Præhospital – Dokumentstyring
Formål
Denne retningslinje sætter rammen for, hvorledes styringen af retningsgivende dokumenter håndteres inden for det præhospitale område i Region Nordjylland. Retningslinjen skal medvirke til at sikre:
• At dokumenter er tilgængelige, opdaterede og godkendte af relevante personer.
• At gyldige dokumenter entydigt kan identificeres.
• At udgåede dokumenter kan genfindes i arkiveringsperioden.
Målgruppe
Alle personalegrupper inden for det præhospitale område samt alle ledere og medarbejdere ansat i Den Præhospitale Virksomhed.
Definition af begreber
PRI-systemet: Region Nordjyllands dokumentstyrings- og håndteringssystem til retningsgivende dokumenter. PRI står for Politikker, Retningslinjer og Instrukser.
Politikker og strategier: Politikker er dokumenter, der på det strategiske niveau beskriver institutionens overordnede mål, samt hvordan organisationen arbejder på at nå de overordnede mål. Strategier er ledelsens handleplaner for, hvordan eksempelvis den overordnede mission og vision omsættes til dagligdag.
Retningslinjer: Retningslinjer er dokumenter, som er praksisanvisende i forhold til en given problemstilling. Det kan være administrative retningslinjer, forløbsbeskrivelser eller kliniske retningslinjer.
Instrukser/Standardiserede Operationelle Procedurer (SOP): Instrukser er dokumenter med anvisninger til, hvordan personalet skal udføre konkrete veldefinerede og velafgrænsede opgaver i praksis. Instrukser kan være administrative, kliniske eller vedrøre apparaturer.
I Region Nordjylland er det besluttet, at actioncards kan vises som et selvstændigt dokument knyttet til en instruks. Et actioncard er præcise og korte handlingsanvisende instrukser til personalet, der har brug for en huskeliste til handlinger (kliniske eller administrative) i akutte situationer.
Roller i PRI-systemet
Der er forskellige roller i forbindelse med håndtering af de retningsgivende dokumenter:
Bruger: Person, der anvender PRI-systemet til at finde de relevante retningsgivende dokumenter.
Forfatter: Person(er), der forfatter de dokumenter, der lægges ind i PRI-systemet.
Godkender: Person(er), der skal godkende et dokument, før det bliver tilgængeligt for brugerne i systemet.
Redaktør: Person, der håndterer dokumenter i PRI-systemet. Det vil sige får dokumentet fra forfatteren, administrerer dokumenterne i systemet og sikrer, at dokumentet kommer igennem de korrekte godkendelsesprocedurer og derefter bliver tilgængeligt for brugerne.
Administrator: Person der har et grundigt kendskab til PRI-systemet og kan fungere som regional superbruger i forhold til redaktørerne. Administrator er placeret i regionshuset.
Networking: Microsoft Share Point system, som anvendes i den præhospitale organisation til deling af dokumenter samt vidensdeling generelt.
eDoc: Et fælles administrativt system, som anvendes i Region Nordjylland til journalisering- og arkivering af dokumenter, notater, ind- og udgående post, mailkorrespondancer m.v.
Beskrivelse
Den Præhospitale Virksomhed benytter PRI til dokumentstyring. Desuden anvendes systemet Networking og Assign.
Alle overordnede retningsgivende dokumenter der gælder for det præhospitale område skal være tilgængelige i PRI-systemet. Medarbejdere i AMK-vagtcentralen kan tilgå SOP’er gældende for AMK-Vagtcentralen i Networking via link til PRI. Medarbejdere i ambulancetjenesten og Øvrige Præhospitale Enheder samt medarbejdere i PreMed kan tilgå retningsgivende dokumenter i ASSIGN via link til PRI.
Krav til dokumenterne
De enkelte retningsgivende dokumenter beskriver som minimum følgende:
I Region Nordjylland skal dokumenter i PRI-systemet, så vidt muligt, være offentligt tilgængelige.
