteres via patientens henvisninger:

1. 1. I patientkontekst vælges menuen ’Korrespondance’. Åbn oversigten ’Henvisninger ’.

2. 2. Højreklik på den ønskede henvisning og vælg ’Omvisiter henvisning’.

1. 3. Udfyld oplysninger om omvisitationen og vælg ’OK’, hvorefter henvisningen er omvisiteret.

I organisatorisk kontekst kan en henvisning omvisiteres fra listen ’Visiterede – ikke indkaldte’. Oversigten ’Visiterede - ikke indkaldte’ giver et samlet overblik over alle henvisninger, der endnu ikke er blevet indkaldt – og som er visiteret til den afdeling, der er logget ind på.

1. 4. I oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’ højreklikkes på henvisningen. Herefter vælges ’Gå til patientens henvisninger’.

Herefter vises patientens oversigt ’Henvisninger’ og henvisningen kan omvisiteres ved at følge punkt 2 og 3.

Vær opmærksom på, at når en henvisning omvisiteres, bliver henvisningen afsluttet. Hvis der ved omvisitering ikke er andre informationer tilknyttet forløbsansvaret, så bliver dette automatisk lukket.

Vær opmærksom på, at en omvisiteret henvisning får forskellig status, alt efter om den er omvisiteret internt, eksternt (til sygehus eller speciallæge) eller udskrevet og sendt manuelt:

1. a) Omvisiteret internt får status ’Omvisiteret’.

2. b) Omvisiteret eksternt får status ’Sendt’.

3. c) Omvisiteret udskrevet og sendt manuelt får status ’Sendt (printet)’.

Videresend en henvisning

I det følgende beskrives, hvordan en henvisning kan videresendes til en anden afdeling eller instans. Det er kun henvisninger, der ligger i den organisatoriske oversigt ’Henvisninger til visitation’, der kan videresendes.

1. 1. I organisatorisk kontekst vælges arbejdsområdet ’Visitation’ og herunder listen ’Henvisninger til visitation’.

På listen ses afdelingens modtagne henvisninger, som endnu ikke er visiteret.

1. 2. Højreklik på den ønskede henvisning og vælg ’Gå til patientens henvisninger’, hvorefter du føres over til patientens henvisninger i patientkontekst.

1. 3. Højreklik på den ønskede henvisning og vælg ’Videresend’.

1. 4. Udfyld oplysninger for videresendelse og klik på ’OK’. Henvisningen er nu videresendt.

Mulig dobbelthenvisning

Det er muligt at afslutte en henvisning som dobbelthenvisning fra oversigten ’Henvisninger til visitation’ i NordEPJ. Det er muligt at sammenligne to henvisninger og efterfølgende afslutte den valgte henvisning som en dobbelthenvisning.

1. 1. Vælg menuen ’Korrespondance’ og vælg oversigten ’Henvisninger’.

2. 2. Højreklik på den henvisning, som skal afsluttes som dobbelthenvisning og vælg ’Mulig dobbelthenvisning’, hvorved dialogboksen ’Mulig dobbelthenvisning’ åbnes.

1. 3. Vælg primær henvisning øverst i dialogboksen og sammenlign de to henvisninger manuelt.

2. 4. Klik på ’Afslut som dobbelthenvisning’ for at afslutte henvisningen og lukke dialogboksen.

Vær opmærksom på at når en henvisning er afsluttet som dobbelthenvisning, kan du ikke længere se den i oversigten ’Henvisninger’. Du kan dog se den afsluttede dobbelthenvisning i detaljevisningen for den primære henvisning.

Afslut en henvisning

I NordEPJ kan et forløbsansvar ikke lukkes, hvis der er en åben/uafsluttet henvisning. Selvom der er oprettet en booking på en henvisning, afsluttes henvisningen ikke automatisk. Derfor skal henvisningen afsluttes manuelt af klinikeren.

Vær opmærksom på, at hvis en patient får påsat en udredningsmarkør, og henvisningen ikke afsluttes i forbindelse med første booking, så ”hopper” henvisningen tilbage på listen ’Visiterede – ikke indkaldte’, hvis der efterfølgende påsættes en behandlingsmarkør. Derfor bør en henvisning afsluttes i forbindelse med booking af patientens første besøg.

En henvisning kan afsluttes både i organisatorisk og patient kontekst.

1. 1. I organisatorisk kontekst kan en henvisning afsluttes fra oversigten ’Visiterede – ikke indkaldte’. Højreklik på den valgte henvisning og vælg ’Afslut henvisning’.

1. 2. Udfyld oplysninger og vælg ’OK’. Som afslutningsårsag vælges ’Administrativt lukket’, når henvisningen afsluttes i forbindelse med booking af første besøg.

1. 1. I patientkontekst vælges menuen ’Korrespondance’. Åbn oversigten ’Henvisninger ’

2. 2. Højreklik på den ønskede henvisning og vælg ’Afslut henvisning’.

1. 3. Udfyld oplysninger og vælg ’OK’’.

Henvisninger

I det følgende beskrives, hvordan en henvisning oprettes, sendes og redigeres. Det beskrives desuden, hvordan en modtaget papirhenvisning kan indtastes manuelt.

