Arbejdspolitik for sekretærer ansat på Anæstesi og Intensiv, Aalborg Universitetshospital

For alle sekretærer i afdelingen gælder overenskomstmæssige regler.

Arbejdstidspolitikken tilsidesætter ikke de overenskomst fastsatte regler, men i afdelingen har sekretærerne vedtaget nogle retningslinjer, som har til hensigt at gøre arbejdstidsplanlægning bedst mulig både under hensyntagen til patienten, den ansatte og afdelingens generelle drift.

Denne arbejdstidspolitik er udarbejdet i februar 2023, og holdningsspørgsmål revideres løbende på personalemøder.

Arbejdstidspolitikken er tilgængelig for alle ansatte i afsnittet via. PRI-systemet " Arbejdspolitik for sekretærer ansat på Anæstesi og Intensiv, Aalborg Universitetshospital".

Formål

Formålet med en arbejdstidspolitik er at sikre den rette balance mellem faglig kvalitet, kompetencer, drift, økonomi, ressourcer og arbejdsmiljø.

Beskrivelse

Arbejdstidsplan udarbejdes i samspil med medarbejderne ud fra:

• • Gældende overenskomst og lokale aftaler

• • Forventet/aftalt aktivitet med tilstedeværelse af rette kompetencer

• • Økonomi og personaleressourcer

Rammer for arbejdstidstilrettelæggelse

Nedenstående danner grundlag for udarbejdelse af arbejdstidsplanen i afdelingen.

Arbejdstidsplanen ønskes og tilrettelægges i "Optima", ”skema på K:drevet" etc.

Efter deadline tilretter ledende lægesekretær den udarbejdede plan, som udkommer senest 4 uger før ny periode i henhold til overenskomst.

Planerne kan ses: I Optima-medarbejder. Se tidligere mail for jeres brugernavn og kode.

Link: Optima medarbejder

Når arbejdsplanen er udkommet, kan ændringer i planen kun ske efter aftale med ledende lægesekretær.

Et internt byt skal altid godkendes af ledende lægesekretær for at sikre, at de overenskomstmæssige regler overholdes, og af hensyntagen til sammensætningen af personalet i den aktuelle vagt.

Arbejdstidsplan

Normperioden er 18 uger.

Man har krav på at kende sin arbejdsplan minimum 4 uger frem.

Arbejdstidslængden er for ansatte på 37 timer/ugentligt henholdsvis 7,5 timer og 7 timer.

De individuelle ønsker prioriteres højt.

Arbejdsmiljøloven og overenskomsten skal overholdes fra begge parters side. Vi har en lokalaftale omhandlende nedsættelse af den daglige hviletid og/eller antallet af kalenderdag i træk.

Arbejdstid

Dagvagt: kl. 07:30 – kl. 15:00 / kl. 07:30 – kl. 14:30

Weekendvagt: kl. 09:00 – 15:00 (afspadsering)

Helligdagsvagt: kl. 08:00 – 16:00

I forhold til dagvagter kan særlige hensyn tilgodeses.

Der tilstræbes, at der altid er en fra ledelsen til stede i dagtid på hverdage.

Arbejdsmiljø og overenskomst

Der må max være 6 arbejdsdage mellem to BF (beskyttede fridage = 700) dage. Der skal i gennemsnit være to BF-dage pr. uge eller 8 BF-dage over 4 uger.

I forbindelse med udgivelsen af arbejdsplan, er det den enkeltes pligt at tjekke, at arbejdsmiljølov og overenskomst samt lokalaftaler er overholdt. Hvis dette ikke er tilfældet, kontaktes ledende lægesekretær, så fejlen kan rettes.

Der kan gives tjenestefri med løn i henhold til regionens frihedscirkulære:

Link: Retningslinje under livsfasepolitikken (rn.dk)

Omlægning af vagter skal varsles minimum 1 døgn.

Aflyst afspadsering skal varsles minimum 4 døgn.

Mistet BF dag skal varsles minimum 4 uger.

Det er den enkeltes pligt selv at skrive afvigelser såsom afspadsering, overarbejde, mistede fridage, ekstratimer m.m. på afvigesedlen i sekretærmappen på K:drevet.

Der registreres for overarbejde for hver 15. min og afspadsering for hver 15. min.

Den enkelte medarbejder kontrollerer selv, at lønregistreringen er foregået korrekt via. Optima-medarbejder.

Ønsker og ønskeperiode

Der ønskes jf. nedenstående:

 Sommerferie:

 Strækker sig fra 01.05 til og med uge 37.

Ønskeskema udsendes ultimo december. Deadline 1. februar.

 Efterårs-/juleferie:

 Strækker sig fra uge 38 til og med uge 1.

Ønskeskema udsendes medio maj. Deadline 15. juni.

 Vinter-forår:

 Strækker sig fra uge 2 til og med 30.04.

 Ønskeskema udsendes medio november. Deadline 1. december.

 Ferie- og helligdagsvagter:

 Gældende for hele det efterfølgende år.

Ønskeskema udsendes primo oktober. Deadline 15. november.

Ca. 14 dage efter deadline kan personalet forvente at få at vide, hvilken ferie de har
fået.

Der kan aftales specielle ønsker, som afviger fra ovenstående med ledende sekretær, men det skal være i god tid!