Egenskaber for retningsgivende dokumenter
For hvert PRI-dokument skal der oprettes egenskaber (også kaldet metadata). Det vil sige de oplysninger, der skal tilknyttes hvert enkelt retningsgivende dokument (f.eks. titel, målgruppe, dato for næste revision, revisionsansvarlig m.v.).
Disposition for udarbejdelse af dokumenter - skabelon
Dokumenter udarbejdes på basis af en fælles regional dokumentskabelon og i øvrigt i henhold til gældende regionale og lokale retningslinjer. Skabeloner er tilgængelige i Word under fanen ”Skabeloner”.
På PersonaleNet: For PRI-redaktører (rn.dk) og i PRI: PRI Dokumenter - Alle (rn.dk) findes brugervejledninger vedr. oprettelse af PRI-dokumenter mv.
Godkendelse og revidering af dokumenter
Retningsgivende dokumenter som overordnet set sætter rammen for kvalitetsarbejdet på det præhospitale område godkendes af den præhospitale ledelse.
For retningsgivende dokumenter gældende for ambulancetjenesten og øvrige præhospitale enheder gælder det, at dokumenter der vedrører patientbehandling, disponering og visitation skal godkendes af regionens præhospitale lægefaglige direktør.
Er der tale om mindre, ikke-lægefaglige ændringer i eksisterende dokumenter, kan disse godkendes af øvrig ledelse eller kvalitetsmedarbejdere i Den Præhospitale Virksomhed.
Arbejds- og ansvarsfordeling
Ansvar for præhospitale dokumenter i PRI-systemet
Ledelsen i Den Præhospitale Virksomhed er overordnet ansvarlig for indholdet i dokumentsamlingen.
Udpegede ledere og medarbejdere i Den Præhospitale Virksomhed fungerer som redaktører i PRI-systemet. Disse har således ansvaret for at præhospitale retningsgivende dokumenter indlægges og opdateres i PRI-systemet.
Mailboksen dpv@rn.dk/amk-pbe@rn.dk fungerer som Den Præhospitale Virksomheds afdelingspostkasse i forbindelse med opdatering af dokumenter i PRI. Der sendes automatisk en notifikation til denne afdelingspostkasse, når revisionsdatoen for et PRI-dokument er overskredet.
Det er muligt for medarbejdere inden for det præhospitale område at abonnere på dokumenter i såvel PRI som i Networking. Abonnenter af dokumenter modtager automatisk en besked, når der foretages opdateringer af det pågældende dokument.
Redaktørerne har ansvaret for at det altid er de senest opdaterede præhospitale dokumenter, der er tilgængelige i PRI. Herunder har redaktørerne ansvar for at sikre, at dokumenterne revideres minimum hvert tredje år.
Redaktørerne har – i forening med den præhospitale lægefaglige direktør – desuden ansvaret for løbende at vurdere om ny tilgængelig evidens, lovgivningsmæssige ændringer og lignende giver anledning til ajourføring af eksisterende retningsgivende dokumenter på det præhospitale område før næste ordinære revisionsdato.
Ved opdatering/revision af dokumenter i PRI er det muligt at anføre kommentarer, som beskriver de ændringer der er foretaget. Der er log og versionsstyring af dokumenter i PRI. Ugyldige dokumenter arkiveres i PRI og kan genfindes i systemet af redaktørerne.
Tilgang til dokumenter ved nedbrud af dokumentstyringssystem (PRI/Networking)
For nødprocedure ifm. PRI se instruks: Nødprocedure, ingen adgang til PRI-online.
Overordnet set vurderes det, at nedetiden for regionens IT-systemer er så kort, at det ikke er nødvendigt at have print af dokumenter liggende. (Der er IT-support til PRI 24 timer i døgnet).
Referencer
Krav og ansvar i forhold til retningsgivende dokumenter i sygehusvæsenet i Region Nordjylland
