Procedure i forbindelse med varemodtagelse

Formål

At sikre, at varemodtagelse og diverse lagerføring i forbindelse med varemodtagelse sker i overensstemmelse med Fertilitetsenhedens Aalborg Universitetshospitals politik, mål og kravgrundlag i øvrigt.

Beskrivelse

Baggrund, anvendelse og gyldighed
Intet særskilt at bemærke.

Ansvar

Laboratorielederen har det overordnede ansvar for proceduren. I den daglige drift er laboratoriepersonalet ansvarlig for, at nye medarbejdere informeres og undervises i proceduren. Medarbejderen er herefter personlig ansvarlig for, at proceduren efterleves i praksis. 

Fremgangsmåde

Udpakning af varer bør så vidt muligt foregå udenfor laboratoriet for at mindske risikoen for støv i laboratoriet.

Registrering af varemodtagelse i Formatex

I Formatex findes utensilieregistret (under beholdning og utensilier). Her markeres den aktuelle vare med et klik, vælg herefter ”Modtag utensil” og udfyld følgende felter i ”Modtag batch” skemaet:

Leveringsdato (dato for modtagelse)

Udløbsdato (står ofte på varens emballage)

Indre batch (varens batch/lot nummer)

Certifikat: Hvis der evt. medfølger et certifikat på den aktuelle vares testning el. lign, kan dette certifikat opbevares i kassen med det gældende utensilie. Når et nyt nummer tages i brug, smides det gamle certifikat væk.

Lagerføring af modtagne varer

Når de modtagne varer sættes på plads skal de nummereres fortløbende, hvis den sidste kasse på lageret med den aktuelle vare har nr. 4, skal den modtagne kasse have nr. 5, ect. Desuden skal der en label med ”NYT LOT” på emballagen hvis den modtagne vares batchnummer er nyt i forhold til de resterende varer på lager eller i brug. Skriv det nye lot nummer på labelen, samt hvilken vare det drejer sig om, det gør det lettere at registrere ved ibrugtagelsen i Formatex.

Når varerne stilles i depotet skal de stå på rette plads, og sørg for at stille kasserne så lagernummeret kan ses tydeligt.

Kvittering for modtagelse af varer

Ved modtagelse af varer fra centraldepotet, kontrolleres det på følgesedlen om alle bestilte varer er modtaget og modtagedato noteres.

Varer fra andre leverandører leveres ofte med en faktura. Denne dateres og signeres. Her kontrolleres også om antallet af leverede varer stemmer overens med det antal, som fremgår af fakturaen. Desuden kontrolleres også, at modtagne lot. numre stemmer overens med de lot. numre, som fremgår af fakturaen.

Følgesedler og fakturaer samles og opbevares i indkøbsmappen til der kan kvitteres online for varemodtagelsen.

På bestillingssedlen i indkøbsmappen skal dato for modtagelsen noteres ud for bestillingen af den pågældende vare.

Indkøbsmappen

Findes på laboratoriet og indeholder bl.a. en bestillingsliste, hvor dato for bestilling og et flueben for modtagelse.af diverse varebestillinger noteres.

Faktura/følgesedler på varer der skal modtages i ILSonline skal i plastiklommen forrest i indkøbsmappen.