Opret og send en henvisning

1. 1. Med patienten i kontekst, gå til menuen ’Korrespondance’ og åbn oversigten ’Henvisninger ’.

1. 2. Højreklik i oversigten og vælg ’Opret/send henvisning’.

1. 3. I dialogboksen ’Vælg modtager’ indtastes oplysninger for modtagne afdeling eller speciallæge. Via dropdown-menuen kan der vælges blandt enheder, der kan modtage elektroniske henvisninger. Afslut ved at vælge ’OK’

Bemærk hvis modtageren ikke kan modtage elektroniske henvisninger, fremkommer denne ikke via dropdown-menuen. I dette tilfælde kan søgningen udvides via , hvorefter der gives mulighed for at vælge blandt alle enheder og printe henvisningen.

1. 4. Dialogboksen ’Opret/send henvisning’ fremkommer.

Bemærk at der er forskel i dialogen alt efter, om henvisningen skal sendes til en intern enhed (punkt 5) eller en ekstern enhed (punkt 6).

1. 5. Ved afsendelse af en henvisning til en intern enhed: Udfyldes ’Ønsket undersøgelse’, ’Henvisningstype’, tilføj ’Diagnoser’, udfyld ’Anamnese’ og ’Afsender’. Hvis du ønsker at kunne redigere i henvisningen senere, vælges ’Gem som kladde’.

Vær opmærksom på hvis henvisningen er sendt, så kan ’Henvisningstype’ ikke ændres hverken af afsender eller modtager. Det er derfor vigtigt at udfylde feltet korrekt.

1. 6. Ved afsendelse af en henvisning til en ekstern enhed: Udfyld ’Ønsket undersøgelse’, ’Henvisningstype’ evt. ’Fritvalg’, tilføj ’Diagnoser’ og udfyld ’Anamnese’ og ’Afsender’. Da henvisningen skal sendes til en ekstern enhed, er der mulighed for at indtastes yderligere oplysninger om CAVE, medicin og undersøgelsesresultater.
   Hvis du ønsker at kunne redigere i henvisningen senere, vælges ’Gem som kladde’.

Vær opmærksom på, at når henvisningen først er sendt, så kan ’Henvisningstype’ ikke ændres hverken af afsender eller modtager. Det er derfor vigtigt at udfylde feltet korrekt.

1. 7. Hvis henvisningen skal sendes med det samme, vælges ’Send’.

Henvisningen fremgår nu på henvisningsoversigten. I kolonnen ’Status’ fremgår det, at henvisningen er Modtaget (og dermed sendt), hvis den er sendt internt. Hvis henvisningen er sendt til en ekstern enhed, fremgår status som ’Sendt’.

Havde henvisningen været gemt som en kladde, var dette også fremgået under status. Kun henvisninger med status ’Gemt som kladde’ kan redigeres.

Opret og send en henvisning på baggrund af et resultat

I NordEPJ er det også muligt at oprette en henvisning på baggrund af et resultat.

1. 1. I ’Plan og resultater’ højreklikkes på det valgte resultat. Vælg ’Opret henvisning’.

1. 2. Patientens henvisningsoversigt fremkommer og dialogboksen ’Vælg modtager’ åbnes.

2. 3. Vælg modtager og klik ’OK’

3. 4. Dialogboksen ’Opret/send henvisning’ fremkommer. Udfyld ’Ønsket undersøgelse’, ’Henvisningstype’ og tilføj ’Diagnoser’. Bemærk at feltet ’Anamnese’ er forudfyldt med resultatet. Klik på ’Send’ for at sende henvisningen.

Rediger en henvisning

Følgende beskrivelse kan anvendes, hvis der skal redigeres i en henvisning. Vær opmærksom på, at der kun kan redigeres i en henvisning, hvis denne er gemt som en kladde. I kolonnen ’Status’ fremgår det, om henvisningen er gemt som en kladde.

1. 1. Gå til ’Korrespondance’ via menustrukturen og åbn oversigten ’Henvisninger ’.

2. 2. Herefter højreklikkes på den ønskede henvisningskladde. Vælg ’Rediger henvisning’ og udfyld de obligatoriske felter

3. 3. Hvis du ønsker at kunne redigere i henvisningen igen senere, vælges ’Gem som kladde’. Hvis henvisningen skal sendes med det samme, vælg ’Send’.

Manuel indtastning af en modtaget papirhenvisning

1. 1. I patientkontekst vælges ’Korrespondance’ via menustrukturen. Åbn oversigten ’Henvisninger ’

2. 2. Højreklik og vælg ’Indtast modtaget papirhenvisning’.

1. 3. Udfyld oplysninger for henvisningen, herunder det obligatoriske felt for henvisende instans.

1. 4. Vær opmærksom på, at hvis du ønsker at kunne redigere i henvisningen senere vælges ’Gem som kladde’. Ellers klikkes på ’OK’’.

Der er mulighed for at gemme en indscannet papirhenvisning ved at klikke på ’Gem i arkiv’ i dialogboksen.