Dokumentstyring i PRI

Formål1

Dokumentstyringssystem1

Ansvar for dokumentstyring1

Revision af dokumenter1

Håndtering af papirkopier2

Regionens politik2

Formål

Formålet med retningslinjen er at sikre, at afdelingens PRI-dokumenter er tilgængelige, opdaterede og godkendte af relevante personer.

Dokumentstyringssystem

Afdelingen anvender som dokumentstyringssystem primært Q-Pulse.

Dokumenter, som skal kunne tilgås af andre afdelinger, ligger stadigvæk i PRI, ligesom retningslinjer og instrukser fra Region Nordjylland som er gældende for Nuklearmedicinsk Afdeling.

Afdelingens PRI dokumenter ligger i en dokumentsamling og er opdelt som følger: administrative, faglige interne, faglige eksterne.

Afdelingen følger overordnet PRI-historikken.

Krav og ansvar i forhold til retningsgivende dokumenter i sygehusvæsenet i Region Nordjylland

Ansvar for dokumentstyring

Afdelingens PRI redaktører har sammen med afdelingsledelse og kvalitetsudvalg ansvaret for sikring af dokumentstyring og at relevante dokumenter bliver udarbejdet. PRI redaktørerne har ansvar for og kompetence til, at godkende udarbejdede PRI-dokumenter.
 

Revision af dokumenter

Som udgangspunkt revideres afdelingens PRI-dokumenter hvert 3. år.

Af hensyn til andre kvalitetskrav end de lovmæssige kvalitetskrav, revideres visse dokumenter hyppigere end andre dokumenter.

Afdelingens fælles PRI postkasse (Aalborguh.pri.nukmed@rn.dk) åbnes jævnligt af en afdelingens PRI redaktører.

Dokumenter der skal revideres, videresendes til den faglige ansvarlige, der står for ajourføringen.

• • PRI-systemet sender automatisk en mail til Aalborguh.pri.nukmed@rn.dk når et dokument skal revideres. PRI-redaktøren sender dokumentet til faglig ansvarlig.

• • Den faglige ansvarlige foretager evt. rettelser og opdateringer og sender til PRI redaktør, som sender til godkendelse

• • Det tilstræbes, at revidering af eksisterende dokumenter sker inden 14 dage fra modtagelse af mail

Håndtering af papirkopier

Som udgangspunkt bør der ikke udskrives papirkopier af instrukser og retningslinjer fra PRI.

Faglig Ansvarlig kan dog i enkelte tilfælde finde det påkrævet at et dokument skal forefindes som en papirkopi. I så fald skal Faglig Ansvarlig udpege en modtager som er ansvarlig for at papirkopien udskrives på grønt papir og at denne kopi udskiftes hver gang en ny revision af hoveddokumentet distribueres.

Det grønne papir udleveres af PRI redaktøren.

Samtidigt skal det i selve dokumentet angives, at dokumentet forefindes i papirkopi, hvor papirkopien rent fysisk er placeret, og hvem der er ansvarlig for udskriften.

Regionens politik

Nuklearmedicinsk Afdeling følger regionens politik for dokumentstyring.

Nye dokumenter til PRI

Af hensyn til ensartetheden af dokumenter i PRI, skal skabelonerne i Easy-Writer benyttes ved udarbejdelse af nye dokumenter. Afdelingens kvalitetsmedarbejder er gerne behjælpelig.

Når dokumentet er udarbejdet bruges følgende procedure:

• • Dokumentet overdrages til PRI redaktøren, som opretter dokumentet i PRI.

• • Der tilknyttes søgeord, faglig ansvarlig, forfatter mv.

• • Dokumentet sendes til godkendelse hos PRI redaktøren.

• • Når dokumentet er godkendt er dokumentet offentligt tilgængeligt i PRI.

• • Alle godkendte PRI-dokumenter tilknyttes en dokumentsamling.

• • Det tilstræbes, at nye dokumenter bliver godkendt indenfor 3-4 dage fra modtagelse af mail.