Medicinboks, Hjørring, Regionshospital Nordjylland – Opgaver for logistik og portører

Generelt om medicinboksen

Medicinboksen (boksen) anvendes til udlevering af vederlagsfri medicin til patienter i nærområdet. Boksen har åbent alle ugens dage.

Patienter henter medicin i boksen ved at indtaste en kode, som de har fået tilsendt pr. SMS. Patienter har 4 dage til at hente medicinen. Boksen har 21 rum ved stuetemperatur og 20 kølerum. Der er installeret temperaturmålere i boksen.

Logistikafdelingen på Sygehusapoteket pakker medicin til levering i boksen.

Logistikpersonale i Hjørring regionshospital indscanner pakker i boksen og portører flytter medicin ved boksnedbrud eller temperaturalarm, hvor medicinen risikeres opbevaret for varmt.

Medicinservice håndterer uafhentede pakker i boksen.

Der er oprettet 3 administrator-telefonnumre, der kan betjene boksen:

• • Informationen som udleverer telefonen til logistik og portør samt sygehusapotekets personale Hjørring: 23 99 49 63

• • Medicinservice, Hjørring: 40 82 92 96

• • Logistik, Sygehusapoteket; 40 19 03 63; (kl. 8-15 hverdage); hjemmepatient@rn.dk

Boksen er udstyret med et SIM-kort. Boksens telefonnumre er: 22 68 79 95

Pakkeforsendelser er udstyret med en stregkode, som anvendes til at indscanne pakker i boksen. Patienter modtager SMS-kode til at åbne låge i boksen, når pakkeforsendelsen er indscannet i boksen.

Følgende kommandoer kan sendes til boksen som SMS:

U (unlock): Skift til operatørmode

L (lock): Bruges hvis operatøren har forladt boksen og bliver i tvivl om den er låst

S (status): SMS modtages med oplysninger om temperatur, GSM-signal, antal ledige rum af hver rumtype, antal pakker i boksen, antal for gamle pakker og alderen på ældste pakke

P (pakkeliste): Bruges som logfil inden pakker tages ud af boksen i forbindelse med nedbrud

På boksen findes et betjeningspanel med cifrene 1-9, * = slet og #, samt menu og boksstatus:

Opgaver for Logistisk

Skift til operatørmode for at kunne betjene boksen

• • Kontroller at alle rum er lukket inden betjening af boksen påbegyndes, da evt. åbne låger kan give risiko for indscanning i forkert rum

• • Afsprit hænderne inden betjening af boks

• • Aftør display med spritserviet inden betjening af boks

• • Send SMS til boksen (22 68 79 95) med teksten U (U betyder unlock) som herefter returnerer en 4-cifret engangskode. Der kan gå lidt tid før sms modtages.

• • Indtast engangskode på betjeningspanel inden for de næste 2 minutter for at låse boksen op. Er koden ikke indtastet, skal en ny bestilles.

Indscanning af pakker

• • Tast 1 på betjeningspanelet, så stregkodelæseren aktiveres

• • Scan stregkode, stregkoden skal holdes ca. 10 cm fra scanneren

• • Placér pakken i rummet, hvor lågen åbnes.

• • Aftør rum indvendigt med spritservietter, inden pakke placeres i rummet

• • Vær opmærksom på ikke at placere pakken for dybt i rummet, så patienten ikke kan se den. Placér den gerne yderligt.

• • Luk lågen. Boksen sender automatisk en SMS til patienten, med besked om at pakken er klar til afhentning.

• • Tast 1 igen for at indscanne ny pakke

• • Send SMS til boksen med teksten L (L betyder lock) for at forlade operatørmenu. Dog lukker menuen automatisk, hvis der ikke har været aktivitet i 2 minutter

• • Vær opmærksom på at forsendelser afsendt fra Sygehusapoteket i kølekasser, indscannes i boksens kølerum

• • Hvis der er store rum ledige, så kan der på displayet stå, at der kan skiftes til et stort rum ved at trykke på firkant #, hvorefter et stort rum åbnes og pakken placeres i dette rum. Funktionen er kun beregnet til hvis Sygehusapoteket ved en fejl har valgt et for lille rum til pakken, ellers skal funktionen ikke bruges. Dvs. tryk ikke på #, men blot 1 for at scanne ny pakke

Deaktivér et rum

Hvis der er problemer med et rum fx pga. sabotage eller fejl, kan det tages ud af drift.