Omsorgsdage:

Der kan ikke planlægges afholdelse af omsorgsdage i juni, juli, august eller i december. Kun i særlige tilfælde og hvis bemandingen tillader det.

Under hensyntagen til arbejdets udførelse imødekommes så vidt muligt, den ansattes ønsker herunder ønsket om, at hovedferien holdes i den ansattes barns skolesommerferie.

Når ønskeperioden er slut, bliver perioden "låst".

Dato for deadline offentliggøres via. mail. Det er den enkelte medarbejders ansvar at overholde denne.

Se vedlagte bilag ”Tillæg til feriepolitik for lægesekretærer”.

Hvis man har akutte ønsker efter deadline, kan disse konfereres med ledende lægesekretær skriftligt. Man kan dog ikke forvente, at disse ønsker kan tilgodeses. Når planen er godkendt, skal eventuelle ændringer i vagtplanen godkendes af ledende lægesekretær.

Ca. 14 dage efter deadline bliver planen offentliggjort.

Alt fravær kan ønskes, dog er der særlige regler vedr. omsorgsdage. Se afsnittet herom.

Vigtig frihed markeres som VETO-TID.

Man må gerne bruge Optima-medarbejder i arbejdstiden, hvis forholdende tillader det, men der ydes ikke timekompensation for planlægning af sin vagtplan i sin fritid.

Retningslinjer for tjenestefri

Afsnittet følger Regionens retningslinjer i forbindelse med ret til tjenestefri med løn

Retningslinje under livsfasepolitikken

Afvikling af afspadsering

Den ledende lægesekretær har kompetence til at bevillige, afslå og inddrage afspadsering.
Det tilstræbes at personale med kritiske timer afspadserer først.

Som udgangspunkt skal al optjent afspadsering afvikles.

Kontakt i forbindelse med ønsker og fravær

Henvendelse omkring fravær eller ønsker forgår i arbejdstid til ledende lægesekretær.

Fravær

Sygemelding gives telefonisk til ledende lægesekretær på tlf.nr. 22 68 79 94 eller 97 66 19 22.

I tilfælde af at denne har fri eller er fraværende, udsendes der via mail, senest dagen før fraværets start, alternativt navn og nummer, hvor sygemeldinger skal indringes til. Det aftales, hvornår den sygemeldte ringer igen og orienterer om forventet raskmelding.

Raskmelding gives på tlf.nr. 22 68 79 94 eller 97 66 19 22, medmindre andet er aftalt.

Raskmelding til efterfølgende dag forventes senest kl. 12:00, medmindre andet er aftalt.

Ved sygdom/fravær følges fraværspolitikkens regler om kontakter og samtaler under fravær og ved genoptagelse af arbejde.

Dækning af vagter ved sygdom

Ikke alle sygemeldinger skal nødvendigvis dækkes. Det er ledende lægesekretær, der skal forholde sig til, om det er nødvendigt. Denne vurdering tages ud fra den bemanding som er tilbage, opgaver på dagen samt patientantal og -tyngde.

Graviditet

Graviditet forventes som udgangspunkt at forløbe uden komplikationer, hvorfor der ikke planlægges med specielle hensyn. Kollegaer viser hensyn, omsorg og imødekommenhed til at skåne for tunge løft etc.

Barnets 1. og 2. sygedag

Efter anmodning hos ledende lægesekretær har den ansatte adgang til at få helt eller delvist fri ved barnets første og anden sygedag.

Følgende betingelser skal være opfyldt, for at den ansatte kan holde barnets første og anden sygedag:

• - Barnet er under 18 år og har ophold hos den ansatte.

• - Fravær fra arbejdet er nødvendigt af hensyn til barnet. Barnets alder og sygdommens karakter skal inddrages i vurderingen.

• - Tjenestefrihed er forenelig med forholdende i afdelingen.

Omsorgsdage

Ved barns sygdom kan brug af omsorgsdage være en hjælp til pasning af det syge barn. Man er berettiget til 2 dage pr. barn til og med det år, barnet fylder 7 år. Omsorgsdage kan planlægges, med det er hensigtsmæssigt at bruge dem, hvor der er brug for omsorgen til glæde for forældre og barn. Omsorgsdage følger kalenderåret og ikke ferie-året. De kan ikke planlægges som samlet frihed i december. Man kan ønske omsorgsdag med dags varsel, men arbejdspladsen har mulighed for at afslå af hensyn til den daglige drift.

Senior bonusdage

Seniorbonus gives til alle over 60 år. Seniorbonussen kan fortsat konverteres til seniordage, ekstra pension eller kompetenceudvikling. Ansatte, der ønsker seniorbonus udmøntet som andet end bonus, skal på eget initiativ give arbejdsgiveren besked inden 1. oktober året før. Seniordage fordeles over hele kalenderåret undtagen i december.

Retningslinjer for frihed i øvrigt:

Link: Retningslinje under livsfasepolitikken (rn.dk)

Indberetning af løn

Der indberettes løn en gang ugentligt af den ledende lægesekretær.

Afvigelsesskemaet låses for indberetning mandag den efterfølgende uge klokken 10:00. Den enkelte er selv ansvarlig for at kontrollere, at lønnen er registreret korrekt enten via Optima-medarbejder eller lønseddel.