Arbejdsgang med en indskannet sag

Faggruppe for hvem denne instruks er relevant

Læger, genetiske vejledere og sekretærer på Klinisk Genetisk Afdeling.

Modtagelse af sag

Efter visitering af henvist familiemedlem i en indskannet sag (Onbase) oprettes en arbejdsjournal med journalomslag, Langtved-forside samt farvede charteks.

Journalen markeres i sekretariatet med ”materiale i Onbase”, ligesom ”jeg er sorteret”-mærkatet udfyldes.

Labels og andet midlertidigt materiale, der ikke skal indskannes, placeres i baglommen af arbejdsjournalen, og Journalorden følges fra starten.

Hvis henvisning på flere slægtninge i samme sag, hvor forløbet varetages af to forskellige læger, da oprettes to arbejdsjournaler. Obs. på evt. familienotat i Langtved/PASS der ikke er indskannet.

Onkotrack-sager lægger sekretæren i bakken til genetisk vejleder, øvrige journaler lægges i lægens bakke.

Arbejdsjournalerne opbevares under hele forløbet hos lægen eller genetiske vejleder i egen arkivskuffe på kontoret og skal altså ikke placeres i fællesarkivet.

Sekretæren noterer i Bookplan under administrative bemærkninger ”Onbase” af hensyn til senere modtaget samtykke m.v.

Igangværende sag

Onkotrack-sager opbevares undervejs i det åbne forløb hos genetisk vejleder, mens andre sager opbevares hos lægen selv i arkivskab på lægekontoret og fungerer således som et arbejdschartek, så længe sagen er åben. Ved aktive opgaver mellem hhv. læge/genetisk vejleder kan sagen skifte opbevaringsplads, men skal aldrig i arkivet, hvilket er det, der adskiller disse fra ordinære nyhenviste sager.

Genereret materiale placeres i relevante charteks, som beskrevet i Journalorden

Stamtræer kan med fordel opdateres direkte i PASS.

Arkivskabene på lægekontorerne skal fortsat holdes i orden med korrekt rækkefølge for familienumre.

Afsluttet sag

Ved behov dikteres/skrives notat til Family Log i PASS eller familienotater i Langtved.

Når sagen er afsluttet, indskannes materiale hurtigst muligt til Onbase. Journalen afleveres i bakken i sekretariatet med henblik på dette.

Ansvarlig for denne instruks

Betina Gjeruldsen og Tue Diemer