• • Skift til operatørmode

• • Tast 3 på betjeningspanelet for at vælge rum

• • Indtast ciffer for det rum, som skal deaktiveres fx 07 for rum nr. 7. Herefter vises rummets status i nederste linje

• • Tast 5 på betjeningspanelet for at deaktivere rummet

• • Der sendes ikke en SMS til patienten hvis der er en pakke i rummet

• • Giv Sygehusapoteket telefonisk besked om, at et rum er deaktiveret, oplys rumnummer og om rummet indeholder en pakke eller ej. Oplys evt. stregkode på pakken til Sygehusapoteket

• • Indscan evt. pakke i andet ledigt rum

• • Rummet genaktiveres ved at taste 5

Opgaver for portører

Temperaturalarm

Boksen er udstyret med 7 temperaturloggere. De 4 temperaturloggere leveres af boksleverandøren og sender SMS temperaturalarmer til administratortelefonerne. De 3 andre er elektroniske temperaturlogger installeret af Teknisk Afdeling, som udløser temperaturalarmer i hospitalsmatriklens temperaturalarmsystem. Temperaturalarm går direkte til Informationen via operatørtelefonen, og Informationen kontakter en portør.

• • Reagér på temperaturalarmer

• • Kontrollér forhold i lokale med boksen (fx står køleskabsdør åben)

• • Hvis temperaturen overstiger 25 grader i rummet eller/og 8 grader i kølemodulet skal pakkerne fjernes fra boksen

• • SMS P (pakkeliste) for at få en logfil over hvilke pakker, der er i boksen inden en evt. fjernelse af medicin fra boksen påbegyndes. Der går lidt tid inden SMS modtages. Send SMS videre til Sygehusapoteket 40 19 03 63

• • Skift til operatørmode for boksen

• • Tast 3 på betjeningspanelet

• • Indtast ciffer for det rum, som skal åbnes fx 07 for rum nr. 7. Herefter vises rummets status i nederste linje

• • Tast 4 for at åbne rummet.

• • Boksen spørger om pakken skal fjernes (vælg ja) og derefter spørger boksen om der skal sendes en besked til patienten (vælg ja). Fjern derefter pakken

• • Fjern alle pakker fra boksen en efter en ved at åbne alle rum

• • Flyt pakkerne til Børne ambulatoriets medicinrum rum nr. 47.05.084 og kølepakker i køleskab i medicinrummet, hvis der er risiko for at medicinen opbevares for varmt, hvilket vil sige over 25 grader, dog kun over 8 grader for kølerummene. Personale kan kontaktes i åbningstiden ellers henvend til personale i børneafdeling sengeafsnit.

• • Orientér Sygehusapoteket om at pakker er flyttet fra boksen, så patienterne kan kontaktes. Sygehusapoteket kontaktes på 40 19 03 63 hverdage mellem kl. 8 -15, og udenfor åbningstid ved at kontakte rådighedsvagten via Informationen på Syd 97 66 00 00, som viderestiller til rådighedsvagten

• • Medicinservice indscanner pakker i boksen efter temperaturkorrektion

Boksnedbrud

• • Orientér Sygehusapoteket om boksnedbrud

• • SMS P (pakkeliste), hvis muligt, og send denne videre til Sygehusapoteket (40 19 03 63 og 40 82 04 07) så patienter kan orienteres om nedbrud

• • Medicinservice varetager evt. returnering af pakker

Målgruppe – modtagelse

Logistik og portører, Hjørring Regionshospital Nordjylland

Formål

At beskrive og ensrette arbejdsgange for portører, som servicerer medicinboksen